شما در حال خواندن راهنمای طرح‌ریزی فضاهای اداری هستید.
این درس متعلق به مجموعه‌ی آشنایی با مهم‌ترین اجزای کارخانه است که هم برای فاز اول و هم برای فاز دوم دوره‌ی طرح‌ریزی کارایی دارد.
یک واحد تولیدی علاوه بر واحدهای عملیاتی به دفاتر اداری هم نیاز دارد که شاید در یک کارگاه کوچک از دفاتر مدیریت و حسابداری و ارسال و دریافت و در یک کارخانه بزرگ از واحدهای دیگری مثل طراحی محصول و کنترل کیفیت و مدیریت تولید وبازاریابی تشکیل شود.
مطابق روندی که در دوره‌ی آشنایی با اجزای کارخانه پیش گرفتیم، در این درس هم قصد بررسی جداگانه‌ی واحدهای اداری را نداریم بلکه آن‌ها را از نقطه نظر طرح‌ریزی به چند بخش اصلی تقسیم می‌کنیم تا در مورد ویژگی‌ها و اجزای سازنده و فضای مورد نیازشان به جمع‌بندی برسیم.
لازم به ذکر است که تصاویر استفاده شده در این درس متعلق به ویکی‌تولید نیستند بلکه آن‌ها را از کتابچه‌های انگلیسی زبان جمع‌آوری کردیم که در کشورمان مشمول مقررات مالکیت معنوی نمی‌شوند، لذا واترمارک استفاده شده را به معنای اختصاصی بودن تصاویر قلمداد نکنید.
یادآوری ۱: استفاده از SLP برای طرح‌ریزی واحدهای اداری
با این‌که هر بخش از کارخانه مثل انبارها و دفاتر اداری و اتاق‌های ابزار به ملاحظات خاصی نیاز دارند اما نهایتاً طرح‌ریزی همه‌ی آن‌ها با اصول و روش‌های مشابهی انجام می‌شود که در فازهای اول و دوم طرح‌ریزی گفتیم، به همین علت همواره تأکید داریم که مطالبی مثل این درس تکمیلی هستند و روش اصلی را قبلاً در فاز اول یاد گرفته‌اید.
یادآوری می‌کنیم که طرح‌ریزی واحدهای اداری هم مثل تمام بخشهای دیگر کارخانه در دو فاز انجام می‌شود، یعنی در فاز اول، نواحی اداری کلّی و نوع‌شان (مثل باز یا بسته بودن) را تعیین می‌کنیم و در فاز دوم در مورد ایستگاه‌های کاری و قفسه‌های بایگانی و کمدها و سایر جزئیات‌شان تصمیم می‌گیریم و جدول ارتباط بخش‌ها در فاز اول برای تعیین وابستگی نواحی بزرگ‌تر و در فاز دوم برای تعیین وابستگی جزئیات آن‌ها کارایی دارد تا نهایتاً در مورد مجاورت و نزدیکی المان‌ها نتیجه‌گیری کنیم.
طبیعتاً اگر بدانیم که کار بعضی افراد یا واحدها به هم وابسته‌تر است یا باید ارتباط حضوری بیشتری داشته باشند یا اسناد اداری زیادی میان آن‌ها تبادل می‌شود (مثل رئیس دفتر و مدیر) در جدول ارتباط (Relationship Chart) اعمال می‌کنیم تا بخش‌ها و نفرات مربوطه در نزدیکی هم قرار بگیرند و معمولاً آگاهی از چنین روابطی به کمک منابع زیر حاصل می‌شود:
۱- چارت سازمانی
چارت سازمانی، ساختار داخلی یک کسب‌وکار را با تعیین نقش‌ها، مسئولیت‌ها و روابط افراد به تصویر می‌کشد و دسترسی به آن کمک می‌کند تا از تعداد افراد در بخشهای مختلف و ارتباطات‌شان تا حدی آگاهی داشته باشیم.
۲- فلوچارت
فلوچارت‌ها جهت نمایش رویه‌ها و جریان کار استفاده می‌شوند که برای فضاهای اداری درحکم نمودار فرایند جریان (FPC) هستند، با این تفاوت که به جای بررسی حرکات مواد باید جابه‌جایی اسناد مهم (یا گروه‌هایی از اسناد مهم) مورد نظر قرار بگیرد چون خروجی بخشهای اداری و ارتباط‌شان با هم معمولاً در قالب چنین اسنادی انجام می‌شود.
لذا روشن است که فلوچارت می‌تواند برای ارزیابی شدت جریان اسناد میان بخش‌ها و تعیین وابستگی آن‌ها کمک کند و همچنین مشخص می‌کند که هر کدام از اسناد به ترتیب از کدام ایستگاه‌ها و واحدهای اداری عبور می‌کنند و نهایتاً مبنایی برای چیدمان واحدهای اداری و ایستگاه‌های کاری موجود در آن‌ها خواهد بود.
۳- خواسته‌ها و نظرات مدیران و کارمندان
بسیاری از ارتباطات اداری در قالب جابه‌جایی اسناد نیستند و مخصوصاً در دنیای امروز بسیاری از تبادلات اداری در بستر نرم‌افزارها انجام می‌شوند که محدودیت مکانی ندارند ، به همین علت برای آگاهی دقیق‌تر از شکل ارتباطی افراد و گروه‌ها باید از خواسته‌های مدیران و کارمندان مطلع باشیم چون حتماً نظرات و ملاحظاتی دارند که در حالت معمول به ذهن‌مان نمی‌رسند اما روی موقعیت قرارگیری المان‌ها اثرگذار خواهد بود.
یادآوری ۲: ایستگاه‌های کاری در فضاهای اداری
ایستگاه‌های کاری مهم‌ترین بخش تشکیل دهنده‌ی واحدهای اداری هستند که ممکن است فقط برای یک کارمند طراحی شده باشند یا چند کارمند در آن‌جا مستقر شوند یا فضایی عمومی باشند که کارمندان مختلف حسب نیاز به آن مراجعه کنند که برای مورد آخر می‌توانیم از ایستگاه‌های مشترک برای کپی یا فکس یا بایگانی اسناد یا اتاق جلسات مثال بزنیم.
این یادآوری کوتاه و ساده برای این بود که در ادامه‌ی درس با طرح‌های مختلفی برای فضاهای اداری آشنا می‌شوید که بعضی از آن‌ها در حدّ یک ایستگاه کاری هستند و خودشان بخشی از فضای اداری بزرگ‌تری محسوب می‌شوند.
طبقه‌بندی فضاهای اداری
یک فضای اداری می‌تواند میزی باشد که به‌صورت ایستاده در وسط خط تولید قرار گرفته است یا مجموعه‌ی از صدها کارمند مختلف در یک فضای بزرگ و طبیعتاً چنین گستره‌ای می‌تواند شامل ساختارهای متفاوتی برای طبقه‌بندی باشد اما چون قصدمان طرح‌ریزی است، فقط مواردی را بررسی می‌کنیم که به آن مربوط باشند.
احتمالاً کلّی‌ترین طبقه‌بندی که مسیر طرح‌ریزی را روشن و کارمان را آسان می‌کند، تقسیم تمام فضاهای اداری به دو بخش باز و دیوارکشی شده (یا خصوصی) است که مبنای اصلی تألیف این درس هستند.
بخشهای اداری باز به فضاهایی گفته می‌شود که میزبان چند گروه مختلف از کارمندان در فضایی مشترک هستند، مثلاً نفرات مربوط به طراحی محصول و بازاریابی و کنترل کیفیت می‌توانند در یک فضای اداری باز کنار هم مستقر شوند اما فضاهای دیوارکشی شده همان شکل سنّتی دفاتر اداری هستند که در هر اتاق یک یا چند کارمند متعلق به گروهی مشخص هستند، مثلاً رئیس گروه کنترل کیفیت در اتاقی جداگانه قرار می‌گیرد و کارمندان او در یک یا دو اتاق مستقر می‌شوند.
البته الزاماً قرار نیست که تمام فضاهای اداری به یکی از دو صورت یاز یا خصوصی طرح‌ریزی شوند، بلکه شاید منطقی‌تر باشد که بخش‌هایی از فضاهای اداری به‌صورت باز و بخش‌هایی آن از به‌صورت خصوصی باشند.
طبقه‌بندی دیگری که مفید به نظر می‌رسد، تقسیم تمام واحدهای اداری به دو گروه کارمندی و پشتیبانی است که بخشهای پشتیبانی برای خدمت‌رسانی به بخشهای کارمندی و سایر نفرات هستند و بر این اساس واحدهایی مثل بازاریابی و کنترل کیفیت و مهندسی محصول و حسابداری از نوع کارمندی و بخش‌هایی مثل اتاق جلسات یا خوابگاه‌ها یا اتاق کپی از نوع پشتیبانی به حساب می‌آیند.
در ادامه‌ی همین طبقه‌بندی، بخشهای پشتیبانی می‌توانند به دو نوع اختصاصی یا اشتراکی تقسیم شوند، مثلاً اتاق جلسات می‌تواند فقط در اختیار گروه بازاریابی باشد (اختصاصی) یا به صورت اشتراکی توسط چند گروه مختلف استفاده شود که قاعدتاً فضاهای اشتراکی باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود اما شاید با میزان استفاده از آن‌ها یا ملاحظات دیگر هم‌خوانی نداشته باشد.
طبقه‌بندی دیگر متمرکز بودن یا نبودن واحدهای اداری است که کاملاً به چیدمان مربوط می‌شود و مشابه آن را در مورد نقاط ورود و خروج هم گفتیم.
تمرکز فضاهای اداری باعث می‌شود که همه‌ی کارمندان در بخش خاصی از کارخانه مستقر شوند و به لطف آن می‌توانیم از امکانات سرمایشی و گرمایشی و قفسه‌ها و سایر ملاحظات به‌طور بهینه‌تری استفاده کنیم یا از نظر بحث شبکه‌بندی بخشهای اداری (برای موضوعاتی مثل اتوماسیون یا کار اشتراکی یا اتصال به اینترنت) کارمان ساده‌تر می‌شود و به سیم‌کشی‌های کمتری نیاز داریم و ضمناً رعایت ملاحظات ایمنی ساده‌تر می‌شود، اما در سوی دیگر گاهی بعضی فضاهای اداری به بخشهای تولیدی خدمت‌رسانی می‌کنند و ترجیح می‌دهیم در نزدیکی همان فعالیت‌ها مستقر شوند تا رفت‌وآمدها و همکاری‌ها و نظارت‌ها ساده‌تر شود.
برای تکمیل این بحث در نظر داشته باشید که بسیاری از کارخانجات بعضی بخشهای اداری خود را در نواحی خارج از محدوده‌ی کارخانه مستقر می‌کنند، مثلاً کارخانه‌ای که در یک شهرک صنعتی خارج از شهر است، واحد طراحی محصول خود را در منطقه‌ی شهری مستقر می‌کند تا کارمندان ساده‌تر رفت‌وآمد کنند یا شاید چند واحد اداری مختلف برای امور بازرگانی یا بازاریابی در شهرهای مختلف تأسیس کند و باید چنین مواردی را هم لحاظ کنیم که بیشتر در فاز سوم طرح‌ریزی بررسی می‌شود.
در ادامه‌ی درس تمام تمرکزمان روی بخشهای اداری باز و بسته است اما توجه داشته باشید که گاهی عناوین دیگری مثل دفاتر اداری مدرن مطرح می‌شود یا فضاهای باز را به تفکیک شده و غیرتفکیک شده تقسیم می‌کنند که بررسی آن‌ها کمک چندانی به اهداف طرح‌ریزی نمی‌کند و باعث می‌شود که سادگی ساختاری که انتخاب کردیم تحت تأثیر قرار بگیرد، لذا از چنین جزئیاتی صرف‌نظر کردیم.
فضاهای اداری باز (Open Offices)
بررسی مزایا و معایب فضاهای اداری باز کمک می‌کند تا ویژگی‌هایش را بهتر بشناسیم و معیارهای دقیق‌تری برای انتخاب کردن یا نکردن آن داشته باشیم.
مهم‌ترین مزایای فضاهای اداری باز عبارتند از:
به فضای کمتری نیاز دارند که موجب کاهش هزینه‌ی پیاده‌سازی طرح می‌شود.
می‌توانیم از بسیاری تجهیزات و امکانات مثل کتاب‌خانه‌ها یا قفسه‌ها یا پرینترها یا کامپیوترها به‌صورت مشترک استفاده کنیم.
موجب کاهش هزینه‌های مربوط به گرمایش و سرمایش و روشنایی و به‌صورت کلّی هزینه‌های انرژی می‌شود.
ماهیت آن طوری است که افراد ارتباط نزدیک‌تری دارند و برای بعضی انواع کارها (مثلاً فعالیت‌های استارتاپی یا فعالیت‌های مبتنی بر مدل چابک) باعث افزایش بهره‌وری می‌شود اما گاهی هم یک عیب است.
به سرپرستان کمک می‌کند تا ساده‌تر روی کارمندان خود نظارت داشته باشند.
از آن‌جایی که دیوارکشی انجام نمی‌شود، تغییر گروه‌ها یا اضافه کردن کارمندان جدید و به‌طور کلّی تغییرات چیدمان با هزینه و زمان کمتر انجام می‌شود.
انجام امور نظافتی سریع‌تر و ساده‌تر است.
مهم‌ترین ضعف‌های فضاهای اداری باز عبارتند از:
حریم شخصی کمتری وجود دارد و انجام بعضی کارها یا امر و نهی‌های سرپرستان می‌تواند حساسیت بیشتری داشته باشد.
سر و صدا به نسبت محیط‌های بسته بیشتر است و برای کارهایی که تمرکز بالایی نیاز دارند مناسب نیست.
چنین محیط‌هایی برای بعضی کارمندان و متخصصان جذاب نیست و از آن امتناع می‌کنند.
تصاویر زیر مربوط به فضاهای اداری باز هستند:
در فضاهای اداری باز ممکن است از انواع پارتیشن‌ها برای ایجاد حریم شخصی افراد یا ایستگاه‌های کاری استفاده شود که نمونه‌هایی از آن‌ها را در تصاویر زیر می‌بینید:
در ادامه تصاویر دیگری را می‌بینید که چیدمان فضاهای اداری باز را بهتر نشان می‌دهند و می‌توانید از آن‌ها برای نحوه‌ی قرارگیری المان‌ها و به‌خصوص پارتیشن‌ها (به‌جز تصویر اول) ایده بگیرید:
در مقدمه‌ی درس یادآوری کوتاهی در مورد ایستگاه‌های کاری داشتیم که مهم‌ترین اجزای سازنده‌ی فضاهای اداری هستند و در تصویر زیر نمونه‌هایی از آن‌ها را می‌بینید که برای فضاهای باز طراحی شده‌اند و می‌توانند برای امور مختلف مورد استفاده قرار بگیرند:
تصاویر زیر مربوط به دو بخش مدیریت و جلسات دو نفره (مثلاً برای قرارداد با مشتری) هستند که برای قرارگیری در فضاهای اداری باز طراحی شده‌اند:
دفاتر اداری خصوصی (Private Offices)
به این دفاتر گاهی فضاهای دیوار ثابت (Fixed Wall Offices) یا سلولی (Cellular) یا متداول (Conventional) هم گفته می‌شود و همان شکل معمول دفاتر کاری هستند که یک شخص یا کارمندان هم‌گروه در آن مستقر می‌شوند و طبیعتاً اگر نفراتی از گروه‌های مختلف کنار هم قرار گرفته باشند به فضای اداری باز تبدیل می‌شود.
البته مطابق طبقه‌بندی دیگری که گفتیم این فضاها ممکن است صرفاً برای پشتیبانی باشند، مثلاً یک اتاق خصوصی و بسته برای بایگانی اسناد یا جلسات دو نفره یا خدمات کپی در نظر گرفته شود و همان‌طور که در مثال‌های قبلی دیدید همین نواحی پشتیبانی ممکن است در قالب ایستگاه‌های کاری در فضاهای اداری باز هم وجود داشته باشند.
مزایا و معایب فضاهای بسته یا خصوصی در سوی مخالف آن‌چه برای فضاهای باز گفتیم قرار دارد، یعنی فضای بیشتری اشغال می‌کنند، انعطاف‌پذیری کمتری دارند، انرژی بیشتری مصرف می‌کنند، به منابع اختصاصی بیشتری نیاز دارند، کیفیت نظارت روی اتاق‌های مختلف کمتر است، از میزان ارتباط واحدها کاسته می‌شود اما در عین حال جذابیت بیشتری برای کارمندان دارد، عوامل بر هم زننده‌ی تمرکز کاهش میابد و حریم شخصی بیشتری وجود خواهد داشت.
در ادامه نمونه‌هایی از چند ایستگاه کاری در فضاهای اداری خصوصی را مشاهده می‌کنید که همان اتاق‌های مستقل و جداگانه هستند، ضمناً تلاش کنید تا نماهای سه‌بعدی و دوبعدی ارائه شده را تطبیق دهید تا نحوه‌ی نمایش درها و میزها و صندلی‌ها را یاد بگیرید چون در بیشتر مثال‌های این درس فقط از نمای دوبعدی استفاده می‌شود.
در ادامه چند طرح از منابع دیگر را انتخاب کردیم که مروشان کمک می‌کند تا طرح‌های بیشتری در ذهن‌تان داشته باشید، ضمناً توضیحات انگلیسی را حذف نکردیم تا المان‌ها را دقیق‌تر بررسی کنید و توجه داشته باشید که کمان‌ها، شکل باز و بسته شدن درب‌ها را نشان می‌دهند که ممکن است برای ورود و خروج قفسه‌های اسناد (Storage Shelves) یا کمد لباس‌ها (Wardrobe) باشند و اصطلاح Adjustable Worksurface مربوط به میزهایی با قابلیت تنظیم ارتفاع است، لذا در نظر داشته باشید که هیچ کدام از این طرح‌ها شامل جزئیات خاصی نمی‌شود.
در ادامه دو طرح دیگر را مشاهده می‌کنید که از منبع دیگری هستند و با واحد میلی‌متر اندازه‌گیری شده‌اند:
در تصویر زیر یک فضای اداری سلولی را مشاهده می‌کنید که از ترکیب چند ایستگاه کاری ایجاد شده است:
مثال‌های دیگر برای فضاهای اداری
در ادامه می‌خواهیم مثال‌های دیگری از بخشهای اداری را بررسی کنیم که آن‌ها هم می‌توانند زیرمجموعه‌ی فضاهای باز یا خصوصی باشند با این تفاوت که آن‌ها را به‌صورت موضوعی طبقه‌بندی کردیم تا به این بهانه با بعضی جزئیات دیگر در فضاهای اداری آشنا شوید.
دفاتر سرپرستی (Supervisors Offices)
تا این لحظه مثال‌های متعددی از ایستگاه‌های کاری را مشاهده کردید که می‌توانند در اختیار سرپرستان قرار بگیرند اما همان‌طور که گفتیم بعضی دفاتر اداری باید به‌صورت مستقل در بخشهای غیراداری مثل انبارها یا واحدهای ارسال و تحویل یا سالن‌های مونتاژ قرار بگیرند و حالا می‌خواهیم روی همین حالت خاص تمرکز کنیم.
از آن‌جایی که این دفاتر معمولاً ابعاد کوچکی دارند می‌توانیم برای آن‌ها از کابین‌های متحرک استفاده کنیم تا تغییرات چیدمان در آینده ساده‌تر باشد و در ادامه تصاویری از این کابین‌ها را مشاهده می‌کنید:
همچنین گاهی سرپرستان از میان اپراتورها یا تکنیسین‌ها انتخاب می‌شوند و بیشتر زمان‌شان را صرف کار با تجهیزات هستند و برای این حالت ممکن است از یک میز معمولی یا ایستاده‌ی متحرک یا ثابت به‌عنوان فضای اداری استفاده شود که نمونه‌هایی از آن‌ها را در تصاویر زیر می‌بینید:
دفاتر پذیرش (Supervisors Offices) و سالن‌های انتظار (Waiting Salon)
بخش پذیرش برای خوشامدگویی به مراجعه‌کنندگان، هماهنگی ورودشان به بخشهای کارخانه و راهنمایی آن‌هاست و معمولاً لازم است که مهمانان دقایقی را منتظر بمانند و به این ترتیب مهم‌ترین اجزای آن شامل میز پذیرش و سالن انتظار است.
از آن‌جایی که بخش پذیرش اولین برخورد مراجعه‌کنندگان با کسب‌وکار است روی دیدگاه‌شان اثر می‌گذارد و لازم است که تا حد امکان شکیل و زیبا باشد، در نتیجه معمولاً از مبلمان و دکور گران‌قیمت‌تر و زیباتری در این قسمت استفاده می‌شود و تلاش می‌کنند که با کمک کاتالوگ‌ها و استندها و لوگوها از زمان انتظار مراجعه‌کنندگان برای اثرگذاری مثبت استفاده کنند.
در تصاویر زیر نمونه‌هایی از میزهای پذیرش را مشاهده می‌کنید:
در تصاویر زیر سه طرح مختلف برای سالن انتظار را انتخاب کردیم که به ترتیب برای یک، سه و پنج نفر طراحی شده‌اند.
اتاق‌های ملاقات (Meeting Rooms)
اتاق‌های ملاقات یا اتاق‌های جلسات فضایی برای گفت‌وگو هستند و به‌خصوص در فضاهای اداری باز می‌توانیم با استفاده از آن‌ها فضای خصوصی‌تر و مطمئن‌تری برای برگزاری جلسات کاری یا گفت‌وگو با مشتریان یا عقد قرارداد فراهم کنیم.
در تصویر زیر نمونه‌ای از چیدمان‌های مربوط به اتاق جلسات را مشاهده می‌کنید:
اتاق‌های مصاحبه (Interview Rooms)
این اتاق‌ها شبیه اتاق‌های جلسات هستند اما برای گفت‌وگوهای دو سه‌نفره تنظیم می‌شوند که تفاوت آن‌ها با اتاق‌های جلسات را به سادگی در طرح‌های زیر مشاهده خواهید کرد:
نمونه‌هایی از طرح نهایی واحدهای اداری
در تصاویر زیر سه طرح کلی را مشاهده می‌کنید که بررسی آن‌ها به جمع‌بندی مطالبی که گفتیم کمک می‌کند، ضمناً کمی جلوتر بعد از یادگیری اهداف طرح‌ریزی واحدهای اداری می‌توانید مجدداً به این بخش رجوع کنید و تصاویر آن را ببینید.
در طرح‌ریزی بخشهای اداری چه اهدافی را دنبال کنیم؟
برای طرح‌ریزی موفق باید اهداف و معیارهای مشخصی داشته باشیم که مهم‌ترین آن‌ها برای بخشهای اداری به شرح زیر است.
کاهش هزینه‌ها
نحوه‌ی چیدمان بخشهای اداری و جزئیاتی که در نظر می‌گیریم روی فضا و تجهیزات مورد نیاز تاثیرگذار است و طبیعتا هر چقدر به فضا و تجهیزات بیشتری نیاز باشد باعث افزایش هزینه‌ی سرمایه‌گذاری طرح می‌شود، همچنین در طرح‌ریزی تصمیم می‌گیریم که کدام خدمات و تجهیزات به صورت مشترک یا اختصاصی باشند که روی هزینه‌های ثابت و متغیر اثر می‌گذارد، مثلا هر چقدر دفاتر اختصاصی بیشتری داشته باشیم به امکانات و انرژی بیشتری برای گرمایش و سرمایش نیاز است یا استفاده از قفسه‌ها و کمدهای مشترک باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود.
البته منظور از کاهش هزینه‌ها این نیست که همه‌ی تصمیم‌ها بر مبنای کمترین هزینه باشد، بلکه باید تلاش کنیم تا با در نظر گرفتن سایر اهدافی که می‌گوییم، شرایط مطلوب را با کمترین هزینه فراهم کنیم.
کارایی کارمندان
واحدهای اداری باید خروجی مطلوبی داشته باشند که وابسته به عملکرد کارمندان است و بر این اساس باید شرایطی فراهم شود که بهره‌وری آن‌ها به حداکثر برسد.
در این خصوص پارامترهای زیادی می‌تواند وجود داشته باشد که اکثرشان ارتباطی به طرح‌ریزی ندارد، مثلا حقوق کارمندان یا تسهیلات و مزایا و ساعت کاری و نحوه‌ی برخورد مدیران به شدت روی سطح رضایت و عملکرد کارمندان اثر می‌گذارد اما در ادامه چهار مورد مهم را بررسی می‌کنیم که تحت تاثیر چیدمان بخشهای اداری هستند.
مورد اول که در درس‌های طرح‌ریزی اشاره کرده بودیم عوامل بر هم زننده‌ی تمرکز هستند که مثلاً واحدهای پر سر و صدا نباید در مجاورت بعضی واحدهای حساس قرار بگیرند یا اگر از فضای اداری باز استفاده می‌کنیم، آن‌هایی که کارشان به دقت بیشتری نیاز دارد نباید روبه‌روی راهروهای شلوغ یا در مجاورت درب‌های ورود و خروج باشند یا حتی شاید بهتر باشد که از مزایای فضای باز برای بعضی گروه‌ها صرف‌نظر کنیم و اتاق‌های مستقلی در اختیارشان قرار دهیم تا محیط آرام‌تری داشته باشند یا باید مراقب باشیم که موقعیت قرارگیری افراد طوری نباشد که نور طبیعی مستقیماً به چشمان‌شان بتابد.
مورد دوم توجه به رفت‌وآمدهای افراد است که خیلی اوقات به‌واسطه‌ی طرح‌ریزی نامناسب باید روزانه مسیرهای زیادی را طی کنند و به واسطه‌ی انرژی و زمانی که صرف می‌کنند از بهره‌وری آن‌ها کاسته می‌شود. قاعدتا توجه بیشتر روی جدول ارتباط بخش‌ها تا حد زیادی از این مشکلات پیشگیری می‌کند.
مساله‌ی سوم توجه به خدمات رفاهی مورد نیاز کارمندان است که باید به درستی شناسایی کنیم، مثلا در نظر گرفتن سرویس‌های بهداشتی یا آبدارخانه‌ها به تعداد کافی یا امکانات گرمایشی و سرمایشی مناسب تاثیر زیادی در بهره‌روی بیشتر کارمندان دارد یا در بعضی محیط‌ها کارمندان سیگاری زمان زیادی را برای مراجعه به فضاهای بیرون ساختمان صرف می‌کنند و شاید استفاده از اماکن مخصوص سیگاری‌ها ضمن منظم کردن فضای کاری باعث افزایش بهره‌وری آن‌ها شود.
مساله‌ی چهارم توجه به کرامت کارمندان است که رعایت موارد بالا تا حدی به آن کمک می‌کند اما باید توجه کنیم که استفاده از محیط‌های کوچک یا فضاهای شلوغ یا راهروهای باریک می‌تواند نوعی بی‌توجهی به کرامت کارکنان باشد.
انعطاف‌پذیری
بخشهای اداری به نسبت بخشهای تولیدی زودتر دست‌خوش تغییرات می‌شوند، مثلا پروژه‌ی جدیدی کلید میخورد و واحدهای جدیدی اضافه می‌شوند یا شاید بعضی گروه‌ها ترکیب یا تفکیک شوند و در نتیجه باید تلاش کنیم که طرح بخشهای اداری تا حد زیادی انعطاف‌پذیر باشد.
برای تحقق انعطاف‌پذیری باید در نظر داشته باشیم که فضاهای اداری بسته با دیوارهای ثابت چندان قابل تغییر نیستند و باید برای واحدهایی در نظر گرفته شوند که ترکیب‌شان تا حد زیادی پایدار است اما فضاهای باز و دیوارهای متحرک گزینه‌ی بسیار مناسبی برای تغییرات آینده هستند، لذا معمولا نیاز داریم که ترکیبی از فضاهای اداری باز و بسته را در کنار هم داشته باشیم و از طرفی باید توجه کنیم که فضاهای بسته‌ی بزرگ می‌توانند در آینده به‌عنوان یک فضای اداری باز برای استقرار چند گروه مختلف مورد استفاده قرار بگیرند.
توجه به زیبایی بخشهای اداری
شکیل بودن قسمت‌های اداری به حفظ کرامت کارکنان کمک می‌کند اما باید به‌عنوان یک هدف جداگانه در نظر گرفته شود چون روی قضاوت مشتریان و مهمانان موثر است، لذا علاوه بر این‌که باید همواره برای زیبایی بیشتر فضاهای کاری تلاش کنیم، اهمیت آن در بخش‌هایی که محل تردد مراجعه‌کنندگان هستند از اهمیت ویژه‌تری برخوردار است.
بر این اساس اولا باید در انتخاب المان‌ها دقت کنیم که مثلا از مبلمان بهتری برای سالن انتظار یا اتاق جلسات استفاده کنیم یا میز زیباتری برای بخش پذیرش داشته باشیم یا ارتفاع سقف در این واحدها مناسب باشد و دوما باید موقعیت قرارگیری بعضی واحدهای نامرتب یا پر سر و صدا مثل بایگانی‌ها یا آبدارهانه‌ها یا کال‌سنترها را طوری انتخاب کنیم که در معرض دید مشتریان یا مهمانان نباشند.
البته تصمیم‌گیری در مورد بسیاری از المان‌های بصری در حوزه‌ی تخصصی طرح‌ریزی نیست و باید آن‌ها را به مهندسان طراحی داخلی بسپاریم.
ایمنی
مساله‌ی ایمنی در تمام بخشهای کارخانه مهم است و مورد ارزیابی ناظران قرار می‌گیرد.
در بخشهای کاملاً اداری باید توجه داشته باشیم که موقعیت قرارگیری جزئیات طوری باشد که خطر سقوط اجسام سنگین یا شکستنی یا برخورد کارکنان با آن‌ها به حدأقل برسد، مثلاً باید تجهیزات سنگین مثل قفسه‌ها و کتاب‌خانه‌ها را در کنار دیوارها یا ستون‌ها قرار دهیم یا به ظرفیت بار طبقات و قفسه‌ها توجه کنیم تا منجر به بروز حادثه نشوند.
از طرفی بسیاری از بخشهای اداری در مناطق عملیاتی یا پشتیبانی از عملیات مثل واحدهای ارسال و تحویل یا انبارها قرار دارند که در این حالت باید احتمال برخورد ماشین‌آلات با کابین‌ها یا نفرات در حال تردد را لحاظ کنیم یا از علائم هشدار و خط‌‌کشی‌ها استفاده کنیم که اطلاعات ودقیق‌تر را می‌توانید در آیین‌نامه‌های مربوط به ایمنی مطالعه فرمائید.
بعضی نکات کلّی در مورد تعیین فضاها
وقتی روی جزئیات بخشهای اداری متمرکز می‌شویم و موقعیت قرارگیری آن‌ها را انتخاب می‌کنیم نهایتاً به طرح‌هایی شبیه بالا می‌رسیم که فضای مورد نیاز ایستگاه‌های کاری و نواحی اداری را به وضوح نشان می‌دهد، با این حال خیلی اوقات نیاز است که فضای مورد نیاز را تخمین بزنیم و بعضی معیارها و شاخص‌ها به آن کمک می‌کنند و در ادامه به بعضی از آن‌ها اشاره می‌کنیم، اما توجه داشته باشید که هیچ‌کدام دقیق و قطعی نیستند و در هر صورت باید تمام آن‌ها را مجدداً ارزیابی کنیم تا به طرح نهایی برسیم.
یکی از تخمین‌های کلّی آن است که به‌ازای هر نفر ۲۰۰ فوت مربع (تقریبا ۱۸٫۶ متر مربع) فضا در نظر می‌گیرند و بر این اساس اگر بدانیم که در یک واحد اداری به ۲۰ پرسنل نیاز است یعنی به تقریباً ۳۷۰ متر فضا نیاز خواهیم داشت؛ این شیوه‌ی تخمین زدن را از کتاب آقایان Stephan و Meyer برداشتیم که از GSA (General Services Administration) اقتباس کرده بودند و البته کمی دست بالاست و عملاً فضای کمتری به هر نفر اختصاص داشته می‌شود. (مثلاً شاید فضای ۱۲ متر به‌ازای هر نفر یا حتی کمتر)
مشابه تخمین قبلی در یکی از منابع استاندارد کانادایی (مربوط به Manitobo) فضاها به شکل زیر پیشنهاد شده است:
اگر کارمندان پشت به پشت هم می‌نشینند باید صندلی آن‌ها حدأقل ۴ فوت (۱۲۲ سانتی‌متر) فاصله داشته باشد. (GSA)
میزهایی که در یک ردیف پشت سر هم قرار می‌گیرند باید حدأقل ۶ فوت (۱۸۳ سانتی‌متر) فاصله داشته باشند. (GSA)
در فضاهای اداری باز، سرپرست باید حدأقل یک متر تا کارمندان خود فاصله داشته باشد نه این‌که کاملاً در مجاورت آن‌ها قرار بگیرد. (GSA)
راهروهای باریک در بخشهای اداری باز باید حداقل ۳ تا ۵ فوت (۹۱ تا ۱۵۲ سانتی‌متر) باشند و راهروهای اصلی و عریض‌تر باید حداقل ۶ تا ۸ فوت (۱۸۳ تا ۲۴۴ سانتی‌متر) باشند.
درسی که خواندید برای مجموعه‌ی آشنایی با مهم‌ترین اجزای کارخانه بود، در ادامه می‌توانید یکی از مسیرهای زیر را انتخاب کنید:
بازگشت به مجموعه‌ی آشنایی با اجزای کارخانه
ورود به فاز اول طرح‌ریزی (طرح‌بندی کلیّات)
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.