آداب و ملاحظات نوشتن برای فعالان کسب‌وکار

ملاحظات مشترک در مورد تمام نوشته‌ها

جلوتر توضیح خواهیم داد که از نوشته‌های متفاوتی در مراودات حرفه‌ای استفاده می‌شود و هر کدام ملاحظات خاصی دارند. اما در کنار این ملاحظات اختصاصی، بعضی قواعد و آداب کلی باید در همه نوشته‌ها رعایت شوند که در ادامه به مهم‌ترین آن‌ها اشاره خواهیم کرد.

۱- لحن نوشته را باید متناسب با نوع نوشته و مخاطب آن انتخاب کنیم. مثلاً به عنوان کارشناس نباید در نامه‌نگاری با مدیر مجموعه از «به اطلاع می‌رسانم» استفاده کنیم، بلکه صحیح آن «به استحضار می‌رسانم» است. اگر در مکاتبه با شخص هم‌مرتبه از «به استحضار می‌رسانم» استفاده کنیم، تواضع بی‌جا است و «به آگاهی می‌رسانم» مناسب‌تر است. از سوی دیگر لحن آمرانه در ارتباط با مقام سازمانی بالاتر یا هم‌مرتبه خلاف اصول حرفه‌ای است و نباید خطاب به آن‌ها بنویسیم: «نقشه‌ها رؤیت و نتیجه اطلاع‌رسانی شود». همچنین تا پایان نوشته باید لحن‌مان ثابت باشد، یعنی این عبارت نامناسب است: «به استحضار می‌رسانم که فعالیت‌هایتان با بی‌دقتی تمام انجام شده و قابل پذیرش نیست». زیرا «به استحضار می‌رساند» در جایی مناسب است که مخاطب‌مان جایگاه سازمانی بالاتری داشته باشد، اما «فعالیت‌ها با بی‌دقتی انجام شده» زمانی قابل استفاده است که جایگاه سازمانی مخاطب پایین‌تر از ما باشد.

۲- نوشته را می‌توانیم از نگاه اول شخص، دوم شخص یا سوم شخص بنویسیم. برای هر نوشته، ابتدا باید ببینیم کدام زاویه‌ی دید مناسب‌تر است و همه‌ی نوشته را مطابق آن می‌نویسیم. مثلاً‌ نباید بنویسیم: «به استحضار می‌رساند که دانشجوی مکانیک هستم»، چون «به استحضار می‌رساند» از نگاه سوم شخص و «دانشجوی مکانیک هستم» از نگاه اول شخص است. عبارت درست این است: «به استحضار می‌رسانم که دانشجوی مکانیک هستم». نگاه دوم شخص کم‌تر رایج است و باید در استفاده از آن احتیاط کنیم تا با لحن نوشته‌مان هماهنگ باشد، مثلاً «باید مراقب باشید که تمام استانداردها را رعایت کنید» یا «مسئولیت تمام امور حقوقی به عهده‌ شما است» دوم شخص هستند و در بسیاری از نامه‌ها نمی‌توانیم از این لحن استفاده کنیم.

۳- نوشته‌ها را باید مختصر، ساده و شفاف و عاری از مقدمه‌چینی، درازنویسی و کلمات نامأنوس بنویسیم. در گذشته‌های نه چندان دور، مراودات رسمی و اداری در کشورمان عرصه‌ای برای هنرنمایی نویسندگان بود، اما امروزه حجم مراودات زیاد است و خواننده فرصت دست و پنجه نرم کردن با جملات ادبی و پیچیده ندارد. بنابراین نباید بنویسیم: «مزید امتنان است، چنان چه مساعدتی فرمائید تا مقدمات تأدیه مطالبات معوقه‌ی اینجانب در خصوص برج‌های هفت و هشت، مهر و آبان، با لحاظ تأخیر از مبدأ سر رسید فراهم شود». بلکه باید بنویسیم: «با توجه به این که دستمزد ماه‌های مهر و آبان را دریافت نکرده‌ام، لطفاً جهت پرداخت اصل دستمزد و دیرکرد آن اقدام کنید».

۴- باید هر نوشته را چندین بار بازبینی و اصلاح کنیم تا بدون اشکال نگارشی و با لحنی مناسب و ثابت، پیام مورد نظر را به کامل‌ترین و شفاف‌ترین شکل ممکن منتقل کند.

۵- در نوشته‌های رسمی یا تجاری (ولو غیر رسمی) نباید شوخی کنیم، کنایه بزنیم یا از عبارات کوچه‌بازاری استفاده کنیم. مثلاً نباید بنویسیم: «با این وضعیت، گاومان زاییده است» یا «در ماه گذشته بازار را قبضه کردیم».

۶- نباید با استفاده از سه نقطه، کلامی را ناگفته بگذاریم یا برای ابراز احساسات و نظرات، چند علامت سؤال یا تعجب را قطار کنیم. مثلاً عبارات «ای کاش…» یا «از شرکت شما انتظار بیشتری داشتیم!!» یا «چطور می‌توانید نسبت به ایفای تعهدات‌ بی‌تفاوت باشید؟؟؟!» اشتباه هستند.

۷- نباید از زبان محاوره استفاده کنیم، مثلاً نباید بنویسیم: «اگر امر بفرمایین، انجام می شود» یا «گزارشو به آقای اکبری ارسال کردم».

۸- نباید قسم بخوریم. مثلاً نباید بنویسیم: «والله که اطلاعات ما بیش از شما نبوده است» یا «خداوند را شاهد می‌گیرم که در جهت تأمین منافع شما از هیچ تلاشی فروگذار نکردیم».

۹- نباید بی‌علت و دائماً تشکر، خواهش یا عذرخواهی کنیم. مثلاً نباید بنویسیم: «ضمن عذرخواهی بابت ارسال نامه و سپاس از وقتی که صرف مطالعه می‌کنید، لطفاً دلیل ارسال نشدن سفارشات ماه اخیر به کارخانه الف را بررسی کنید. با توجه به خسارات احتمالی، خواهشمندم موضوع خارج از نوبت پیگیری شود. پیشاپیش از مساعدت شما سپاسگزارم و اگر مقدور است، لطفاً نتیجه را با تلفن به اطلاع برسانید». این درخواست را می‌توانیم چنین طرح کنیم: «با توجه به این که سفارشات ماه اخیر ارسال نشده‌اند، لطفاً موضوع را پیگیری فرمائید و در صورت امکان، نتیجه را با تلفن اطلاع دهید. سپاسگزارم».

۱۰- نباید نوشته‌مان حاوی عبارات مجرمانه باشد (مثل توهین، تهدید، افتراء، افشای اسرار و نشر اکاذیب) یا طوری بنویسیم که دال بر انجام اقدامات مجرمانه یا متخلفانه باشد. اگر بنویسیم «کار آقای الف مصداقی از کلاهبرداری است» می‌تواند مصداقی از جرم افتراء باشد. همچنین عبارات «در حال مذاکره با مأمور مالیات هستیم تا بخشی از سود را نادیده بگیرد» یا «با وجود ورشکستگی، در تلاش برای فروختن بخشی از دارایی‌ شرکت هستیم» می‌توانند بیانگر اعمال مجرمانه باشند و علیه ما استفاده شوند. این در حالی است که شاید اساساً برداشت‌مان اشتباه بوده یا صرفاً بزرگ‌نمایی کرده باشیم.

۱۱- حتی‌المقدور نباید از افعال منفی استفاده کنیم. یک نوشته‌ی خوب باید تأثیرگذار باشد و پرهیز از افعال منفی، نوشته را تأثیرگذارتر می‌کند. مثلاً نباید بنویسیم: «لطفاً ارسال گزارش را از یاد نبرید» یا « با اعمال‌تان جو روانی شرکت را به هم نریزید». بلکه بهتر است بنویسیم: «لطفاً گزارش را ارسال کنید» یا «برای حفظ آرامش شرکت تلاش کنید».

۱۲- بهتر است انتقادات تند را به صورت حضوری و غیرمکتوب طرح کنیم. مثلاً اگر می‌خواهیم از رفتار بی‌ادبانه، پوشش نامناسب یا کم‌کاری رئیس‌مان انتقاد کنیم، حدأقل فایده‌ی انتقاد حضوری این است که منشی دبیرخانه، مسئول سیستم اتوماسیون و رئیس دفتر از آن مطلع نمی‌شوند. حرف‌ها ساده‌تر از نوشته‌ها فراموش می‌شوند و رفع سوء تفاهم و کدورت با گفتمان آسان‌تر از نوشتار است.

۱۳- در هر سازمان، فرمت استانداردی برای نامه‌ها و یادداشت‌ها وجود دارد. مثلاً یک سربرگ و پاورقی مشخص برای کاغذهای نامه و  فونت و اندازه‌ی مشخصی بری تنظیم متن اصلی تعیین می‌کنند. وقتی به نمایندگی از سازمان یا به واسطه‌ی کار در سازمان، نوشته‌ای را می‌نویسیم باید از فرمت استاندارد آن سازمان احترام بگذاریم.

۱۴- برای مکاتبات رسمی و اداری باید از کاغذ با کیفیت و دو رو سفید استفاده کنیم. در ایران معمولاً برای یادداشت‌های اداری کوتاه و فاقد سربرگ از کاغذ A6 و برای نامه‌های کمتر از ۵ خط از کاغذ A5 و برای نامه‌های طولانی‌تر از کاغذ A4 استفاده می‌کنیم. در بعضی کشورهای دیگر، کاغذی با ابعاد ۲۱۵٫۹ در ۲۷۹٫۴ میلیمتر یا تقریباً ۸٫۵ در ۱۱ اینج وجود دارد که نزدیک به A4 است و برای نامه‌نگاری معمولاً به جای کاغذ A4 از آن استفاده می‌کنند. در نرم‌افزار Word به طور پیش‌فرض همین کاغذ برای نامه‌نگاری پیشنهاد می‌شود. در هر صورت، صرفنظر از این ارقام، اولاً باید از کاغذهای استاندارد (در ایران A4 و A5 و A6) استفاده کنیم تا بایگانی نوشته‌ها با مشکل روبه‌رو نشود، ثانیاً باید کاغذ را طوری انتخاب کنیم که با حجم محتوا هم‌خوانی داشته باشد، مثلاً کاغذ A4 برای نوشتن یک نامه دو خطی کافی نیست.

۱۵- فونتی که استفاده می‌کنیم نباید نامتعارف باشد. فونت‌هایی مثل لوتوس، نازنین، زر و میترا در فارسی و فونت‌هایی مثل Times New Roman، Arial، Century و Verdana در انگلیسی، استاندارد و رسمی به شمار می‌روند. در بدنه‌ی اصلی نوشته‌های فارسی، معمولاً اندازه‌ی فونت‌های فارسی را ۱۳ و اندازه‌ی فونت‌های انگلیسی را ۱۰٫۵ یا ۱۱ تنظیم می‌کنیم. در بدنه اصلی نوشته‌های انگلیسی، معمولاً اندازه‌ی فونت‌ها را بین ۱۲ الی ۱۴ تنظیم می‌کنیم. لازم نیست فونتی که برای نوشته‌‌های اصلی انتخاب می‌کنیم با فونتی که برای نوشته‌های سربرگ یا پاورفی استفاده شده یکسان باشد، اما جهت منظم‌‌تر و شکیل‌تر شدن نوشته باید حتی‌المقدور از فونت‌های هماهنگ استفاده کنیم. مثلاً فونت‌های نازنین و لوتوس، هماهنگی زیادی دارند.

ملاحظات اختصاصی برای نوشتن مکتوبات رسمی و تجاری

بدون آن که در صدد تقسیم‌بندی باشیم، رایج‌ترین نوشته‌های تجاری را می‌توانیم نامه‌ها، دعوت‌نامه‌ها، یادداشت‌ها، اطلاعیه‌ها، تشکر‌ها و تبریک‌ها بدانیم. هر چند نوشته‌ها به این موارد خلاصه نمی‌شوند و آگهی‌های تبلیغاتی، بروشورها، کارت‌های ویزیت، فاکتورهای فروش و گزارش‌ها، مصادیق دیگر آن هستند. نگارش هر یک از این موارد، نکات و ملاحظات خاصی دارد که اغلب مفصل هستند و باید جداگانه بررسی شوند. مثلاً کتاب‌های زیادی برای آموزش کپی‌رایتینگ، گزارش‌نویسی، نامه‌نگاری یا طراحی بروشور ارائه شده است. اما هدف از این درس آموزش نگارش نیست، بلکه می‌خواهیم با آداب آن آشنا شویم. به عبارتی، فرض این است که اصول اولیه‌ نگارش را می‌دانیم و می‌خواهیم با یادگیری ملاحظات، حرفه‌ای‌تر بنویسیم. بدین منظور مهم‌ترین انواع نوشته‌های تجاری و ملاحظات اختصاصی‌‌شان را توضیح خواهیم داد.

نامه‌های تجاری

نامه‌های تجاری، نوشته‌هایی هستند که از آن‌ها در ارتباط رسمی با مشتریان، شرکت‌ها، سهام‌داران، سرمایه‌گذاران و امثالهم برای انتقال اطلاعات، دستور دادن یا درخواست کردن استفاده می‌شود. بدیهی است که مطابق ملاحظات مشترکی که در بخش قبل گفتیم، این نوشته‌ها باید مختصر، صریح، شفاف، ساده و دقیق باشند.

با توجه به رسمی بودن نامه‌های تجاری، باید به استانداردهای رایج پایبند باشیم و جزئیات نامه را مطابق آن‌ها تنظیم کنیم. در ادامه، اجزای استاندارد نامه‌های تجاری و اداری را توضیح می‌دهیم.

معمولاً در بالای نامه‌های تجاری و اداری، قسمتی با عنوان «سربرگ» وجود دارد. در سمت راست سربرگ، لوگو یا علامت کسب‌وکار قرار می‌گیرد و نام سازمان زیر آن درج می‌شود. در سمت چپ سربرگ، «تاریخ» و «شماره» و «پیوست» به ترتیب از بالا به پایین قرار می‌گیرند. تاریخ شامل روز، ماه و سال است که به صورت عددی وارد می‌کنیم. شماره نامه معمولاً توسط واحد دبیرخانه تعیین، و روی نامه درج می‌شود. با توجه به این که امروزه اکثر سازمان‌ها از سیستم‌های اتوماسیون برای نامه‌نگاری استفاده می‌کنند، معمولاً شماره نامه به صورت خودکار در فیلد مربوطه وارد می‌شود. اگر چیز اضافه‌ای مثل نقشه‌های فنی، مدارک حقوقی، گزارش، فلش یا سی‌دی همراه نامه ارسال می‌کنیم، باید در قسمت پیوست اشاره کنیم و در غیر این صورت، کلمه‌ «ندارد» یا علامت منفی «-» وارد می‌کنیم. رایج است که گاهی به جای فهرست کردن ضمائم، فقط کلمه «دارد» را می‌نویسند و به جزئیات اشاره نمی‌کنند. همچنین گاهی ضمائم در بخش پایانی نامه و بعد از متن اصلی فهرست می‌شوند.

دقیقاً بعد از سربرگ، اشاره به اسم پروردگار با عباراتی مثل «بسمه تعالی»، «باسمه تعالی» یا «به نام خدا» در میانه‌ی صفحه قرار می‌گیرد.

کمی پایین‌تر «گیرنده»، «سمت گیرنده» و «موضوع» به ترتیب درج می‌شوند. حسب مورد، گاهی اشاره به این موارد ضرورتی ندارد و حتی ممکن است به هیچ کدام اشاره نکنیم.

بعد از عناوین بالا، جمله‌ی تهنیت (Greeting) یا همان سلام کردن درج می‌شود. در این قسمت می‌توانیم از عباراتی مثل «با سلام»، «سلام‌علیکم» یا «با سلام و احترام» استفاده کنیم. می‌توانیم بعد از عبارت تهنیت از علامت نگارش «؛» استفاده کنیم، مثلاً بنویسیم: «با سلام و احترام؛» یا از هیچ علامتی استفاده نکنیم و بنویسیم: «با سلام و احترام».

یک خط پایین‌تر از جمله‌ی تهنیت، متن اصلی یا اصطلاحاً بدنه (Body) قرار می‌گیرد. اگر نامه مبتنی بر پیشینه، سند یا اتفاق خاصی است باید در شروع متن اصلی به آن استناد کنیم. مثلاً اگر نامه در پاسخ به نامه‌ی دیگری است، می‌نویسیم: «پیرو نامه‌ی ۱۲۴۲/۲۱». برای مکاتبه در مورد یک آگهی استخدام می‌نویسیم: «با عنایت بر آگهی…». اگر قبلاً دستوری زیر نامه‌ی دیگر صادر شده باشد، برای استناد به آن می‌نویسیم: «پیرو هامش مندرج در نامه‌ی شماره….». اگر قبلاً دستوری به صورت شفاهی ابلاغ شده است، می‌نویسیم: «متعاقب دستور شفاهی….».

متن اصلی نامه را می‌توانیم در یک یا چند پاراگراف بنویسیم، اما حتی‌المقدور نباید نامه از یک صفحه تجاوز کند. همانطور که بالاتر اشاره کردم، اگر حجم مطالب زیاد است به جای کاغذ A5 از کاغذ بزرگ‌تر ۸٫۵ در ۱۱ اینچ یا کاغذ A4 (که دقیقاً دو برابر A5 است) استفاده می‌کنیم.

گاهی در نامه‌های فارسی، اولین کلمه از اولین خط هر پاراگراف را با تو رفتگی و فاصله‌ی بیشتر از لبه‌ راست کاغذ می‌نویسند تا از پاراگراف‌های دیگر متمایز شود. این شیوه رایج نیست و خوانش نامه را دشوار می‌کند، برای همین بین پاراگراف‌ها یک خط خالی می‌گذاریم یا نرم‌افزار را طوری تنظیم می‌کنیم که به صورت خودکار فاصله بیشتری بین پاراگراف‌ها اعمال شود.

معمولاً بعد از متن اصلی، یک پایان‌بندی برای تشکر کردن، اعلام امیدواری، تأکید بر ارزش‌های مشترک و امثالهم درج می‌شود. در مورد این که پایان‌بندی چه باشد و چگونه نوشته شود، رویه‌ی دقیقی وجود ندارد. مثلاً یک حالت این است که یک خط بالاتر از اسم و امضا، عبارتی مثل «با احترام» یا «با تقدیم احترام» یا «با سپاس» درج کنیم.

همچنین می‌توانیم عبارت پایان‌بندی را در ادامه‌ی متن بدنه (مخصوصاً در نامه‌های کوتاه) یا یک خط پایین‌تر از آن (مخصوصاً در نامه‌‌های طولانی) بنویسیم.

بعد از پایان‌بندی، امضای فرستنده (یا فرستندگان) و تأییدکننده (یا تأییدکنندگان) به همراه اسم آن‌ها درج می‌شود. مثلاً ممکن است به عنوان کارشناس طراحی، نامه‌ «درخواست مرخصی بدون حقوق» را خطاب به مدیر منابع انسانی بنویسیم و علاوه بر خودمان، مدیر گروه طراحی آن را امضا کند تا موافقت او به صورت ضمنی ابزار شود. برای نوشتن اسم خودمان نباید از القابی مثل آقا و خانم استفاده کنیم. مثلاً نباید اسم خودمان را «آقای سعیدی» یا «سرکار خانم بهرامی» بنویسیم. اما درج القابی مثل «مهندس» و «دکتر» یا درج سمت سازمانی صحیح است و می‌توانیم اسم خودمان را «مهندس سعیدی» یا «دکتر بهرامی» بنویسیم و به سمت خود مثل «کارشناس طراحی» یا «مدیر فروش» اشاره کنیم.

بعد از محل درج اسم و امضا، اگر قرار است نسخه‌ای از نامه به سایرین ارسال شود، باید اسامی آن‌ها را جلوی کلمه‌ی «رونوشت» یا یک خط پایین‌تر از آن فهرست کنیم.

معمولاً در نامه‌های اداری علاوه بر سربرگ، پاورقی هم وجود دارد و اطلاعات ارتباطی سازمان مثل شماره تماس، نمابر، آدرس، ایمیل یا وبسایت در آن درج می‌شوند. قاعده‌ی خاصی در مورد نوع و چیدمان مندرجات پاورقی وجود ندارد.

از ترکیب این جزئیات، نامه‌ای رسمی و استاندارد شکل می‌گیرد که تصویر آن را در زیر درج شده است.

یادداشت یا نامه غیررسمی

یادداشت‌ها، نوشته‌های مختصر و ساده‌ای هستند که رسمیت آن‌ها از نامه‌ها کم‌تر است و میان کسانی مبادله می‌شود که ارتباط نسبتاً صمیمانه یا محکمی دارند. مثلاً کارشناس بخش خدمات رایانه‌ای ممکن است طی یک یادداشت به همکار خود اعلام کند که حساب کاربری او فعال شده است یا یکی از کارکنان، آخرین وضعیت پروژه را به صورت غیررسمی از طریق یادداشت به مدیر خود اطلاع‌رسانی کند. همچنین شاید مدیر عامل طی یادداشتی به تأمین‌کنندگان توصیه کند که آخرین بخش‌نامه مالیاتی را جدی بگیرند یا به مشاور حقوقی اطلاع دهد که جهت دریافت ابلاغیه به دفتر مراجعه کند.

برای نوشتن یادداشت لازم نیست از عبارت تهنیت و پایان‌بندی استفاده کنیم، اما معمولاً اسم دریافت‌کننده و خودمان را می‌نویسیم و زیر یادداشت را امضا می‌کنیم. همچنین نوشتن «موضوع» ضروری نیست، اما درج آن بهتر است. معمولاً در بسیاری از سازمان‌ها روی یادداشت‌ها از عبارات «به» و «از» استفاده می‌کنند، مثلاً می‌نویسند «به: واحد فروش» و «از: واحد مدیریت مالی» یا «به: مدیریت واحد فروش» و «از: مدیر مالی».

دعوت‌نامه

دعوت‌های دوستانه و عادی معمولاً به صورت تلفنی یا توسط پیام‌رسان‌های دیجیتال یا شبکه‌های اجتماعی انجام می‌شوند، اما برای رویدادهای بزرگ یا ارتباطات رسمی باید از دعوتنامه‌های کتبی استفاده کنیم. دعوت‌نامه باید شامل تمام اطلاعات مهمی باشد که دعوت‌شونده برای تصمیم‌گیری راجع به حضور یا عدم حضور نیاز دارد. بنابراین باید نام میزبان، ماهیت رویداد و محل و زمان آن را درج کنیم. اگر در رویداد مورد نظر فعالیت خاصی انجام می‌شود، مثلاً قرار است همه چند دقیقه صحبت کنند یا پذیرایی ویژه‌ای انجام ‌شود، باید در دعوت‌نامه اطلاع‌رسانی کنیم.

معمولاً به عنوان میزبان باید تعداد تقریبی مهمانان را بدانیم تا برنامه‌ریزی دقیق‌تری انجام دهیم. از این رو می‌توانیم در دعوتنامه راهی پیشنهاد کنیم تا مدعوین در مهلت مقرر، حضور یا عدم حضورشان را اعلام کنند. مثلاً می‌توانیم از مدعوین بخواهیم که طی دو هفته با مراجعه به وبسایت یا با ارسال پیامک یا ایمیل، تمایل خود برای حضور را به اطلاع برسانند.

نباید در دعوتنامه رسمی، محتوای تبلیغاتی قرار دهیم. به عنوان مثال، درج عبارت «غرفه‌ها را ببین، ۲۰۶ ببر!» در دعوتنامه، حاوی این پیام ضمنی است که احتمالاً مخاطب با دیدن آن ترغیب می‌شود و دعوت‌نامه را می‌پذیرد. بنابراین با این که حمایت تبلیغاتی از یک رویداد کاملاً متداول و رایج است، اما دعوت‌نامه جای مناسبی برای آن نیست. البته تبلیغات در دعوتنامه‌های عمومی و غیررسمی مانعی ندارد.

در مواردی که برای ما دعوت‌نامه ارسال می‌کنند، اگر روش و مهلت اعلام حضور مشخص شده باشد، باید مطابق آن عمل کنیم. در غیر این صورت قاعده‌ی کلی این است که حضور یا عدم حضور خود را ظرف یک هفته و به همان روشی که ما را دعوت کرده‌اند، اعلام کنیم. مثلاً اگر دعوت تلفنی بوده است، تمایل خود برای حضور را با تلفن اعلام می‌کنیم و اگر دعوتنامه با ایمیل ارسال شده، حضورمان را با ایمیل اطلاع می‌دهیم. البته در مورد بسیاری از دعوتنامه‌های عمومی و غیر رسمی، نیازی به اعلام حضور و پاسخ دادن نیست.

یادداشت تشکر

یادداشت‌های تشکر بعد از دعوت شدن به یک مراسم، دریافت هدیه یا سایر اقدامات قابل توجه دیگران، ظرف مدتی متعارف و معقول ارسال می‌شوند. یادداشت‌های تشکر معمولاً در حد دو الی سه خط هستند و به یک پاراگراف خلاصه می‌شوند، بنابراین فضای مناسبی برای مباحث طولانی و مفصل نیستند. اما از طرفی یادداشت تشکر باید فراتر از عباراتی مثل «از همراهی‌تان سپاسگزارم» یا «از کتاب خوبی که هدیه دادید سپاسگزارم» باشد. مثلاً اگر می‌خواهیم از شخصی بابت همکاری در یک پروژه‌ی موفق قدردانی کنیم، می‌توانیم در یادداشت تشکر به یکی از اقدامات مؤثر یا تجربیات مفید و مشترک‌مان اشاره کنیم یا در قدردانی بابت دریافت هدیه، می‌توانیم توضیح دهیم که چگونه قرار است از هدیه استفاده کنیم.

یادداشت تبریک

یادداشت‌های تبریک، نوشته‌های کوتاه و ساده‌ای هستند که به مناسبت موفقیت‌ها و دستاوردهای دیگران به آن‌ها ارسال می‌شود. در یادداشت‌های تبریک نباید تمام نوشته را به یک تبریک معمولی خلاصه کنیم؛ بلکه علاوه بر آن باید به نکته‌ی دیگری مثل شایستگی شخص مورد نظر یا اهمیت دستاوردها و موفقیت‌هایش اشاره کنیم. ضمناً یادداشت تشکر زمانی مناسب است که موفقیت بزرگ یا دستاورد قابل توجهی وجود داشته باشد و در موارد معمولی، تبریک حضوری، تلفنی یا فرستادن پیامک کافی است.

اطلاعیه

اطلاعیه برای مخابره‌ی اطلاعات مهم با کارکنان، مشتریان، رسانه‌ها، سهام‌داران، شریکان و عموم افراد است. مثلاً آگهی جلسه‌ی مجمع عمومی، تشکیل شرکت، برگزاری یک رویداد، تغییر آدرس‌های تلفن، افزایش حقوق کارکنان، استخدام کارکنان جدید یا اتمام پروژه نمونه‌هایی از اطلاعیه هستند. اطلاعیه‌ها را معمولاً با لحن رسمی می‌نویسیم و پیام اصلی را  مستقیم، صریح و در چهارچوب یک هدف کاملاً مشخص ارائه می‌کنیم. اطلاعیه را باید متناسب با مخاطبان مورد نظرمان بنویسیم، مثلاً اطلاعیه‌ای که خطاب به متخصصان است، نباید ساده و ابتدایی بنویسیم و اطلاعیه‌‌ای که برای عموم افراد است، نباید فنی و پیچیده باشد.