شما در حال خواندن درس زمان‌بندی یا Scheduling چیست از مجموعه برنامه‌ریزی و کنترل تولید هستید.
زمان‌بندی یا Scheduling یکی از فعالیت‌هایی است که برای برنامه‌ریزی (Planning) انجام می‌دهیم و به معنی تعیین زمان شروع و پایان فعالیتها و رویدادهای مختلف است. همه ما نمونه‌های متنوعی از برنامه زمان‌بندی را دیده‌ایم. مثلاً جداول زمان‌بندی حرکت قطارها که بیانگر زمان رسیدن آن‌ها به ایستگاه‌های مختلف هستند، یا زمان‌بندی خدمات پزشکان در بیمارستان که زمان شروع و پایان ویزیت بیماران توسط هر پزشک را نشان می‌دهند، نتیجه‌ی فرایند Scheduling هستند. همچنین اگر فعالیت‌هایی مختلف در ارتباط با تولید یک کالا را فهرست کرده و زمان شروع و پایان انجام هر کدام را تعیین کنیم، برنامه‌ریزی ما از جنس Scheduling به حساب می‌آید.
البته Scheduling لزوماً در تنظیم همه برنامه‌‌ها اتفاق نمی‌افتد و چه بسا در مورد بسیاری از واحدهای عملیاتی قابل اجرا یا مفید نیست. مثلاً ماموران آتش‌نشانی نمی‌توانند خدمات خود برای مهار آتش را به ساعات خاصی محدود کنند، یا کارگاهی که فقط بر اساس سفارش مشتریان کار می‌کند و تنوع محصولات آن بسیار زیاد است، نمی‌تواند از قبل برای انجام فعالیت‌هایی که به آن واگذار نشده زمان‌بندی کند. هر چند، همین فعالیتها نیز شامل جنبه‌های دیگری هستند که برای آن‌ها برنامه‌ریزی زمان‌بندی انجام می‌شود، مثلاً ساعت حضور کارکنان آتش‌نشانی یا ساعات حضور کارکنان واحد تولیدی اصولا مطابق زمان‌بندی مشخصی است، یا تعمیر و نگهداری تجهیزات معمولا از زمان‌بندی مشخصی پیروی می‌کند.
تفاوت میان تعیین توالی و زمان‌بندی
در درس برنامه‌ریزی و کنترل تولید چیست گفتیم که فعالیت‌های این حوزه را می‌توانیم به چهار گروه: بارگذاری، تعیین توالی، زمان‌بندی و نظارت و کنترل تقسیم کنیم. در این میان، ارتباط نزدیکی که میان دو فعالیت «تعیین توالی» و «زمان‌بندی» وجود دارد، ممکن است ما را به اشتباه بیاندازد و تصور کنیم که هر دوی آن‌ها فعالیتی مشابه و یکسان هستند.
این در حالی است که برای زمان‌بندی، تاریخ و زمان انجام فعالیتها را تعیین می‌کنیم، حال آن که برای توالی‌یابی در صدد تعیین اولویت و توالی انجام کارها هستیم و شاید تاریخ یا زمان دقیقی برای آن‌ها مقرر نکنیم. با این وجود معمولاً این دو فعالیت را توام با هم انجام می‌دهیم، یعنی ممکن است همان موقع که در حال تعیین توالی انجام فعالیتها هستیم، زمان دقیق انجام‌شان را هم تعیین کنیم. در این موارد گاه به فعالیت‌مان، یعنی انجام هم‌زمان توالی‌یابی و زمان‌بندی، Timetabling می‌گویند. گاهی هم به طور کلی همه این فعالیتها را زمان‌بندی می‌نامند و توالی‌یابی را هم جزئی از آن تصور می‌کنند.
زمان‌بندی فوروارد و بکوارد
گفتیم که برای زمان‌بندی باید زمان شروع و زمان پایان فعالیتها را مشخص کنیم. برای این کار دو رویکرد وجود دارد که یکی به یکی از آن‌ها زمان‌بندی رو به جلو و به دیگری زمان‌بندی رو به عقب می‌گویند.
زمان‌بندی رو به جلو یا Forward Scheduling یعنی انجام کار را از همان زمانی که می‌رسد (مثلا سفارش ثبت می‌شود) یا از هر زمان دیگری که مناسب می‌دانیم (مثلا یک روز بعد از ثبت سفارش)، به سمت جلو یا آینده برنامه‌ریزی کنیم. مثلاً اگر امروز سفارشی ثبت شده است که باید ۱۰ روز دیگر تحویل داده شود و انجام آن دو روز زمان می‌برد، از همین امروز یا فردا یا هر روز دیگری که مناسب می‌دانیم، کار را شروع کنیم تا دو روز بعد به پایان برسد. در واقع برای استفاده از این رویکرد، در یک نقطه زمانی می‌ایستیم و با نگاه به آینده برنامه‌ریزی می‌کنیم.
زمان‌بندی رو به عقب یا Backward Scheduling یعنی انجام کار را از زمانی که باید تحویل داده شود یا هر زمان که مناسب می‌دانیم، به سمت عقب یا زمان گذشته برنامه‌ریزی کنیم. مثلاً اگر امروز سفارشی ثبت شده که باید ۱۰ روز دیگر تحویل داده شود و انجام آن به دو روز زمان نیاز دارد، روز دهم را مبنا قرار دهیم و از این نقطه زمانی به مدت دو روز به عقب باز گردیم و روز هشتم را به عنوان زمان شروع کار تعیین کنیم.
زمان‌بندی رو به جلو معمولاً جایی کاربرد دارد که بخواهیم کارها را در اسرع وقت انجام دهیم تا بتوانیم کارهای بیشتری ظرف مدت مورد نظر انجام دهیم و اگر کار جدیدی پیش آمد، مثلا پروژه جدید گرفتیم، آمادگی پذیرش و انجام آن را داشته باشیم. مهم‌ترین مزایای این رویکرد: کاهش سریع‌تر فهرست فعالیتها و برنامه‌ریزی آسان‌تر است. ضمن این که معمولاً می‌تواند به استفاده بهینه از نیروی کار و ماشین‌آلات کمک کند. اما در نقطه مقابل استفاده از این رویکرد می‌تواند باعث ایجاد گلوگاه شود. مثل این که چند پروژه بگیریم و تلاش کنیم همه‌ی آن‌ها را در اسرع وقت انجام دهیم؛ حال آن که شاید ظرفیت تجهیزات و نفرات پاسخگوی انجام فوری این فعالیتها نباشد.
زمان‌بندی رو به عقب معمولاً زمانی استفاده می‌شود که تاریخ تحویل مشخصی وجود دارد و باید سفارش را حتماً در زمان مقرر تحویل دهیم. البته اطمینان از تحویل به موقع وقتی حاصل می‌شود که زمان انجام کار را به طور حدودی بدانیم و از عملکرد واحدهای عملیاتی مربوطه و آماده‌سازی به موقع ملزومات کار مطمئن باشیم. در شرایطی که برآورد شفافی از زمان مورد نیاز نداریم یا احتمال بروز مسائلی مثل تعطیلات ناگهانی، مرخصی کارکنان، خرابی تجهیزات، نرسیدن به موقع مواد اولیه یا قطعی برق وجود دارد، استفاده از این رویکرد ممکن است تحویل به موقع را تهدید کند یا مجبور شویم زمان بیشتری برای انجام کار در نظر بگیریم و کاهش احتمالی بهره‌وری را بپذیریم. اما در هر حال استفاده از این رویکرد باعث می‌شود که اولاً لغو سفارش مشتری یا تغییر در آن هزینه‌ی کم‌تری داشته باشد و ثانیاً استفاده از منابع و مواد به تعویق بیافتد و هزینه‌های مرتبط با آن‌ها کاهش یابد.
گرنت چارت، ابزاری برای زمان‌بندی
گرنت چارت (Grant Chart) ابزاری بصری برای مدیریت پروژه است که زمان شروع و پایان انجام کارها را با میله‌های افقی نشان می‌دهد. ضمن این که می‌توانیم میزان پیشرفت فعالیت‌های انجام شده را در آن نشان دهیم و نتایج را با زمان‌بندی مقرر شده مقایسه کنیم.
ساده‌ترین نمونه گرنت‌چارت بدین شکل رسم می‌شود که فعالیتها یا رویدادها را روی یک محور و دوره‌های زمانی مثل روزها و ماه‌ها را روی محور دیگر فهرست می‌کنیم، س‍پس نقطه شروع و پایان انجام هر کدام را به شکل میله‌ای نشان می‌دهیم.
در تصویر زیر نمونه ساده‌ای از گرنت‌چارت را مشاهده می‌کنید. میله‌های نارنجی زمان شروع و پایان هر Task را نشان می‌دهند. مثلا Task شماره دو یک بار در روز دوم شروع می‌شود و روز پنجم به پایان می‌رسد. مدتی بعد، همین Task دوباره از روز پانزدهم تا روز هفدهم انجام خواهد شد. همچنین همانطور که می‌بینیم در روز پانزدهم، سه Task شماره ۲، شماره ۳ و شماره ۴ در حال انجام هستند. ضمن این که می‌توانیم بعدا زمان واقعی انجام هر Task را نیز با میله‌های دیگر، مثلا میله‌هایی به رنگ آبی، نشان دهیم تا ببینیم چقدر با برنامه مقرر شده هم‌خوانی دارند.
گرنت چارت‌ها متناسب با پیچیدگی مسائل زمان‌بندی و تعداد فعالیتها، ممکن است شکل پیچیده‌تری داشته باشند. در تصویر زیر چارت دیکری را مشاهده می‌کنید که در آن به جای فعالیتها، فازهای مختلف یک پروژه فهرست شده‌اند. فعالیت‌های مختلفی در هر فاز باید انجام شود که فهرست نشده‌اند، اما عنوان آن‌ها روی میله‌ها درج شده است.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.