شما در حال خواندن درس فضاهای اداری هستید. این درس مربوط به مجموعه طرح‌ریزی است.

راهنمای طرح ریزی فضاهای اداری

در واحد صنعتی علاوه بر تبدیل مواد اولیه به محصول، فعالیت‌های دیگری مثل: بازاریابی و فروش، حسابداری، طراحی و ارائه خدمات انجام می‌شود. این فعالیت‌ها معمولاً به فضای اداری نیاز دارند. حتی چه بسا در دپارتمان‌های کاملاً عملیاتی مثل کارگاه تراش‌کاری نیز معمولاً یک یا چند واحد اداری کوچک پیش‌بینی می‌شود. بنابراین در طرح‌ریزی واحدهای صنعتی، باید فضاهای اداری را هم لحاظ کنیم. در این درس با تعدادی از پرکاربردترین المان‌های اداری و ملاحظات طرح‌ریزی آن‌ها آشنا خواهید شد.

ملاحظاتی برای طرح‌ریزی واحدهای اداری

طرح‌ریزی واحدهای اداری، تفاوت چندانی با طرح‌ریزی واحدهای عملیاتی ندارد. چه بسا بزرگ‌ترین اهداف‌ طرح‌ریزی: کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری هستند. با این حال مناسب است که تعدادی از مهم‌ترین ملاحظات طرح‌ریزی واحدهای اداری را با جزئیات بیشتر مرور کنیم.

۱- هزینه‌های پیاده‌سازی طرح

طرحِ خوب ارزان‌ترین راهکاری است که متناسب با شرایط و خواسته‌هایمان، بیشترین منافع را به همراه دارد. پیاده‌سازی بعضی طرح‌ها به سرمایه‌ی زیادی نیاز دارد، حال آن که منافع حاصل از آن زیاد نیست. مثلاً شاید بتوان با ده میلیارد تومان، دفتر اداری مناسبی در یک کارخانه مستقر کرد. اما این کار زمانی توجیه‌پذیر است که در یک بازه‌ی زمانی منطقی، منافع حاصل از آن بیشتر از هزینه‌هایش باشد. ضمن این که گاه منافع طرح زیاد است، اما سرمایه‌ی کافی برای اجرای آن وجود ندارد. گاهی هم پیاده‌سازی یک طرح بسیار ارزان و جذاب به نظر می‌رسد، اما هزینه‌های مستمر آن زیاد و غیرقابل توجیه است. مثلاً شاید بتوان کارکنان را به ارزان‌ترین شکل ممکن در حیاط کارخانه مستقر کرد، اما هزینه‌ی راضی نگه داشتن آن‌ها زیاد می‌شود.

۲- بهره‌وری کارکنان

لی‌اوت واحد اداری از جنبه‌های مختلف روی بهره‌وری کارکنان تأثیر می‌گذارد.

بعضی فعالیت‌ها پُر سر و صدا هستند. مثلاً تردیدی نیست که دپارتمان ارتباط با مشتریان، جای پر سر و صدایی است. در نقطه مقابل، بعضی فعالیت‌ها باید حتی‌المقدور در محیطی آرام انجام شوند. مثلاً انجام محاسبات پیچیده و برنامه‌نویسی به تمرکز نیاز دارد. بنابراین اگر واحد ارتباط با مشتریان و  واحد برنامه‌نویسی را کنار هم قرار دهیم، راندمان سیستم کاهش می‌یابد.

موضوع دیگر، فاصله دپارتمان‌ها است. بعضی افراد باید دائماً از نقطه‌ای به نقطه‌ی دیگر بروند. مثلاً معاون امور بازرگانی باید روزی چند بار از اتاق خود به اتاق جلسات برود و بازرس کنترل کیفیت باید هر چند دقیقه یا چند ساعت، وضعیت خط تولید را بازرسی کند. پس اگر فاصله‌ی دفتر معاون بازرگانی و واحد کنترل کیفیت از اتاق جلسات و سایت تولید زیاد باشد، کارکنان باید انرژی و وقت بیشتری صرف کنند.

کارکنان به خدمات رفاهی مثل آبدارخانه، غذاخوری، امکانات گرمایشی و سرویس بهداشتی نیاز دارند. بنابراین باید در طرح‌ریزی به نیازهای فردی کارکنان توجه کنیم و امکانات مورد نیاز را به شکل استاندارد در اختیارشان قرار دهیم. مثلاً تعداد سرویس‌های بهداشتی متناسب با تعداد نفرات باشد. یا حتی‌المقدور کارکنان به نور طبیعی دسترسی داشته باشند.

کارکنان باید فضای کافی در اختیار داشته باشند. تراکم میزها و صندلی‌ها علاوه بر این که تمرکز کارکنان را به هم می‌زند، کارکنان را خسته می‌کند و حواشی زیادی به وجود آورد. برای تخمین فضای بخش‌های اداری، برآوردهای تقریبی و استانداردهای متفاوتی ارائه شده است. مثلاً در کتاب Manufacturing Facilities Design and Material Handling از Stephens و Meyers پیشنهاد شده که برای هر نفر ۲۰۰ فوت مربع (تقریبا ۱۸٫۶ متر مربع) فضا در نظر بگیریم. یعنی اگر در یک واحد اداری ۲۰ نفر کار می‌کنند، باید حدأقل ۳۷۰ متر باشد. البته این فضا بسیار دست بالا انتخاب شده است و عملاً ۱۲ متر یا کم‌تر به هر نفر اختصاص می‌دهند. همچنین استانداردهای متفاوتی برای طرح‌ریزی فضا ارائه شده است. مثلاً مطابق استانداردی که در سال ۲۰۱۸ برای طرح‌ریزی واحدهای اداری در مانیتوبا -استانی در کانادا- پیشنهاد شد، فضای دفاتر باید مطابق جدول زیر باشد.

۳- انعطاف‌پذیری

معمولاً بخش‌های اداری سریع‌تر از بخش‌های عملیاتی تغییر می‌کنند. مثلاً با گرفتن پروژه جدید، چارت سازمانی تغییر می‌کند و افراد زیادی جابه‌جا می‌شوند. یا افزایش فشار کاری یک دپارتمان باعث می‌شود که نیروهای کمکی از دپارتمان‌های دیگر به کمک آن‌ها بروند. بنابراین باید تلاش کنیم که طرح‌مان تا حد امکان انعطاف‌پذیر باشد. اصولاً انعطاف‌پذیری فضاهای خصوصی کم‌تر از فضاهای باز است. زیرا دیوارهایشان ثابت است و نمی‌توان فضای آن‌ها را تغییر داد. پس یکی از گزینه‌های در دسترس این است که اگر دپارتمانی دائماً تغییر می‌کند،‌ آن را در فضای اداری باز مستقر کنیم.

۴- ایمنی

یکی از ملاحظات مهم طرح‌ریزی، رعایت اصول ایمنی است. مثلاً باید امکانات تهویه، قفسه‌های بزرگ و پرینترها در نقاطی قرار بگیرند که احتمال برخورد کارکنان با آن‌ها وجود نداشته باشد. بهتر است تجهیزاتی مثل قفسه‌ها و کتابخانه‌ها در کنار دیوارها یا ستون‌ها قرار بگیرند تا احتمال سقوط‌شان کاهش یابد. واحدهای اداری را باید حتی‌المقدور از فعالیت‌های عملیاتی تولید دور کنیم. از راهروهای جداگانه برای کارکنان و وسایل نقلیه استفاده کنیم. فضای کافی برای  علائم هشدار در نظر بگیریم. اطراف ماشین‌آلات را حصار بکشیم و منابع قابل احتراق را در جایی مستقر کنیم که بیشترین فاصله را از کارکنان داشته باشند.

استفاده از SLP برای طرح‌ریزی واحدهای اداری

با این که طرح‌ریزی هر یک از اجزای کارخانه به ملاحظات خاصی نیاز دارد، روش SLP در مورد همه‌ی آن‌ها مفید است. به عبارتی برای طرح‌ریزی واحدهای اداری هم می‌توانیم از فرایند SLP استفاده کنیم. بدین منظور در فاز دوم می‌توانیم در مورد بعضی کلیات بخش‌های اداری، مثل باز یا بسته بودن طرح‌شان تصمیم بگیریم. سپس در فاز سوم -طرح‌ریزی جزئیات- در مورد چیدمان و لی‌اوت اجزای کوچک‌تر مثل میزها، صندلی‌ها، پرینترها، کمدها و امثالهم تصمیم‌گیری کنیم. این فعالیت‌ها با همان اصول و ابزارهای SLP انجام می‌شوند. پس اگر بدانیم که فعالیت بعضی افراد یا واحدها به هم وابسته‌ است یا اسناد زیادی میان آن‌ها تبادل می‌شود، تلاش می‌کنیم در مجاوت هم قرار بگیرند.

اطلاعات مورد نیاز برای طرح‌ریزی واحدهای اداری

معمولاً برای طرح‌ریزی واحدهای اداری به اطلاعات زیر نیاز داریم:

۱- چارت سازمانی: چارت سازمانی، ساختار داخلی یک کسب‌وکار را با تعیین نقش‌ها، مسئولیت‌ها و روابط افراد به تصویر می‌کشد. با کمک چارت سازمانی می‌توانیم تعداد افراد در هر واحد را تخمین بزنیم و ارتباط میان کارکنان را تا حدی شناسایی کنیم.

۲- فلوچارت: فلوچارت برای نمایش رویه‌ها و جریان کار استفاده می‌شوند و در حکم نمودار فرایند جریان (FPC) برای واحدهای اداری است؛ با این تفاوت که در آن به ‌جای حرکات مواد روی جابه‌جایی اسناد تمرکز می‌کنیم.

۳- خواسته‌ها و نظرات مدیران و کارمندان: امروزه خیلی از اسناد با کمک نرم‌افزارهای تحت شبکه منتقل می‌شوند و موقعیت مکانی دپارتمان‌ها تأثیری بر سرعت و کیفیت انتقال‌شان ندارد. پس معمولاً روابط فردی مهم‌تر از تبادل اسناد هستند و باید در طرح‌ریزی به آن‌ها توجه کنیم. برای شناسایی روابط، اطلاع از نظر مدیران و کارمندان مفید است. ضمن این که آن‌ها به واسطه‌ی تجربه‌ی قبلی و آشنایی با فرایندها، گاه به ملاحظات مهم و تأثیرگذاری اشاره می‌کنند که احتمالاً در حالت عادی از نظر طرح‌ریزان دور می‌مانند.

طبقه‌بندی فضاهای اداری

یکی از طبقه‌بندی‌های رایج، تقسیم فضای اداری به دو گروه باز و خصوصی است. فضای اداری باز برای استقرار گروه‌های مختلفی از کارکنان در یک فضای مشترک استفاده می‌شود. مثلاً کارکنان طراحی محصول، بازاریابی و کنترل کیفیت می‌توانند در یک فضای اداری باز کنار هم مستقر شوند. فضاهای خصوصی، دیوار کشی شده‌اند و هر کدام به یک شخص، گروه یا فعالیت اختصاص دارند. البته لزوماً تمام فضای اداری به طور کاملاً باز یا خصوصی طرح‌ریزی نمی‌شود. بلکه معمولاً بخش‌هایی از آن باز و بخش‌هایی خصوصی هستند.

طبقه‌بندی دیگر، تقسیم فضای اداری به دو گروه کارمندی و پشتیبانی است. بخش‌های پشتیبانی، صرفاً برای خدمت‌رسانی به بخش‌های کارمندی هستند. مثلاً اتاق جلسه و اتاق پرینتر برای استفاده توسط بخش‌های دیگر هستند و مستقیماً ارزش‌آفرینی نمی‌کنند. بخش‌های پشتیبانی می‌توانند به دو نوع اختصاصی یا اشتراکی تقسیم شوند، مثلاً اتاق جلسه می‌تواند فقط در اختیار گروه بازاریابی باشد یا به طور مشترک توسط چند گروه استفاده شود.

فضاهای اداری را گاه به دو گروه متمرکز و غیرمتمرکز تقسیم می‌کنند. اگر واحدهای اداری در محل خاصی متمرکر باشند، می‌توانیم از منابع مشترک برای آن‌ها استفاده کنیم و هزینه‌ها را کاهش دهیم. با این حال، بعضی فضاهای اداری برای پشتیبانی از دپارتمان‌های دیگر هستند و باید نزدیک آن‌ها مستقر شوند. مثلاً واحد نگهبانی بهتر است در مجاورت درب‌های ورود باشد. واحد کنترل کیفیت اغلب نزدیک خط تولید مستقر می‌شود. اتاق جلسات معمولاً نزدیک اتاق مدیران است. دفتر انبارداری باید در انبارها یا نردیک آن‌ها مستقر شود. پس خیلی وقت‌ها نمی‌توانیم کل واحدهای اداری را در یک ناحیه متمرکز کنیم.

فضاهای اداری باز (Open Offices)

مهم‌ترین مزایای فضای اداری باز عبارتند از:

به فضای کمتری نیاز دارند که موجب کاهش هزینه‌ی پیاده‌سازی طرح می‌شود.

می‌توان از بعضی امکانات مثل کتاب‌خانه‌ها، قفسه‌ها، پرینترها یا کامپیوترها به طور مشترک استفاده کرد.

موجب کاهش هزینه‌های مصرف انرژی مثل گرمایش، سرمایش، و روشنایی می‌شود.

کارکنان ارتباط نزدیک‌تری دارند. این ویژگی در مورد بعضی فعالیت‌ها یک مزیت به حساب می‌آید. مثلاً در دپارتمان‌های پشتیبانی، افراد می‌توانند مسائل مشتریان را سریع‌تر و ساده‌تر با همکاران خود در میان بگذارند.

سرپرستان می‌توانند نظارت بهتری بر عملکرد همکاران داشته باشند.

از آن‌جایی که دیوارکشی انجام نمی‌شود، تغییر گروه‌ها یا اضافه کردن کارمندان جدید و به‌طور کلّی تغییر چیدمان، آسان‌تر و سریع‌تر است.

نظافت سریع‌تر و ساده‌تر انجام می‌شود.

مهم‌ترین نقاط ضعف فضای اداری باز عبارتند از:

حریم شخصی کمتری وجود دارد.

و انجام بعضی کارها یا امر واحتمال بروز حواشی فرعی بیشتر است.

سر و صدا زیاد است و برای فعالیت‌هایی که به تمرکز نیاز دارند، مناسب نیست.

برای بعضی افراد جذاب نیست و باعث کاهش رضایت شغلی‌شان می‌شود.

در ادامه، تصاویری از فضای اداری باز را مشاهده می‌کنید.

البته چنین نیست که در فضای اداری باز، هیچ تفکیکی در کار نباشد. بلکه می‌توانیم برای ایجاد حریم شخصی و جدا کردن فعالیت‌ها از پارتیشن استفاده کنیم.

تصاویر زیر به صورت شماتیک، نحوه‌ی استفاده از پارتیشن‌ها را نشان می‌دهند.

فضاهای اداری باز

در تصویر زیر، دو طرح مختلف مشاهده می‌کنید که می‌توانیم آن‌ها را با کمک پارتیشن‌بندی در فضای اداری باز پیاده‌سازی کنیم. از طرح اول می‌توانیم به عنوان اتاق مدیر یا اتاق کارکنانی که نیاز به حریم شخصی و تمرکز بیشتر دارند استفاده کنیم. از طرح دوم نیز می‌توانیم برای جلسات دو نفره استفاده کنیم.

فضاهای اداری باز

علاوه بر پارتیشن‌بندی دپارتمان‌های می‌توانیم برای بعضی فعالیت‌ها، ایستگاه کاری منظور کنیم. مثلاً می‌توانیم یک اتاق پرینتر، کتاب‌خانه، آرشیو و نقشه‌کشی تعبیه کنیم. در تصویر زیر چند نمونه از ایستگاه‌های کاری مختلف را مشاهده می‌کنید.

ایستگاه های کاری برای بخش های اداری

فضای اداری خصوصی (Private Offices)

به فضای اداری خصوصی، دفاتر اداری دیوار ثابت (Fixed Wall Offices)، سلولی (Cellular) یا متداول (Conventional) نیز گفته می‌شود. در این دفاتر، فقط یک شخص یا مجموعه‌ای از اعضای یک گروه در کنار هم مستقر می‌شوند. بدیهی است اگر از فضای خصوصی برای استقرار افرادی از گروه‌های مختلف استفاده کنیم به ناحیه اداری باز تبدیل می‌شود.

مزایا و معایب فضاهای اداری خصوصی، در نقطه مقابل فضاهای اداری باز قرار می‌گیرد. طوری که فضای بیشتری اشتغال می‌کنند، انعطاف‌پذیری کمتری دارند، انرژی بیشتری مصرف می‌کنند، منابع اختصاصی بیشتری احتیاج دارند و نظارت بر آن‌ها دشوارتر است. اما از سوی دیگر جذابیت بیشتری برای کارکنان دارند، تمرکز کارکنان کم‌تر به هم می‌خورد و حریم شخصی آن‌ها بهتر رعایت می‌شود.

در ادامه چند طرح مختلف از فضاهای خصوصی را مشاهده می‌کنید.

فضای اداری سلولی یا بسته یا دیوارکشی شده یا خصوصی

در تصویر زیر، یک فضای اداری خصوصی شامل چند ایستگاه کاری مختلف را مشاهده می‌کنید.

مثالی از فضاهای اداری بسته

مثال‌های دیگر برای المان‌های اداری

در این بخش نمونه‌های دیگر از المان‌های اداری را بررسی می‌کنیم.


دفاتر سرپرستی کارگاهی

گاهی لازم است که در کارگاه یا خط تولید، بعضی نفرات جهت انجام کارهای اداری مستقر شوند. معمولاً تعداد سرپرستان اندک است، لذا می‌توان برای استقرار ایشان از کابین‌های فلزی  استفاده کرد. استفاده از این کابین‌ها ارزان‌تر از ساخت اتاقک مجزا است. ضمن این که جابه‌جایی آن‌ها ساده‌تر است و در صورت نیاز می‌توان آن‌ها را با سازه‌های دیگر جایگزین کرد یا به محل دیگری انتقال داد.

کابین‌ متحرک برای دفاتر اداری

گفتنی است که لزوماً ایستگاه کاری شامل میز و صندلی نیست. مثلاً شاید روزانه از یک ایستگاه کاری فقط برای چند دقیقه استفاده شود و نیازی به صندلی نداشته باشد.

دفاتر پذیرش  و سالن‌های انتظار

واحد پذیرش (Supervisors Offices) برای خوشامدگویی، راهنمایی مراجعان و هماهنگی برای ورود است. معمولاً  مهمانان دقایقی در پذیرش منتظر می‌مانند تا هماهنگی لازم جهت ورودشان انجام شود؛ پس استفاده از المان‌هایی مثل میز پذیرش و سالن انتظار (Waiting Salon) ضروری است. ضمن این که واحد پذیرش اولین محل مواجهه خیلی از افراد با سازمان است، پس حتی‌المقدور باید از مبلمان و دکور مناسبی استفاده کنیم. در تصاویر زیر نمونه‌هایی از میز پذیرش را مشاهده می‌کنید.

علاوه بر میز پذیرش، معمولاً در واحد پذیرش یک سالن انتظار پیش‌بینی می‌شود. در زیر چند لی‌اوت برای سالن انتظار را مشاهده می‌کنید.

اتاق‌های ملاقات

اتاق‌های ملاقات (Meeting Rooms) برای گفت‌وگو هستند و خصوصاً در فضاهای اداری باز می‌توان با بهره‌گیری از آن‌ها، فضای خصوصی‌تر و مطمئن‌تری برای برگزاری جلسات، گفت‌وگو با مشتریان و انعقاد قرارداد فراهم کرد. در تصویر زیر نمونه‌ای از چیدمان‌های مربوط به اتاق‌ جلسات را مشاهده می‌کنید.

نمونه‌هایی از طرح نهایی واحدهای اداری

در تصاویر زیر دو نمونه از لی‌اوت کامل و نهایی واحدهای اداری را مشاهده می‌کنید. در این تصاویر، مجموعه‌ای از دپارتمان‌های اداری و ایستگاه‌های کاری در کنار هم قرار گرفته‌اند و نتیجه‌ی کار طرح‌ریزان به تصویر کشیده شده است.

شما درس 41 از مجموعه طرح‌ریزی را مطالعه کردید. درس‌های این مجموعه به ترتیب عبارتند از:
درس 1- مفهوم و اهمیت طرح ریزی واحدهای صنعتی

فاز اول: تعیین موقعیت مکانی واحد صنعتی

قدم اول- انتخاب چند گزینه برای مکان واحد صنعتی

درس 2- معیارهایی برای انتخاب مکان واحد صنعتی
درس 3- مکان‌یابی با روش مرکز ثقل

قدم دوم- انتخاب بهترین گزینه

درس 4- روش نقطه‌ سربه‌سر برای انتخاب مکان واحد صنعتی
درس 5- روش امتیازدهی وزنی برای انتخاب مکان واحد صنعتی

فاز دوم: طرح‌ریزی کلیات

قدم اول- تعیین بخش‌ها و نواحی کلی واحد صنعتی

درس 6- استقرار محصولی
درس 7- استقرار فرایندی
درس 8- استقرار ثابت
درس 9- استقرار بر اساس تکنولوژی گروهی (GT)
درس 10- تعیین استقرار با منحنی محصول-مقدار و منحنی هزینه-مقدار
درس 11- معیارهایی برای بخش‌بندی واحد صنعتی

قدم دوم- تعیین میزان وابستگی بخش‌ها

درس 12- جریان مواد چیست و چه اهمیتی دارد؟
درس 13- نمودار فرایند عملیات (OPC)
درس 14- نمودار فرایند جریان (FPC)
درس 15- نمودار فرایند چند محصولی (MPPC)
درس 16- ماتریس از-به (From-To)
درس 17- چیدمان نقاط ورود و خروج
درس 18- الگوهای جریان مواد
درس 19- شدت جریان مواد
درس 20- نمایش شدت جریان مواد
درس 21- توصیف وابستگی بر اساس شدت جریان
درس 22- توصیف وابستگی بر اساس شدت جریان و سایر عوامل
درس 23- نمایش وابستگی با دیاگرام ارتباط

قدم سوم- تخمین فضای مورد نیاز

درس 24- روش‌های تخمین فضا
درس 25- ترسیم دیاگرام ارتباط فضا و دیاگرام بلوکی

قدم چهارم- تبدیل نتایج طرح‌ریزی به طرح‌های کاربردی

قدم پنجم- انتخاب طرح نهایی

فاز سوم: طرح‌ریزی جزئیات

قدم اول- تعیین جزئیات

در مورد ماشین‌آلات
درس 26- معیارهای عمومی برای انتخاب ماشین‌آلات
درس 27- محاسبه تعداد ماشین‌آلات مورد نیاز
درس 28- آشنایی با خط تولید و بالانس آن
در مورد انتقال مواد
درس 29- مفهوم و اهمیت Material Handling
درس 30- مواد، حرکات و روش‌ها در انتقال مواد
درس 31- اصول انتقال مواد
درس 32- گروه‌بندی مواد برای طراحی سیستم انتقال
درس 33- طبقه‌بندی تجهیزات انتقال مواد
درس 34- انواع بار واحد و تجهیزات واحدسازی
درس 35- تراکها و وسایل نقلیه صنعتی
در مورد سایر المان‌ها
درس 36- واحدهای ارسال و دریافت
درس 37- انبارها
درس 38- راهروها
درس 39- فضاهای اداری
درس 40- ایستگاه‌های کاری

قدم دوم- تعیین میزان وابستگی المان‌ها

قدم سوم- محاسبه دقیق‌تر فضاهای مورد نیاز

قدم چهارم- تبدیل نتایج طرح‌ریزی به طرح‌های کاربردی

درس 41- تبدیل نتایج اولیه به طرح‌های کاربردی
درس 42- خروجی گرفتن از پروژه طرح‌ریزی

قدم پنجم- انتخاب طرح نهایی

درس 43- ارزیابی طرح‌ها بر اساس جابه‌جایی مواد
درس 44- ارزیابی طرح‌ها بر اساس هزینه
درس 45- ارزیابی طرح‌ها با روش امتیازدهی وزن‌دار
درس 46- شاخص‌های پرکاربرد در ارزیابی طرح‌ها
0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید