زمان‌بندی یا Scheduling در برنامه‌ریزی و کنترل تولید چیست؟

تفاوت میان تعیین توالی و زمان‌بندی

در درس برنامه‌ریزی و کنترل تولید چیست گفتیم که فعالیت‌های این حوزه را می‌توانیم به چهار گروه: بارگذاری، تعیین توالی، زمان‌بندی و نظارت و کنترل تقسیم کنیم. در این میان، ارتباط نزدیک میان «تعیین توالی» و «زمان‌بندی» می‌تواند ما را به اشتباه بیاندازد و تصور کنیم که هر دو یکسان هستند.

این در حالی است که برای زمان‌بندی، تاریخ و زمان انجام فعالیت‌ها را تعیین می‌کنیم، اما برای توالی‌یابی باید اولویت و توالی انجام کارها را تعیین کنیم. با این وجود معمولاً این دو فعالیت را توام با هم انجام می‌دهیم، یعنی ممکن است همان موقع که در حال تعیین توالی انجام فعالیت‌ها هستیم، زمان دقیق انجام‌شان را هم تعیین کنیم. در این موارد به انجام هم‌زمان توالی‌یابی و زمان‌بندی Timetabling می‌گویند، گاهی نیز توالی‌یابی را جزئی از زمان‌بندی فرض می‌کنند و به هر دوی آن‌ها زمان‌بندی می‌گویند.

زمان‌بندی فوروارد و بک‌وارد

گفتیم که برای زمان‌بندی باید زمان شروع و زمان پایان فعالیت‌ها را مشخص کنیم. برای این کار دو رویکرد وجود دارد که یکی زمان‌بندی رو به جلو و دیگری زمان‌بندی رو به عقب است.

زمان‌بندی رو به جلو یا Forward Scheduling یعنی زمان‌بندی انجام کار را از همان زمان که تعریف شده یا از هر زمان دیگری که مناسب می‌دانیم، به سمت جلو یا آینده مشخص کنیم. مثلاً اگر امروز سفارشی ثبت شده که باید ۱۰ روز دیگر تحویل داده شود و انجام آن دو روز زمان می‌برد، از همین امروز یا فردا یا هر روز دیگری که مناسب می‌دانیم، کار را شروع کنیم تا دو روز بعد به پایان برسد. در واقع برای استفاده از این رویکرد، در یک نقطه زمانی می‌ایستیم و با نگاه به آینده برنامه‌ریزی می‌کنیم.

زمان‌بندی رو به عقب یا Backward Scheduling یعنی انجام کار را از زمانی که باید تحویل داده شود یا هر زمان که مناسب می‌دانیم، به سمت عقب یا زمان گذشته برنامه‌ریزی کنیم. مثلاً اگر امروز سفارشی ثبت شده که باید ۱۰ روز دیگر تحویل داده شود و انجام آن به دو روز زمان نیاز دارد، روز دهم را مبنا قرار دهیم و از این نقطه زمانی به مدت دو روز به عقب باز گردیم و روز هشتم را به عنوان زمان شروع کار تعیین کنیم.

زمان‌بندی رو به جلو معمولاً جایی کاربرد دارد که می‌خواهیم کارها را در اسرع وقت انجام دهیم تا کارهای بیشتری ظرف مدت مورد نظر انجام دهیم و اگر کار جدیدی پیش آمد، مثلا پروژه جدید گرفتیم، فرصت بیشتری برای انجام آن داشته باشیم. مهم‌ترین مزایای این رویکرد: سبک کردن سریع‌تر فهرست فعالیت‌ها و آسان‌تر شدن برنامه‌ریزی است، ضمن این که معمولاً این رویه می‌تواند به استفاده بهینه از نیروی کار و ماشین‌آلات کمک کند. اما در نقطه مقابل استفاده از این رویکرد می‌تواند باعث ایجاد گلوگاه شود. مثل این که چند پروژه بگیریم و تلاش کنیم همه‌ی آن‌ها را در اسرع وقت انجام دهیم؛ در حالی که ظرفیت تجهیزات و نفرات پاسخگوی انجام فوری همه این فعالیت‌ها نباشد.

زمان‌بندی رو به عقب معمولاً زمانی استفاده می‌شود که تاریخ تحویل مشخصی وجود دارد و باید سفارش را حتماً در زمان مقرر تحویل دهیم. البته اطمینان از تحویل به موقع وقتی حاصل می‌شود که زمان انجام کار را به طور حدودی بدانیم و از عملکرد واحدهای عملیاتی مربوطه و آماده‌سازی به موقع ملزومات کار مطمئن باشیم. در شرایطی که برآورد شفافی از زمان مورد نیاز نداریم یا احتمال بروز مسائلی مثل تعطیلات ناگهانی، مرخصی کارکنان، خرابی تجهیزات، نرسیدن به موقع مواد اولیه یا قطعی برق وجود دارد، استفاده از این رویکرد ممکن است به تاخیر در انجام کارها یا انباشته شدن فعالیت‌ها و کاهش بهره‌وری منتهی شود. اما در هر حال استفاده از این رویکرد باعث می‌شود که اولاً لغو سفارش مشتری یا تغییر در آن هزینه‌ی کم‌تری داشته باشد و ثانیاً استفاده از منابع و مواد به تعویق بیافتد و هزینه‌های مرتبط با آن‌ها کاهش یابد.

گرنت چارت، ابزاری برای زمان‌بندی

گرنت چارت (Grant Chart) ابزاری بصری برای مدیریت پروژه است که زمان شروع و پایان انجام کارها را با میله‌های افقی نشان می‌دهد؛ بدین جهت ابزار مناسبی برای نمایش تصمیم‌های زمان‌بندی است. ضمن این که می‌توانیم میزان پیشرفت فعالیت‌های انجام شده را در آن نشان دهیم و نتایج را با زمان‌بندی مقرر شده مقایسه کنیم.

ساده‌ترین نمونه گرنت‌چارت بدین شکل رسم می‌شود که روی محور عمودی فعالیت‌ها یا رویدادها و روی محور افقی دوره‌های زمانی مثل روزها و ماه‌ها را فهرست می‌کنیم، س‍پس نقطه شروع و پایان انجام هر کدام را به شکل میله افقی نشان می‌دهیم.

در تصویر زیر نمونه ساده‌ای از گرنت‌چارت را مشاهده می‌کنید‌. میله‌های نارنجی زمان شروع و پایان هر Task را نشان می‌دهند‌. مثلا فعالیت شماره دو یک بار در روز دوم شروع می‌شود و روز پنجم به پایان می‌رسد. مدتی بعد، همین فعالیت از روز پانزدهم تا روز هفدهم انجام می‌شود. همانطور که می‌بینیم در روز پانزدهم، سه فعالیت شماره ۲، شماره ۳ و شماره ۴ انجام خواهند شد. ضمن این که می‌توانیم بعدا زمان واقعی انجام هر Task را نیز با میله‌های دیگر، مثلا میله‌هایی به رنگ آبی، نشان دهیم تا ببینیم چقدر با برنامه مقرر شده هم‌خوانی دارند.

گرنت چارت‌ها متناسب با پیچیدگی مسائل زمان‌بندی و تعداد فعالیت‌ها، ممکن است شکل پیچیده‌تری داشته باشند. در تصویر زیر چارت دیگری را مشاهده می‌کنید که در آن به جای فعالیت‌ها، فازهای مختلف یک پروژه فهرست شده‌اند. فعالیت‌های مختلفی در هر فاز باید انجام شود که فهرست نشده‌اند، اما عنوان آن‌ها روی میله‌ها درج شده است‌.