ظرفیت پایه و برنامه‌ریزی تنظیم ظرفیت

ظرفیت را ثابت نگه داریم یا تنظیم کنیم؟

گفتیم علاوه بر تعیین سطح کلی ظرفیت برای بلندمدت، برای میان‌مدت می‌توانیم دو برنامه متفاوت داشته باشیم. استراتژی اول، ثابت نگه داشتن ظرفیت است که Level Capacity نام دارد. استراتژی دوم تنظیم ظرفیت متناسب با تغییرات تقاضا است که تعقیب تقاضا یا Chase Capacity نام دارد. البته ثابت نگه داشتن ظرفیت به معنی ثابت نگه داشتن خروجی‌ها نیست؛ زیرا اگر تقاضا کم باشد و قرار به ذخیره کردن مواد نباشد، مجبوریم فقط بخشی از ظرفیت را به کار بگیریم و مقدار خروجی را کاهش دهیم. با این حال، حداکثر خروجی عملیات در شرایط معمولی که همان ظرفیت عملیات است، ثابت می‌ماند.

برای این که بتوانیم از بین «ثابت نگه داشتن ظرفیت» و «تنظیم ظرفیت» یکی را انتخاب کنیم، ملاحظاتی وجود دارد که در ادامه تعدادی از آن‌ها را بررسی خواهیم کرد. ناگفته نماند که انتخاب این مسیرها برای همیشه نیست، بلکه شاید در یک دوره آن را ثابت نگه داریم و در دوره‌‌های دیگر آن را مطابق تغییرات تقاضا تنظیم کنیم.

۱- ثابت نگه داشتن ظرفیت ساده‌تر از تنظیم آن مطابق تغییرات احتمالی تقاضا است؛ زیرا در این حالت نیاز کم‌تری به اعمال تغییر در تعداد کارکنان، ساعات کاری، تعداد شیفت‌ها و برون‌سپاری فعالیت‌ها داریم. اما دنبال کردن مسیر دوم و تنظیم ظرفیت، مستلزم اعمال تغییرات بیشتر در برنامه‌ها و مواجهه با چالش‌های جدید است. لذا اگر مدیر سازمانی هستیم که هر تغییر کوچک در آن مستلزم کسب اجازه است و زمان زیادی صرف می‌کند، شاید ترجیح دهیم که سطح ظرفیت را ثابت نگه داریم یا حداقل تصمیم‌گیرندگان سازمان را به اعطای آزادی عمل در ارتباط با برنامه‌های ظرفیت مجاب کنیم.

۲- اگر نتایج پیش‌بینی دقیق باشند و تغییرات تقاضا به نحوی باشد که بتوانیم با مقدار ثابتی از ظرفیت به آن پاسخ دهیم، عملاً انتخاب مسیر دوم توجیه ندارد. مثلاً شاید یک واحد تولیدی تاسیس کرده‌ایم که مطابق قرارداد، ماهیانه هزار واحد محصول به ایران‌خودرو می‌فروشد. در این جا مقدار تقاضا ثابت است و تغییر قابل توجهی ندارد، لذا می‌توانیم ظرفیت را در تمام طول مدت قرارداد ثابت نگه داریم.

۳- اگر هزینه‌های تغیبر ظرفیت ناچیز باشد، شاید ترجیح دهیم که ظرفیت را ثابت نگه داریم و در موقع نیاز، تغییرات اساسی اعمال کنیم و سطح کلی ظرفیت را افزایش یا کاهش دهیم. البته چنین شرایطی معمولاً در فعالیت‌های تولید صنعتی اتفاق نمی‌افتد، مگر این که فعالیت‌مان به صورت تولید بدون کارخانه باشد و بتوانیم با کم‌ترین هزینه و در کوتاه‌ترین زمان تعداد تامین‌کنندگان را کم یا زیاد کنیم.

۴- اگر خروجی عملیات قابل ذخیره کردن باشد، می‌توانیم بخشی از آن را در دوره‌های کمبود تقاضا ذحیره کرده و همان مقدار را در دوره‌های افزایش تقاضا عرضه کنیم. با این کار، ضریب استفاده از عملیات افزایش و هزینه‌های مازاد ظرفیت کاهش می‌یابد. اگر چنین ترتیبی را اتخاذ کرده باشیم، شاید علاقه کم‌تری به مسیر دوم نشان دهیم. اما اگر خروجی عملیات قابل ذخیره کردن نباشد، یا فقط برای مدت کوتاهی قابل ذخیره کردن باشد، نمی‌توانیم از این تدبیر استفاده کنیم و احتمالاً مسیر دوم را پیش می‌گیریم. البته در شرایطی که خروجی قابل ذخیره باشد، کماکان می‌توانیم به کمک مسیر دوم، سطح موجودی‌ها را کاهش دهیم یا به کلی حذف کنیم. توسعه دادن انبارها و بالا بردن سطح موجودی‌ها هزینه دارد، لذا اگر ظرفیت را همگام با تغییرات تقاضا تنظیم کنیم، سطح موجودی‌ها و نیازمان به انبارها کاهش می‌یابد. لذا باید ارزیابی کنیم که بین هزینه‌های تنظیم ظرفیت از یک سو و سرمایه‌گذاری برای توسعه انبارها و تحمل هزینه‌های انبارداری از سوی دیگر، کدام صرفه بیشتری دارد.

۵- اگر تنوع خروجی‌های عملیات زیاد باشد و نتوانیم با دقت نوع خروجی‌ها را مشخص کنیم، قابلیت ذخیره کردن خروجی‌ها برای دوره‌های بعدی کاهش می‌یابد. لذا در این شرایط احتمالاً مسیر دوم را ترجیح داده و تلاش می‌کنیم ظرفیت را متناسب با تغییرات تقاضا تنظیم کنیم. برای مثال، کارگاهی که پروژه‌های متنوعی را بر اساس سفارش مشتریان قبول می‌کند، نمی‌تواند محدود به مقدار ثابتی از ظرفیت باشد. بلکه متناسب با پروژه‌ها، شاید تعداد نفرات بیشتری را به کار بگیریم، ساعات کار را تغییر دهیم یا بعضی کارها را برون‌سپاری کنیم تا بهتر به تقاضا پاسخ دهیم.

تعیین ظرفیت پایه (Base Capacity)

ظرفیت پایه، ظرفیتی است که عملیات را بر اساس آن طرح‌ریزی می‌کنیم و مینای اصلی برنامه‌ها و تصمیم‌ها است.

اگر بخواهیم ظرفیت را در تمام طول دوره ثابت نگه داریم، ظرفیت پایه همان مقداری است که با توجه به ملاحظات مندرج در درس انتخاب سطح کلی ظرفیت تعیین کرده‌ایم. البته در این حالت هم شاید به طور استثنایی و به دلیل اتفاقاتی مثل استخدام نیروهای جدید، تغییر ساعات کاری یا فسخ قرارداد با تامین‌کنندگان، ظرفیت پایه را در میان مدت تغییر دهیم‌. اما این تغییرات حسب شرایط اتفاق می‌افتند و سیاست اصلی ما برای برنامه‌ریزی ظرفیت نیستند.

اگر بخواهیم برای تنظیم ظرفیت در طول دوره برنامه‌ریزی کنیم، ابتدا ظرفیت پایه را تعیین می‌کنیم تا مبنای کار باشد. اما در دوره‌های کوتاه‌مدت یا میان‌مدت، با کمک روش‌هایی که برای تنظیم ظرفیت گفتیم، مجموع ظرفیت را کاهش یا افزایش می‌دهیم. مثلاً اگر ظرفیت پایه ۱۰۰۰ واحد باشد، در یک دوره چند ماهه با افزایش ساعات کار، مجموع ظرفیت را به ۱۲۰۰ واحد می‌رسانیم.

در ادامه، بعضی از ملاحظات مهم برای تعیین ظرفیت پایه را فهرست کرده‌ایم.

۱- اصولاً هر چه ظرفیت پایه را بالاتر از میانگین تقاضا انتخاب کنیم، مازاد ظرفیت بیشتر اتفاق می‌افتد. در این شرایط شاید ساعات کاری یا تعداد افراد را کاهش دهیم، اما نمی‌توانیم بسیاری از زیرساخت‌ها مثل فضای کارخانه یا تجهیزات کلیدی را تغییر دهیم. این زیرساخت‌ها هزینه دارند و وقتی از تمام ظرفیت استفاده نمی‌کنیم، درآمد کاهش می‌یابد و هزینه‌ها از مجموع سود می‌کاهند. اما مزیت بالا بودن ظرفیت پایه، پاسخگویی بهتر به تغییرات تقاضا و افزایش سطح رضایت مشتریان است که می‌تواند مزیت رقابتی مهمی باشد. در نقطه مقابل، هر چه ظرفیت پایه کم‌تر باشد، مقدار استفاده از ظرفیت افزایش و هزینه‌های ناشی از مازاد ظرفیت کاهش می‌یابد. اما کمبود ظرفیت موجب ناکامی در پاسخ به نوسانات تقاضا، کاهش درآمد، کاهش سطح رضایت مشتریان و به خطر افتادن جایگاه رقابتی‌مان خواهد شد. در این میان رویکرد دوم و تلاش برای تنظیم ظرفیت می‌تواند تا حدی به کاهش تبعات مازاد و کمبود ظرفیت کمک کند، اما در هر حال راهکارهایی که برای تنظیم تقاضا گفتیم، محدودیت زیادی دارند و نمی‌توانند کم بودن یا زیاد بودن بیش از حد ظرفیت پایه را جبران کنند.

۲- هر چه هزینه‌های ثابت عملیات بیشتر باشند، ترجیح می‌دهیم که مقدار کم‌تری برای ظرفیت پایه در نظر بگیریم. هزینه‌های ثابت در هر حال باید پرداخت شوند و ارتباطی با مقدار تولید ندارند. اما هر چه مقدار تولید بیشتر باشد، سهم هزینه‌های ثابت در تولید هر واحد محصول کاهش می‌یابد. برای همین اگر هزینه‌های ثابت عملیات زیاد باشند، هزینه‌های مازاد ظرفیت افزایش می‌یابد. این در حالی است که وقتی ظرفیت پایه را بالاتر انتخاب می‌کنیم، مازاد ظرفیت بیشتر اتفاق می‌افتد

۳- اگر امکان ذخیره کردن مواد وجود داشته باشد، می‌توانیم ظرفیت پایه را کم‌تر انتخاب کرده و کمبود ظرفیت را با عرضه موجودی‌های انبار جبران کنیم. اما اگر خروجی‌ها قابل ذخیره کردن نباشند، مواجهه با کمبود تقاضا دشوارتر است و ظرفیت پایه را افزایش می‌دهیم. ضمن این که هر چه انبار کردن خروجی‌ها دشوارتر و پرهزینه‌تر باشد، یا هر چه فسادپذیری مواد بیشتر باشد، ظرفیت پایه بیشتری انتخاب می‌کنیم تا جبران کمبود ظرفیت ساده‌تر شود. برای مثال مواد لبنی زود خراب می‌شوند و نمی‌توانیم آن‌ها را برای بلندمدت در انبار نگه داریم، پس ترجیحا مقدار ظرفیت پایه را بالاتر انتخاب می‌کنیم.

۴- هر چه ظرفیت پایه بیشتر باشد، سرمایه مورد نیاز برای تهیه زبرساخت‌‌ها افزایش می‌یابد. از طرفی اگر خروجی‌های عملیات قابل ذخیره باشند و بخواهیم از این امکان بهره‌برداری کنیم، کاهش ظرفیت پایه موجب افزایش هزینه‌های توسعه انبارها و نگهداری موجودی‌ها می‌شود. بنابراین مناسب است «هزینه‌های انبار کردن مواد و منافع حاصل از آن» و «هزینه‌های ناشی از کمبود ظرفیت و منافع حاصل از بهره‌برداری از تمام ظرفیت» را مقایسه کرده و گزینه مطلوب‌تر را شناسایی کنیم. در نهایت اگر گزینه‌ی اول مطلوب‌تر باشد، ظرفیت پایه را کم‌تر و اگر گزینه دوم مطلوب‌تر باشد ظرفیت پایه را بیشتر در نظر می‌گیریم.

۵- هر چه تنوع خروجی‌های یک عملیات بیشتر باشد، قابلیت ذخیره کردن آن‌ها برای عرضه در دوره‌های کمبود ظرفیت کاهش می‌یابد، لذا برای پاسخگویی به نیازهای مشتریان و افزایش سطح درآمد ممکن است ظرفیت پایه را بیشتر انتخاب کنیم. برای مثال در کارگاهی که از مشتریان سفارش می‌گیرد، تنوع محصولات بسیار زیاد است و عملا نمی‌توانیم محصول استانداردی را  انبار کنیم تا به مشتریان بعدی عرضه شود. چرا که هر مشتری، محصولی متفاوت با ویژگی‌های منحصر به فرد می‌خواهد. بنابراین در این حالت می‌توانیم ظرفیت پایه را بالا ببریم تا تبعات کمبود ظرفیت را کاهش دهیم. اما از طرفی با افزایش ظرفیت پایه، ضریب به کارگیری از ظرفیت کاهش و هزینه‌ها افزایش می‌یابد. مثلا شاید دو دستگاه فرز خریداری کنیم، اما یکی از آن‌ها چند ماه بی‌کار بماند. به طور کلی هر چه تنوع وروی‌ها و خروجی‌های عملیات افزایش یابد، احتمال بی‌کار ماندن تسهیلات و هزینه‌های کمبود ظرفیت بیشر می‌شود. بنابراین اگر هزینه‌های ثابت این تسهیلات یا سرمایه مورد نیاز برای تهیه آن‌ها زیاد باشد، احتمالا ترجیح می‌دهیم ظرفیت پایه را کم‌تر انتخاب کنیم و تبعات کمبود ظرفیت را بپذیریم. اما هر چه هزینه‌های ثابت و سرمایه مورد نیاز برای تهیه زیرساخت‌ها کم‌تر باشد، توجیه‌پذیر است که ظرفیت پایه را بالا ببریم.