طرح‌ریزی فضاهای اداری

طبقه‌بندی فضاهای اداری

یکی از طبقه‌بندی‌های رایج، تقسیم فضای اداری به دو گروه باز و خصوصی است. فضای اداری باز برای استقرار گروه‌های مختلفی از کارکنان در یک فضای مشترک استفاده می‌شود. مثلاً کارکنان طراحی محصول، بازاریابی و کنترل کیفیت می‌توانند در یک فضای اداری باز کنار هم مستقر شوند. فضاهای خصوصی، دیوار کشی شده‌اند و هر کدام به یک شخص، گروه یا فعالیت اختصاص دارند. البته لزوماً تمام فضای اداری به طور کاملاً باز یا خصوصی طرح‌ریزی نمی‌شود. بلکه معمولاً بخش‌هایی از آن باز و بخش‌هایی خصوصی هستند.

طبقه‌بندی دیگر، تقسیم فضای اداری به دو گروه کارمندی و پشتیبانی است. بخش‌های پشتیبانی، صرفاً برای خدمت‌رسانی به بخش‌های کارمندی هستند. مثلاً اتاق جلسه و اتاق پرینتر برای استفاده توسط بخش‌های دیگر هستند و مستقیماً ارزش‌آفرینی نمی‌کنند. بخش‌های پشتیبانی می‌توانند به دو نوع اختصاصی یا اشتراکی تقسیم شوند، مثلاً اتاق جلسه می‌تواند فقط در اختیار گروه بازاریابی باشد یا به طور مشترک توسط چند گروه استفاده شود.

فضاهای اداری را گاه به دو گروه متمرکز و غیرمتمرکز تقسیم می‌کنند. اگر واحدهای اداری در محل خاصی متمرکر باشند، می‌توانیم از منابع مشترک برای آن‌ها استفاده کنیم و هزینه‌ها را کاهش دهیم. با این حال، بعضی فضاهای اداری برای پشتیبانی از دپارتمان‌های دیگر هستند و باید نزدیک آن‌ها مستقر شوند. مثلاً واحد نگهبانی بهتر است در مجاورت درب‌های ورود باشد. واحد کنترل کیفیت اغلب نزدیک خط تولید مستقر می‌شود. اتاق جلسات معمولاً نزدیک اتاق مدیران است. دفتر انبارداری باید در انبارها یا نردیک آن‌ها مستقر شود. پس خیلی وقت‌ها نمی‌توانیم کل واحدهای اداری را در یک ناحیه متمرکز کنیم.

فضاهای اداری باز (Open Offices)

مهم‌ترین مزایای فضای اداری باز عبارتند از:

به فضای کمتری نیاز دارند که موجب کاهش هزینه‌ی پیاده‌سازی طرح می‌شود.

می‌توان از بعضی امکانات مثل کتاب‌خانه‌ها، قفسه‌ها، پرینترها یا کامپیوترها به طور مشترک استفاده کرد.

موجب کاهش هزینه‌های مصرف انرژی مثل گرمایش، سرمایش، و روشنایی می‌شود.

کارکنان ارتباط نزدیک‌تری دارند. این ویژگی در مورد بعضی فعالیت‌ها یک مزیت به حساب می‌آید. مثلاً در دپارتمان‌های پشتیبانی، افراد می‌توانند مسائل مشتریان را سریع‌تر و ساده‌تر با همکاران خود در میان بگذارند.

سرپرستان می‌توانند نظارت بهتری بر عملکرد همکاران داشته باشند.

از آن‌جایی که دیوارکشی انجام نمی‌شود، تغییر گروه‌ها یا اضافه کردن کارمندان جدید و به‌طور کلّی تغییر چیدمان، آسان‌تر و سریع‌تر است.

نظافت سریع‌تر و ساده‌تر انجام می‌شود.

مهم‌ترین نقاط ضعف فضای اداری باز عبارتند از:

حریم شخصی کمتری وجود دارد.

و انجام بعضی کارها یا امر واحتمال بروز حواشی فرعی بیشتر است.

سر و صدا زیاد است و برای فعالیت‌هایی که به تمرکز نیاز دارند، مناسب نیست.

برای بعضی افراد جذاب نیست و باعث کاهش رضایت شغلی‌شان می‌شود.

در ادامه، تصاویری از فضای اداری باز را مشاهده می‌کنید.

البته چنین نیست که در فضای اداری باز، هیچ تفکیکی در کار نباشد. بلکه می‌توانیم برای ایجاد حریم شخصی و جدا کردن فعالیت‌ها از پارتیشن استفاده کنیم.

تصاویر زیر به صورت شماتیک، نحوه‌ی استفاده از پارتیشن‌ها را نشان می‌دهند.

در تصویر زیر، دو طرح مختلف مشاهده می‌کنید که می‌توانیم آن‌ها را با کمک پارتیشن‌بندی در فضای اداری باز پیاده‌سازی کنیم. از طرح اول می‌توانیم به عنوان اتاق مدیر یا اتاق کارکنانی که نیاز به حریم شخصی و تمرکز بیشتر دارند استفاده کنیم. از طرح دوم نیز می‌توانیم برای جلسات دو نفره استفاده کنیم.

علاوه بر پارتیشن‌بندی دپارتمان‌های می‌توانیم برای بعضی فعالیت‌ها، ایستگاه کاری منظور کنیم. مثلاً می‌توانیم یک اتاق پرینتر، کتاب‌خانه، آرشیو و نقشه‌کشی تعبیه کنیم. در تصویر زیر چند نمونه از ایستگاه‌های کاری مختلف را مشاهده می‌کنید.

فضای اداری خصوصی (Private Offices)

به فضای اداری خصوصی، دفاتر اداری دیوار ثابت (Fixed Wall Offices)، سلولی (Cellular) یا متداول (Conventional) نیز گفته می‌شود. در این دفاتر، فقط یک شخص یا مجموعه‌ای از اعضای یک گروه در کنار هم مستقر می‌شوند. بدیهی است اگر از فضای خصوصی برای استقرار افرادی از گروه‌های مختلف استفاده کنیم به ناحیه اداری باز تبدیل می‌شود.

مزایا و معایب فضاهای اداری خصوصی، در نقطه مقابل فضاهای اداری باز قرار می‌گیرد. طوری که فضای بیشتری اشتغال می‌کنند، انعطاف‌پذیری کمتری دارند، انرژی بیشتری مصرف می‌کنند، منابع اختصاصی بیشتری احتیاج دارند و نظارت بر آن‌ها دشوارتر است. اما از سوی دیگر جذابیت بیشتری برای کارکنان دارند، تمرکز کارکنان کم‌تر به هم می‌خورد و حریم شخصی آن‌ها بهتر رعایت می‌شود.

در ادامه چند طرح مختلف از فضاهای خصوصی را مشاهده می‌کنید.

در تصویر زیر، یک فضای اداری خصوصی شامل چند ایستگاه کاری مختلف را مشاهده می‌کنید.

مثال‌های دیگر برای المان‌های اداری

در این بخش نمونه‌های دیگر از المان‌های اداری را بررسی می‌کنیم.

دفاتر سرپرستی کارگاهی

گاهی لازم است که در کارگاه یا خط تولید، بعضی نفرات جهت انجام کارهای اداری مستقر شوند. معمولاً تعداد سرپرستان اندک است، لذا می‌توان برای استقرار ایشان از کابین‌های فلزی  استفاده کرد. استفاده از این کابین‌ها ارزان‌تر از ساخت اتاقک مجزا است. ضمن این که جابه‌جایی آن‌ها ساده‌تر است و در صورت نیاز می‌توان آن‌ها را با سازه‌های دیگر جایگزین کرد یا به محل دیگری انتقال داد.

گفتنی است که لزوماً ایستگاه کاری شامل میز و صندلی نیست. مثلاً شاید روزانه از یک ایستگاه کاری فقط برای چند دقیقه استفاده شود و نیازی به صندلی نداشته باشد.

دفاتر پذیرش  و سالن‌های انتظار

واحد پذیرش (Supervisors Offices) برای خوشامدگویی، راهنمایی مراجعان و هماهنگی برای ورود است. معمولاً  مهمانان دقایقی در پذیرش منتظر می‌مانند تا هماهنگی لازم جهت ورودشان انجام شود؛ پس استفاده از المان‌هایی مثل میز پذیرش و سالن انتظار (Waiting Salon) ضروری است. ضمن این که واحد پذیرش اولین محل مواجهه خیلی از افراد با سازمان است، پس حتی‌المقدور باید از مبلمان و دکور مناسبی استفاده کنیم. در تصاویر زیر نمونه‌هایی از میز پذیرش را مشاهده می‌کنید.

علاوه بر میز پذیرش، معمولاً در واحد پذیرش یک سالن انتظار پیش‌بینی می‌شود. در زیر چند لی‌اوت برای سالن انتظار را مشاهده می‌کنید.

اتاق‌های ملاقات

اتاق‌های ملاقات (Meeting Rooms) برای گفت‌وگو هستند و خصوصاً در فضاهای اداری باز می‌توان با بهره‌گیری از آن‌ها، فضای خصوصی‌تر و مطمئن‌تری برای برگزاری جلسات، گفت‌وگو با مشتریان و انعقاد قرارداد فراهم کرد. در تصویر زیر نمونه‌ای از چیدمان‌های مربوط به اتاق‌ جلسات را مشاهده می‌کنید.

نمونه‌هایی از طرح نهایی واحدهای اداری

در تصاویر زیر دو نمونه از لی‌اوت کامل و نهایی واحدهای اداری را مشاهده می‌کنید. در این تصاویر، مجموعه‌ای از دپارتمان‌های اداری و ایستگاه‌های کاری در کنار هم قرار گرفته‌اند و نتیجه‌ی کار طرح‌ریزان به تصویر کشیده شده است.