تعیین توالی یا Sequencing در برنامه‌ریزی و کنترل تولید چیست؟

قواعد تعیین توالی

برای تعیین توالی معمولاً از قواعد یا سیاست‌های مشخصی پیروی می‌کنیم. البته گاه شاید بنا به شرایط خاصی که اتفاق افتاده از قواعد چشم‌پوشی کنیم و ترتیب انجام کارها را تغییر دهیم. به عبارتی قواعدی که برای تعیین توالی تنظیم می‌کنیم، سیاست کلی ما را نشان می‌دهند اما لزوما به آن‌ها پایبند نمی‌مانیم و اگر لازم باشد، ترتیب دیگری اتخاذ می‌کنیم.

اصولاً وضع کردن قواعد اولویت‌بندی موقعی به کار می‌آید که گزینه‌های مختلفی وجود داشته باشد و بخواهیم بعضی از آن‌ها را مقدم بشماریم. اما خیلی اوقات محدودیت‌ها یا موانعی برای توالی کارها هست که مجبوریم از آن‌ها پیروی کنیم و اولویت‌بندی مقدور نیست. مثلاً برای این که دو قطعه را کنار هم مونتاژ کنیم، اول آن‌ها را کنار هم قرار می‌دهیم و بعد پیچ‌ها را می‌بندیم. در این مورد نمی‌توانیم توالی را به هم بزنیم و مقرر کنیم: اول پیچ‌ها سفت شوند و بعداً قطعات کنار هم قرار بگیرند. به همین شکل در فرایند تولید دارو، ممکن است مجبور باشیم ابتدا بعضی مواد را به ترکیب اضافه کرده و بعد مواد دیگر را اضافه کنیم. لذا برای تعیین توالی قبل از این که به دنبال وضع قواعد اولویت‌بندی باشیم، ابتدا باید محدودیت‌ها و موانع را لحاظ کنیم. اما وقتی دو یا چند گزینه در دسترس است، از قوانین توالی یابی استفاده می‌کنیم تا تصمیم بگیریم کدام را در اولویت قرار دهیم.

گفتنی است قواعد اولویت‌بندی فقط ناظر به بعضی پارامترهای خاص هستند و به ندرت بهترین گزینه را معرفی می‌کنند. اگر در صدد یافتن بهترین توالی و ترتیب برای انجام کارها باشیم، لازم است متناسب با هدف، ارزیابی‌های دقیق انجام دهیم و به قواعد بسنده نکنیم. برای مثال اگر هدف‌مان کاهش هزینه‌ها باشد، باید هزینه‌های مربوط به تمام ترتیب‌های مختلف را محاسبه و مقایسه کنیم تا بهترین ترتیب انجام فعالیت‌ها را بیابیم. اما با توجه به زمان‌بر و گاه پیچیده بودن ارزیابی دقیق، بسیاری اوقات ترجیح می‌دهیم که از قواعد ساده اولویت‌بندی استفاده کنیم.

در ادامه بعضی از مهم‌ترین قواعد تعیین توالی را بررسی خواهیم کرد. همه این قواعد می‌توانند در جای خود مفید باشند و انتخاب آن‌ها به انتظارات‌مان بستگی دارد. در واقع قواعد تعیین توالی را باید متناسب با اهداف‌مان از عملیات، مثل: ایجاد اعتماد در مشتریان، کاهش هزینه‌ها، افزایش کیفیت یا افزایش سرعت تولید تعیین کنیم.

اولویت قرار دادن امور مربوط به مشتریان خاص

یکی از قواعد این است که ابتدا مشتریان را اولویت‌بندی کنیم، سپس کارهایی که در ارتباط با مشتریان خاص است را زودتر انجام دهیم. مثال مشهود، بیمارستان‌ها هستند که پذیرش بیماران اورژانسی را در اولویت قرار می‌دهند، یا بانک‌هایی که بعضی از مشتریان مهم خود را خارج از نوبت پذیرش می‌کنند. البته اعمال این قاعده در خیلی از واحدهای عملیاتی موجب افزایش نارضایتی مشتریان و به خطر افتادن جایگاه رقابتی می‌شود. مثلاً پزشکی که همیشه تعداد زیادی بیمار را معطل نگه می‌دارد تا بیماران قدیمی را ویزیت کند، یا فروشنده‌ای که سفارش بخشی از مشتریان را دیر تحویل می‌دهد تا سفارش مشتریان مهم‌تر را تحویل دهد، یا رستورانی که غذای مجردها را دیرتر سرو می‌کند، بخشی از مشتریان خود را از دست خواهند داد.

اولویت بر اساس تاریخ

در مواردی که مشتریان ابتدا سفارش خود را ثبت می‌کنند و محصول یا خدمت با وقفه به آن‌ها عرضه می‌شود، تعیین توالی می‌تواند بر اساس تاریخ ثبت سفارش باشد. در این حالت صرفنظر از نوع عملیات، مشخصات مشتری یا حتی هزینه‌های ناشی از تاخیر در انجام کارها، اصولاً ابتدا به سفارشی پاسخ می‌دهیم که زودتر ثبت شده است.

این قاعده معمولاً عادلانه‌ترین حالت ممکن را رقم می‌زند، اما لزوماً منتهی به استفاده بهینه از منابع، کاهش هزینه‌ها و دستیابی به حداکثر سود نمی‌شود. ضمن این که شاید استفاده از آن باعث شود که به تقاضای کم‌تری پاسخ دهیم و سطح رضایت مشتریان کاهش یابد. اما در مواردی که خدمات استاندارد و تقریباً مشابهی توسط واحد عملیاتی ارائه می‌شود، مثل یک باجه بانک که فقط برای افتتاح حساب است و کار دیگری نمی‌کند، اعمال این قاعده می‌تواند مناسب باشد.

به نظر می‌رسد اگر بخواهیم چنین قاعده‌ای را مبنا قرار دهیم، بهتر است مواردی را به عنوان استثنا به رسمیت بشناسیم. مثلاً تاریخ رسیدگی به دعاوی در دادگاه‌ها به ترتیب تاریخ ثبت دادخواست است، اما به بعضی پرونده‌ها خارج از نوبت رسیدگی می‌شود. یک فروشنده لوازم خانگی نیز ممکن است سفارش‌ها را به ترتیب تاریخ تحویل دهد، اما این قاعده را در مورد مشتریانی که عجله دارند یا پول بیشتری می‌پردازند، رعایت نکند.

اولویت با آخرین ورودی (LIFO)

مطابق این قاعده، آخرین ورودی سیستم را اولویت قرار می‌دهیم. برای مثال شاید دیده باشید که گاه محصولی به فروش می‌رسد، متقاضیان قیمت می‌دهند و نهایتاً محصول به آخرین نفری که بالاترین قیمت را پیشنهاد داده عرضه می‌شود. در این مورد، سفارشی در اولویت قرار می‌گیرد که آخر ثبت شده است، به این قاعده اصطلاحاً Last In, First Out یا به اختصار LIFO می‌گویند.

اولویت با اولین ورودی (FIFO)

این قاعده شبیه اولویت‌بندی بر اساس تاریخ است، اما گاه که تاریخ مشخصی وجود ندارد یا عملیات باید مقارن با سفارش انجام شود، می‌توانیم ترتیب ورود را مبنا قرار دهیم. مثلاً در فرودگاه، افراد به ترتیب در صف گذرنامه قرار می‌گیرند و هر کسی به باجه برسد، رسیدگی به پرونده او در اولویت قرار می‌گیرد. همچنین در مترو، هر کسی به گیت تحویل بلیط می‌رسد در اولویت قرار می‌گیرد. به این قاعده First In, First Out یا به اختصار FIFO می‌گویند.

اولویت با کاری که انجام آن به زمان بیشتری نیاز دارد (LOT)

توالی فعالیت‌ها می‌تواند بر اساس زمان مورد نیاز از زیاد به کم تعیین شود. در این حالت، فعالیتی را در اولویت قرار می‌دهیم که انجام آن به زمان بیشتری نیاز دارد و این ترتیب را در مورد سایر فعالیت‌ها نیز اعمال می‌کنیم. مثلاً اگر می‌خواهیم از یک دستگاه برای تولید چند محصول مختلف استفاده کنیم، ابتدا محصولی را تولید می‌کنیم که به زمان بیشتری نیاز دارد. یا اگر می‌خواهیم بیماران مختلف را ویزیت کنیم، ابتدا افرادی را پذیرش می‌کنیم که رسیدگی به آن‌ها به زمان بیشتری نیاز دارد. معمولاً از این قاعده در شرایطی استفاده می‌کنیم که هزینه‌ی انتظار برای مشتریان قابل توجه نباشد، چرا که در غیر این صورت ممکن است نارضایتی زیادی به همراه داشته باشد. از طرفی باید اطمینان حاصل کنیم که در اولویت قرار دادن این فعالیت‌ها، مانع رسیدگی به سایر فعالیت‌های مهم نباشد. مثلاً اگر بخواهیم حتماً ده فعالیت را به انجام برسانیم و زمان‌بندی دقیقی هم نداشته باشیم، شاید فعالیت‌های زمان‌بر را در اولویت قرار دهیم تا بتوانیم ساده‌تر زمان را مدیریت کنیم و اگر قرار است وقت کم بیاوریم، زودتر متوجه شویم. ضمن این که اعمال از این قاعده لزوماً موجب افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها نمی‌شود. به این قاعده اصطلاحاً Longest Operation Time یا اختصاراً LOT می‌گویند.

اولویت با کاری که انجام آن به زمان کم‌تری نیاز دارد (SOT)

مطابق این قاعده، ابتدا کارهایی را انجام می‌دهیم که به زمان کم‌تری نیاز دارند. بدین ترتیب احتمالاً می‌توانیم کارهای بیشتری انجام دهیم و زمان‌بر بودن بعضی کارها مانع پرداختن به امور دیگر نمی‌شود. بنابراین اگر مطمئن نباشیم که در بازه زمانی مورد نظر بتوانیم همه فعالیت‌ها را انجام دهیم،‌ یا فعالیت‌ها به نحوی نباشند که موارد زمان‌بر ارزش افزوده‌ی بیشتری ایجاد کنند، احتمالاً این قاعده به افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها منتهی خواهد شد. مثلاً اگر منابع مالی کافی برای انجام همه کارها را نداشته باشیم، می‌توانیم با انجام کارهایی که سریع‌تر انجام می‌شوند، زودتر به پول برسیم و منابع مالی مورد نیاز برای کارهای دیگر را تامین کنیم. به این قاعده Shortest Operation Time یا اختصاراً SOT می‌گویند.

نرخ بحرانی (Critical Rate)

برای استفاده از این قاعده، باید یک نرخ یا Rate برای هر فعالیت محاسبه کنیم که از تقسیم «مدت زمان باقیمانده برای انجام هر فعالیت» بر «مدت زمان مورد نیاز برای انجام آن» به دست می‌آید. هر چه نرخ محاسبه شده برای یک فعالیت کم‌تر باشد، انجام آن فعالیت نسبت به سایر فعالیت‌ها در اولویت قرار می‌گیرد. برای مثال ممکن است دو فعالیت برای انجام داشته باشیم که انجام هم‌زمان آن‌ها مقدور نباشد. مهلت باقیمانده برای انجام اولین فعالیت ۴ روز است و انجام آن به ۵ روز زمان نیاز دارد. مهلت باقیمانده برای انجام دومین فعالیت ۲ روز است و انجام آن به ۵ روز زمان نیاز دارد. نرخ بحرانی برای فعالیت اول برابر ۰٫۸ و برای فعالیت دوم ۰٫۴ است، بنابراین فعالیت دوم را زودتر از فعالیت اول انجام می‌دهیم.