دو قلمرو «برنامه‌ریزی تولید» و «کنترل تولید» ارتباط نزدیکی دارند و در بسیاری از منابع، به طور هم‌زمان و با عنوان «برنامه‌ریزی و کنترل تولید» به آن‌ها پرداخته می‌شود. همچنین ماهیت مباحث این دو حوزه، از جنس «مدیریت» هستند و بخشی از «مدیریت تولید» و به صورت کلّی‌تر «مدیریت عملیات» به حساب می‌‌آیند. در این درس تلاش می‌کنیم، تصویر نسبتاً شفافی از برنامه‌ریزی و کنترل تولید ارائه کنیم و فعالیت‌های مرتبط با آن را تا حدی بشناسیم.
برنامه‌ریزی تولید
فرض کنید یک کارگاه تولید قطعات فلزی را اداره می‌کنیم. اگر طی ماههای آینده، پروژه‌های خوبی به ما پیشنهاد شود و نتوانیم آن‌ها را قبول کنیم، مثلاً درگیر یک پروژه‌ی دیگر باشیم یا ابزارهای مورد نیاز در اختیارمان نباشد، آن چنان که باید از منابع و امکانات‌مان بهره‌برداری نکرده و سود کم‌تری به دست آورده‌ایم. بنابراین باید میزان تقاضای مشتریان برای محصولات و خدمات مختلف، در هفته‌ها و ماههای آینده را پیش‌بینی کرده و متناسب با آن، تجهیزات و مواد اولیه‌ی مورد نیاز را تأمین کنیم.
منابع موجود در کارگاه، مثل کارکنان و ماشین‌آلات، می‌توانند برای پروژه‌های مختلفی استفاده شوند و منطقی‌تر است که با اولویت‌بندی فعالیت‌ها، طوری از آن‌ها استفاده کنیم که اثربخشی و سودآوری بیشتری داشته باشند. مثلاً ماشین CNC گران‌قیمت و پرهزینه بهتر است جای تولید یک پیچ استاندارد و معمولی، صرف تولید قطعات پیچیده‌تر شود یا مهندس گران‌قیمتی که استخدام کرده‌ایم، بهتر است جای شماردن تعداد خروجی‌های خط تولید، به فعالیت مهم‌تری مثل مستندسازی یا توسعه‌ی محصولات جدید کمک کند.
به طور دقیق‌تر، برای این که بدانیم چگونه منابع کارگاه به فعالیت‌های مختلف اختصاص داده می‌شوند، باید اولویت‌ها و محدودیت‌ها را بشناسیم، زمان تقریبی انجام کارها و تحویل سفارشات را بدانیم، و زمان‌بندی آغاز و پایان فعالیت‌ها را مشخص کنیم. بدین ترتیب، احتمال ایجاد وقفه در فعالیت‌ها و جریان تولید -مثلاً به دلیل کمبود مواد اولیه- کاهش و بهره‌وری افزایش می‌یابد.
مواردی که اشاره کردیم، بخشی از موضوعات رایج در «برنامه‌ریزی تولید» هستند و بسیاری از مباحثی که در این حوزه یاد می‌گیریم، مستقیم یا غیرمستقیم به انجام بهتر آن‌ها کمک می‌کنند.
برنامه‌ریزی تولید در چند جمله
در قلمرو مدیریت، «برنامه‌ریزی» را می‌توانیم مشخص کردن اهداف و ترسیم یک مسیر عملی برای دستیابی به آن‌ها تعریف کنیم. اما در توصیف «برنامه‌ریزی تولید»، دیلیپ سوله در کتاب «برنامه‌ریزی تولید و زمان‌بندی صنعتی» نوشته است: «برنامه‌ریزی تولید مشخص می‌کند که چه چیزی، با چه مقداری و در چه زمانی باید تولید شود تا بدون هزینه‌های اضافه (مثلاً) برای انبارداری یا تأخیر در تحویل سفارش‌ها، نیازهای مشتریان برآورده شود». بر این اساس می‌توانیم بگوییم که برنامه‌ریزی تولید، تلاش می‌کند تا مواد و تسهیلات مورد نیاز در «زمان» و «مکان» و با «مقدار» مناسب در دسترس باشند و از تحمیل هزینه‌های بی‌مورد پرهیز شود.
برنامه‌ریزی بخشی از مدیریت عملیات است
برنامه‌ریزی تولید زیر مجموعه‌ی «مدیریت تولید» است که خود بخشی از «مدیریت عملیات» محسوب می‌شود. مدیریت عملیات از شاخه‌های علم مدیریت برای برنامه‌ریزی (Planning)، سازمان‌دهی (Organizing) و نظارت (Supervising) بر فعالیت‌های مربوط به تولید محصولات و ارائه‌ی خدمات است. اما مدیریت تولید صرفاً آن بخش از مدیریت عملیات است که در ارتباط با فعالیت‌های تولیدی باشد و برنامه‌ریزی تولید -در کنار سازمان‌دهی و نظارت- یکی از مباحث جدی آن محسوب می‌شود.
البته ترتیبی که گفتیم بدین معنا نیست که خواندن کتاب «مدیریت عملیات» جایگزین مناسبی برای «مدیریت تولید» یا «برنامه‌ریزی تولید» باشد. گستردگی موضوعات عملیاتی باعث می‌شود که کتاب‌های عمومی، نگاهی سطحی و گذرا به بسیاری از موضوعات داشته باشند و وارد جزئیات نشوند. لذا برای آشنایی بهتر با «برنامه‌ریزی تولید» در کلّی‌ترین حالت باید به کتاب‌های «مدیریت تولید» مراجعه کنیم، یا اگر قصد آشنایی بیشتر با جزئیات و روش‌های آن داریم، لازم است از کتاب‌هایی استفاده کنیم که اختصاصاً برای «برنامه‌ریزی تولید» نوشته شده‌اند.
چه انتظاراتی از برنامه‌ریزی تولید داریم؟
فرض کنید به عنوان صاحب کارخانه، کارشناسی را برای برنامه‌ریزی تولید استخدام یا به کلّی واحد جدیدی به نام برنامه‌ریزی تولید راه‌اندازی کرده‌ایم. چه انتظاراتی باید از این شخص یا دپارتمان داشته باشیم؟ در ادامه به تعدادی از مهم‌ترین و رایج‌ترین موارد اشاره می‌کنیم.
۱- انتظار داریم پیوستگی جریان تولید بیش از قبل باشد و اتفاقاتی مثل کمبود مواد اولیه یا در دسترس نبودن ابزارهای مورد نیاز، کم‌تر از قبل اتفاق بیافتد. نتیجه‌ی بزرگ‌تر این بهبود، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌روی است.
۲- انتظار داریم که زمان‌بندی‌های نسبتاً شفاف‌تری در مورد زمان خرید مواد اولیه، و برنامه‌ی نسبتاً مشخصی در مورد حجم خرید مواد اولیه داشته باشیم. همچنین با شفاف‌تر شدن نیازها و منظم‌تر شدن فرایندهای تأمین، انتظار داریم که روابط مطلوب‌تری با تأمین‌کنندگان برقرار کنیم.
۳- انتظار داریم که با برنامه‌ریزی دقیق‌تر بتوانیم موجودی‌ها را در سطح مناسب‌تری نگه داریم و به طور کلّی سفارشات و موجودی‌ها طوری باشد که هزینه‌ها کاهش و بهره‌روی افزایش یابد. مثلاً اگر ماده‌ای را می‌توانیم به سادگی تأمین کنیم، لازم نیست به اندازه‌ی یک سال از آن را در انبار ذخیره کنیم، اما ماده‌ای که دائماً گران می‌شود و به تأمین آن دشوار است، می‌تواند در مقادیر بیشتری ذخیره شود و هزینه‌های این کار را توجیه کند.
۴- انتظار داریم که از منابع به طور بهینه‌تری استفاده کنیم و فعالیت‌هایمان منظم‌تر و مؤثرتر باشند، مثلاً تولید قطعات مهم برای سفارشات فرعی یا محصولات فاقد اهمیت به تعویق نیافتد، زمان بیکاری کارگران و ماشین‌آلات کاهش یابد و تا حدّ امکان گلوگاهی در فرایند تولید وجود نداشته باشد.
۵- انتظار داریم که با تحویل به موقع سفارشات، استفاده‌ی بهینه‌تر از منابع و احتمالاً ارتقا یافتن کیفیت محصولات و خدمات، علاوه بر حذف هزینه‌های اضافی، قدرت رقابتی بالاتر و مشتریان راضی‌تری داشته باشیم.
چه فعالیت‌هایی در برنامه‌ریزی تولید انجام می‌شود؟
اگر بخواهیم با کلّی‌نگری و صرفنظر از جزئیات، مجموعه فعالیت‌هایی که برنامه‌ریزان تولید انجام میدهند را به چند عنوان کلّی تقسیم کنیم، عبارتند از:
۱- پیش‌بینی (مثلاً پیش‌بینی مقدار تقاضا یا الگوی تقاضا)
۲- برنامه‌ریزی و توسعه‌ی محصول (مثلاً برنامه‌ریزی محصول و طراحی محصول)
۳- برنامه‌ریزی فرایند (مثلاً انتخاب تکنولوژی، فرایند تولید، ماشین‌آلات، ابزارها، ترتیب عملیات)
۴- برنامه‌ریزی تجهیزات (مثلاً برنامه‌ریزی در مورد انواع و تعداد تجهیزات، برنامه‌های تعمیرات و نگهداری، آنالیز ظرفیت)
۵- برنامه‌ریزی مواد (مثلاً برنامه‌ریزی در مورد نوع و مقدار مواد و موجودی‌های انبار)
۶- برنامه‌ریزی تولید در معنای خاص آن (شامل اقداماتی مثل برنامه‌ریزی ظرفیت ماشین‌آلات، زمان‌بندی عملیات، ترتیب انجام کارها و امثالهم)
اگر عناوین بالا را کمی دقیق‌تر کنیم و حساب جداگانه‌ای برای برنامه‌ریزی‌های کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت قائل شویم. معمولاً اقدامات زیر برای برنامه‌ریزی بلندمدت انجام می‌شوند:
برنامه‌ریزی در مورد محل کارخانه
توسعه محصول
توسعه فرایند
طرح‌ریزی کارخانه (تعیین چیدمان دپارتمان‌ها، ماشین‌آلات و به صورت کلّی تسهیلات)
برنامه‌ریزی ظرفیت تولید (برای بلند مدت)
برنامه‌ریزی تجهیزات
برنامه‌ریزی حمل‌ونقل مواد
برنامه‌ریزی فعالیت‌های پشتیبانی
برنامه‌ریزی رفاهی برای کارکنان
در برنامه‌ریزی میان مدت، مهم‌ترین فعالیت‌ها «برنامه‌ریزی برای خرید اقدام» و «برنامه‌ریزی زمان‌بندی و ماشین‌آلات» و همچنین «برنامه‌ریزی سیستم‌های کنترلی» برای تولید، مواد، کیفیت، نیروی کار و امور مالی است. اما در برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت، معمولاً مهم‌ترین فعالیت‌ها «برنامه‌ریزی ظرفیت ماشین‌آلات» و «برنامه‌ریزی وظایف کاری» هستند.
کنترل تولید
هر چقدر برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشیم، احتمال انحراف از برنامه وجود دارد و به همین دلیل «کنترل تولید» موضوعیت پیدا می‌کند. هر زمان که تولید واقعی از تولید برنامه‌ریزی شده منحرف می‌شود، عملکردهای کنترلی وارد عمل می‌شوند تا میان آن‌ها تطبیق ایجاد کنند. بنابراین کنترل تولید علاوه بر این که جنبه‌ی نظارتی دارد و اطلاعاتی ضروری را ثبت و ضبط می‌کند ، صلاحیت اعمال پاره‌ای از تغییرات را نیز می‌تواند داشته باشد.
برای این که بتوانیم درک بهتری از ضرورت کنترل تولید باشیم، صحبت از «ترک سیگار» می‌تواند آموزنده باشد. بسیاری از سیگاری‌ها در برهه‌هایی از زندگی‌شان برای ترک سیگار برنامه‌ریزی می‌کنند که مثلاً هر چند روز یک بار، میزان مصرف خود را کاهش دهند و نهایتاً از اعتیاد رها شوند. بخش زیادی از این افراد معمولاً چند روز اول را مطابق برنامه جلو می‌روند، اما ناگهان تحت تمایلات شدید یا اتفاقی اضطراب‌آور، از برنامه تخطی کرده و بیش از حد مجاز سیگار می‌کشند. در چنین شرایطی، آن‌ها ممکن است برنامه قبلی را به کلّی کنار بگذارند و زحمات‌شان هدر برود. حال آن که در بحث کنترل، مراقبیم که تخطی از برنامه اتفاق نیافتد و اگر اتفاق افتاد، حواس‌مان هست که آن را سریعاً شناسایی کنیم و جلوی انحراف بیشتر را بگیریم. بنابراین می‌توان ادعا کرد که در مورد افراد سیگاری، کنترل ترک سیگار از برنامه‌ریزی برای آن مهم‌تر است؛ زیرا دقیق‌ترین برنامه‌ها نیز احتمالاً بدون آن به نتیجه نمی‌رسند و اگر درست انجام شود، برنامه‌های معمولی نیز می‌توانند به نتایج مطلوب برسند.
تعریف کنترل تولید
شبیه آن چه در مورد برنامه‌ریزی تولید گفتیم، کنترل تولید نیز بخشی از مدیریت تولید و عملیات است؛ بنابراین اگر مفهوم کلمه‌ی «کنترل» در مدیریت را پیدا کنیم، منظور از «کنترل تولید» را متوجه می‌شویم. در ویکی‌پدیای انگلیسی، برای واژه کنترل به تعریفی از هارولد کونتز (Harold Koontz)، استاد سابق مدیریت کسب‌وکار در دانشگاه کالیفرنیا، اشاره شده است که: «کنترل از حیث مدیریتی، اندازه‌گیری و تصحیح عملکرد زیرمجموعه‌ها به منظور کسب اطمینان از تحقق اهداف سازمانی و برنامه‌های تدوین شده است». از این تعریف معلوم است که «کنترل تولید» با هدف ایجاد هماهنگی بین فعالیت‌های سازمان و برنامه‌ریزی‌ها است، لذا همانطور که گفتیم «برنامه‌ریزی تولید» و «کنترل تولید» ارتباط نزدیکی دارند و معمولاً آن‌ها را با هم آموزش میدهند.
چه فعالیت‌هایی برای کنترل تولید انجام می‌شود؟
معمولاً در علم مدیریت برای کنترل چهار فاز اصلی در نظر می‌گیرند که عبارتند از: مشاهده (Observation)، تحلیل (Analysis)، اقدام (Action) و ارزیابی (Evaluation. در ادامه به تعدادی از مهم‌ترین فعالیت‌های کنترل تولید در قالب این ساختار اشاره می‌کنیم.
مشاهده شامل فعالیت‌هایی مثل مقایسه‌ی خروجی با زمان صرف شده برای فرایندهای فعال و اندازه‌گیری زمان‌های توقف و بیکاری در فرایندها، ثبت سطح موجودی‌ها، کنترل فرایندها و جمع‌آوری اطلاعات مربوط به هزینه‌ها است.
تحلیل شامل فعالیت‌هایی مثل مقایسه‌ی پیشرفت واقعی با پیشرفت مورد انتظار، تحلیل روند تغییرات تقاضا و ظرفیت فرایندها، محاسبه‌ی هزینه‌ها و مقایسه‌شان با هزینه‌های برآورد شده است.
اقدام شامل فعالیت‌هایی مثل شتاب بخشیدن به فرایندها، صدور دستورالعمل‌های تولید و تدارکات، فعالیت‌های بازرسی و تنظیم فرایندها، تنظیم قیمت‌های فروش (در صورت امکان) است.
ارزیابی شامل فعالیت‌هایی مثل ارزیابی ظرفیت فرایند و زمان‌بندی‌ها، بازنگری روی سیاست‌ها و سیستم‌های موجودی، ارزیابی مجدد مشخصات محصول، بهبود فرایندها و روش‌های بازرسی، ارزیابی اقتصادی فرایندها و جمع‌آوری اطلاعات برای پیش‌بینی باشد.
مدلی برای عملکردهای واحد برنامه‌ریزی و کنترل تولید
در کتاب برنامه‌ریزی و کنترل تولید از دی آر کیران، مدلی برای توصیف عملکردهای اصلی در برنامه‌ریزی و کنترل تولید ارائه شده که برای جمع‌بندی این درس مفید است. در این مدل برنامه‌ریزی و کنترل تولید به سه فاز «برنامه‌ریزی مقدماتی»، «برنامه‌ریزی» و «کنترل» تقسیم شده و مهم‌ترین فعالیت‌ها در هر فاز، به همراه ارتباطی که میان آن‌ها وجود دارد، نمایش داده شده است.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.