هزینه‌های موجودی

هزینه‌های خرید

هزینه‌های خرید یا Purchasing Costs شامل هزینه‌هایی هستند که بابت خرید موجودی‌ها می‌پردازیم. شاید در نگاه اول به نظر برسد که منظور از هزینه‌های خرید همان قیمت خرید است. اما موارد زیر هم بخشی از هزینه‌های خرید به شمار می‌آیند:

۱- هزینه‌های مربوط به فراهم کردن مقدمات خرید: خرید کردن مقدماتی دارد که فراهم کردن آن‌ها ممکن است هزینه داشته باشد. مثلاً گاه شناسایی تامین‌کنندگان دشوار است، لذا از واسطه‌ها کمک می‌گیریم و مبالغی را به آن‌ها می‌پردازیم. همچنین ممکن است برای استعلام قیمت، مذاکره یا دیدن نمونه محصولات، افرادی را به شهرها و کشورهای دیگر اعزام کنیم. گاهی برای ارتباط با سازمان‌های خارجی، بایستی از مترجمان و شرکت‌های بازرگانی کمک بگیریم یا برای تنظیم قراردادهای مهم از خدمات مشاوران حقوقی استفاده کنیم. همچنین به همان نسبت که کارکنان برای امور خرید وقت می‌گذارند، بخشی از دستمزد ایشان را می‌توانیم به عنوان هزینه‌های خرید منظور کنیم.

۲- هزینه‌های حمل‌ونقل: هزینه‌های حمل‌ونقل بخش مهمی از هزینه‌های خرید به حساب می‌آیند. یکی از دلایلی که ما را به افزایش تعداد و کاهش مقدار سفارشات سوق می‌دهد، زیاد بودن هزینه‌های حمل‌ونقل است.

۳- هزینه بیمه کردن سفارشات تا زمان تحویل: معمولاً فرایند خرید بدین شکل است که خریدار خودش جهت انتقال بار به مقصد اقدام می‌کند، لذا ممکن است وسایل حمل‌ونقل خود را به مبدا بفرستد یا از خدمات شرکت‌های حمل‌ونقل استفاده کند. در مسیر حمل‌ونقل محموله از مبدا به مقصد خطرات و اتفاقات زیادی قابل تصور است، برای مثال شاید کشتی حامل بار غرق شود یا آتش بگیرد؛ لذا خریدار محموله را بیمه می‌کند تا از ریسک بکاهد. ضمن این که خیلی اوقات بیمه کردن محموله اجباری است و در هر حال، فارغ از ارزش محموله و امنیت حمل‌ونقل، باید انجام شود. هزینه‌ای که برای بیمه کردن سفارشات خریداری شده می‌پردازیم، بخشی از هزینه‌های خرید است. البته گاهی فروشنده متعهد می‌شود که بار را درب کارخانه تحویل دهد و مسئولیت سلامت بودن بار را نیز بر عهده می‌گیرد؛ در این حالت چون ریسک به دوش تامین‌کننده است، اصولاً هزینه‌های بیمه را نیز باید خودش بپردازد.

۴- هزینه‌های انتقال وجه: در وضعیت تحریم، انتقال وجه به تامین‌کنندگان خارجی دشوار است. صرافی‌ها و بانک‌ها برای انتقال وجه به فروشندگان خارجی، مبالغی را به عنوان کارمزد دریافت می‌کنند که بخشی از هزینه‌های خرید به حساب می‌آیند.

۵- هزینه‌های کنترل کیفیت: خیلی اوقات قبل از خرید یا بعد از آن، لازم است کیفیت نمونه‌ها را بازرسی کنیم. مثلاً محصول را با این شرط سفارش می‌دهیم که محموله درب کارخانه بازرسی شود و اگر کیفیت آن مورد تایید بود، اقدامات لازم برای ارسال آن صورت بگیرد. معمولاً هزینه‌های بازرسی و کنترل کیفیت با خریدار است.

۶- هزینه‌های مربوط به نهادهای حاکمیتی: خریداری کردن بعضی اقلام مستلزم اخذ مجوز است. مثلاً خریداری کردن اسلحه، بعضی از انواع مواد شیمیایی یا بعضی از انواع تجهیزات به اخذ مجوز از نهادهای دولتی در کشور مبدأ یا مقصد نیاز دارد. ضمن این که کالاهای وارداتی مشمول تعرفه‌های وارداتی هستند و بخشی از ارزش آن‌ها باید به دولت پرداخت شود. مالیات بر ارزش افزوده نیز معمولاً توسط خریدار پرداخت می‌شود.

مناسب است یادآوری کنیم: طبقه‌بندی‌های متفاوتی برای هزینه‌ها قابل تصور است، لذا شاید در کنار هزینه‌های خرید (Purchasing Costs) گروه‌هایی مثل هزینه‌های سفارش‌دهی (Ordering Costs) یا هزینه‌های تحویل (Delivery Costs) پیش‌بینی کرده باشیم. در این حالت بخشی از هزینه‌های بالا منفک شده و در گروه‌های دیگر قرار می‌گیرند. اما با این فرض که هزینه‌های موجودی شامل سه گروه هزینه‌‌های خریداری، نگهداری و کمبود باشند، تمام هزینه‌هایی که به هر شکل برای خرید موجودی‌ها می‌پردازیم، بخشی از هزینه‌های خرید به شمار می‌آیند.

هزینه‌های نگهداری از موجودی یا انبارداری

هزینه‌های نگهداری از موجودی یا Inventory Holding Costs یا Invenroy Carrying Costs که به آن‌ها هزینه‌های انبارداری نیز گفته می‌شود، شامل تمام هزینه‌هایی هستند که برای نگه داشتن موجودی‌ها می‌پردازیم. بخش مهمی از هزینه نگهداری از موجودی‌ها عبارتند از:

۱- هزینه سرمایه (Capital Cost): معمولاً گزینه‌های متعددی برای سرمایه‌گذاری وجود دارد. مثلاً اگر ۲۰ میلیارد تومان پول داشته باشیم، می‌توانیم همه آن را طلا یا ارز بخریم، یا آن را به بانک بسپاریم و سود بگیریم، یا زمین بخریم و ملک بسازیم، یا تبلیغات کنیم و فروش خود را افزایش دهیم. به همین شکل می‌توانیم سرمایه‌ای که قرار است صرف تهیه موجودی‌ها شود برای کار دیگری صرف کنیم. در علم اقتصاد، به فرصتی که از دست می‌دهیم تا چیز دیگری را به دست بیاوریم هزینه فرصت می‌گویند. هزینه سرمایه نمونه‌ای از هزینه فرصت است و نشان می‌دهد که اگر به جای آن چه اکنون بر آن سرمایه‌گذاری کرده‌ایم روی چیز دیگری با همان میزان ریسک سرمایه‌گذاری می‌کردیم، انتظار داشتیم چقدر منافع عاید شود. مثلاً فرض کنید اگر قرار بود سرمایه هزینه شده برای موجودی‌ها را جای دیگری سرمایه‌گذاری کنیم، بهترین گزینه این بود که سرمایه را در بانک قرار دهیم و سالی ۲۰ درصد سود بگیریم؛ چهار میلیارد تومانی که بابت انجام ندادن این کار از دست داده‌ایم، هزینه سرمایه است و باید آن را در تصمیم‌های موجودی در نظر داشته باشیم.

۲- هزینه فضای نگهداری: موجودی‌ها فضا اشغال می‌کنند. گاهی فضای موجود اندک است، لذا جایی برای نگهداری از موجودی‌ها اجاره می‌کنیم؛ در این حالت هزینه‌ی اجاره این فضا بخشی از هزینه‌ی نگهداری محسوب می‌شود. گاهی هم فضایی که می‌توانستیم برای کار دیگری بهره‌برداری کنیم به نگهداری از موجودی‌ها اختصاص می‌دهیم؛ در این حالت منافعی که از دست می‌دهیم، هزینه به حساب می‌آیند. اما در شرایطی که فضایی از قبل موجود است و نمی‌توانیم به طرق دیگر از آن بهره‌برداری کنیم، ممکن است هزینه استفاده از آن برای نگهداری از موجودی‌ها را نادیده بگیریم.

۳- مالیات: بسته به مقررات مالیاتی ممکن است تمام یا بخشی از موجودی‌های سازمان مشمول مالیات باشند. در مورد هزینه‌های مربوط به مالیات باید آخرین مقررات مالیاتی را در نظر داشته باشیم. گاهی ممکن است سرمایه خود را به موجودی تبدیل نکنیم، اما همان سرمایه نیز مشمول مالیات شود.

۴- بیمه: موجودی‌ها ممکن است در معرض حوادثی مثل آتش‌سوزی یا سرقت باشند، لذا ممکن است تمام یا بخشی از آن‌ها را بیمه کنیم. در این حالت، هزینه‌های بیمه بخشی از هزینه‌های نگهداری موجودی به شمار می‌آیند.

۵- خسارت یا اتلاف موجودی‌ها: موجودی‌ها ممکن است مفقود شوند، آسیب ببینند یا خراب شوند. برای مثال ممکن است لیتفراک در حین حرکت با بخشی از موجودی‌ها تصادف کند و به آن‌ها آسیب برساند. همچنین ممکن است بخشی از موجودی‌ها مثل مواد غذایی یا دارویی به مرور زمان فاسد شوند. محاسبه دقیق خسارات احتمالی امکان‌پذیر نیست، اما معمولاً بر اساس سوابق موجود می‌توانیم مقدار حدودی این هزینه را برآورد کنیم و مبنای تصمیم‌گیری قرار دهیم.

۶- فروش موجودی‌ها زیر قیمت: گاهی ادامه نگهداری از یک موجودی توجیه‌پذیر نیست، مثلاً شاید بخشی از موجودی‌ها در حال خراب شدن باشند، یا قیمت شدیداً رو به کاهش باشد، یا فضای کافی برای قرار گرفتن اقلام ضروری وجود نداشته باشد. در این شرایط ممکن است موجودی‌ها را زیر قیمت بازار بفروشیم و در این حالت، فاصله قیمت فروش تا قیمت واقعی، هزینه‌ای است که بابت نگهداری از این موجودی‌ها می‌پردازیم.

۷- هزینه‌های عملیاتی انبار: نگهداری موجودی‌ها به اقداماتی نیاز دارد که هزینه تحمل می‌کنند. مثلاً ایجاد شرایط محیطی مناسب از لحاظ نور و دما و رطوبت، جابه‌جا کردن اقلام داخل انبار یا بین دپارتمان‌های مختلف، پیاده‌سازی سیستم انبارداری، دستمزد کارکنان و ایجاد تمهیدات امنیتی می‌توانند هزینه‌های قابل توجهی داشته باشند.

بیان این نکته مفید است که خیلی اوقات در محاسبات، جای این که به طور مستقل همه‌ی این هزینه‌ها را در نظر بگیرند، نرخ هزینه‌های نگهداری از موجودی‌ها نسبت به ارزش موجودی‌ها را اعلام می‌کنند. مثلاً در مورد بخشی از موجودی‌ها اعلام می‌کنند که نسبت هزینه نگهداری سالیانه به ارزش آن‌ها ۱۲% است؛ یعنی اگر معادل ۱۰۰ میلیون تومان از این موجودی را برای یک سال نگه داریم، نگهداری آن حدوداً ۱۲ میلیون تومان هزینه دارد. البته این نرخ حدودی بر اساس اطلاعات قبلی و با در نظر داشتن تمام هزینه‌های مربوط به نگهداری از محصول اعلام می‌شود، لذا در هر حال باید انواع مختلف هزینه‌های نگهداری موجودی را بشناسیم.

هزینه‌های کمبود موجودی

هزینه‌هایی که در دو بخش قبلی به آن‌ها پرداختیم، یعنی هزینه‌های خرید و هزینه‌های نگهداری، در ارتباط با داشتن موجودی‌ها هستند؛ لذا هر چه مقدار موجودی‌ها بیشتر باشد، این هزینه‌ها هم افزایش می‌یابند. ضمن این که وقتی در مورد تبعات مازاد موجودی استفاده می‌کنیم، معمولاً منظور همین هزینه‌ها است. اما سیاست ما نمی‌تواند کاهش هزینه‌های خرید و نگهداری باشد، چرا که می‌تواند باعث افزایش هزینه‌های کمبود موجودی شود. کمبود ظرفیت نیز هزینه‌هایی تحمیل می‌کند که به آن‌ها هزینه‌های کمبود یا Shortage Costs می‌گوییم. در ادامه بخشی از مهم‌ترین هزینه‌های کمبود موجودی را بررسی خواهیم کرد، همچنین برای مطالعه بیشتر در مورد پیامدهای کمبود و مازاد ظرفیت می‌توانید به درس مدیریت ظرفیت چیست مراجعه کنید.

۱- هزینه فروش از دست رفته: وقتی تقاضا از عرضه بیشتر است و موجودی کافی برای رفع نیاز مشتریان نداریم، متقاضیان ممکن است از محصولات و خدمات دیگران استفاده کنند. در این حالت سودی که می‌توانستیم داشته باشیم، اما به دلیل کمبود موجودی از دست داده‌ایم، نوعی هزینه به نام هزینه فروش از دست رفته یا Lost Sales Cost است.

۲- هزینه ناشی از جریمه تاخیر: وقتی تقاضا از عرضه بیشتر است و موجودی کافی برای رفع نیاز مشتریان نداریم، متقاضیان ممکن است در نوبت انتظار قرار بگیرند تا در فرصتی دیگر به سفارش آن‌ها پاسخ دهیم. مثلاً شاید متعهد بوده باشیم که سفارشی را در تاریخ مشخص تحویل دهیم، اما این کار را با ۲۰ روز تاخیر انجام دهیم. در این موارد ممکن است جریمه تاخیر (یا به عبارت دقیق‌تر وجه الزام تاخیر در ایفای تعهد) در قرارداد پیش‌بینی شده بود، مثل این که ملزم باشیم بابت هر روز تاخیر ۱۰ میلیون تومان جریمه بپردازیم. همچنین گاهی مجبوریم برای از دست ندادن مشتری، از همان ابتدا توافق کنیم که محصول با تاخیر به مشتری تحویل داده شود اما در ازای آن مشتری مبلغ کم‌تری بپردازد.

۳- هزینه کاهش وفاداری مشتریان: خیلی اوقات کمبود موجودی نه تنها باعث از دست رفتن خرید، که باعث از دست رفتن مشتری یا کاهش وفاداری او می‌شود. مثلاً ممکن است بعضی مشتریان با استفاده از محصولات دیگر متوجه شوند که کیفیت آن‌ها بالاتر است یا خدمات پس از فروش بهتری به آن‌ها تعلق می‌گیرد، لذا در آینده نیز از خرید خودداری کنند. همچنین گاه تجربه منفی مشتریان از ناتوانی یک تامین‌کننده به اندازه‌ای عمیق است که ترجیح می‌دهد از محصولات یا خدماتی با کیفیت پایین‌تر استفاده کند، اما از تامین‌کننده قبلی خریداری نکنند. هزینه‌ای که بابت کاهش وفاداری مشتریان یا از دست رفتن کامل آن‌ها می‌شود ناظر بر آینده است و محاسبه آن دشوار است، اما می‌توانیم مقدار حدودی آن را برآورد و در تصمیم‌ها لحاظ کنیم.

۴- هزینه اختلال در تولید: کمبود موجودی می‌تواند باعث توقف کامل تولید یا کاهش بهره‌وری شود. مثلاً فقدان یک قطعه کلیدی ممکن است به کلی باعث توقف خط تولید شود، یا فقدان یک نوع ابزار می‌تواند سرعت یا کیفیت عملکرد را به طور قابل توجهی کاهش دهد. هزینه‌های مازادی که بدین واسطه تحمیل می‌شوند، بخشی از هزینه‌های کمبود موجودی به حساب می‌آیند.

۵- هزینه ناشی از کاهش اعتبار برند: ناتوانی در پاسخگویی به تقاضا می‌تواند از اعتبار برند بکاهد. مثلاً تصور کنید که یک خودروساز به دلیل کمبود قطعات، محصولات را با یک سال تاخیر به مشتریان تحویل دهد. در این حالت از اعتبار برند کاسته می‌شود؛ یعنی مشتریان اعتبار کم‌تری برای این خودروساز قائل می‌شوند و علاقه کم‌تری به محصولات آن نشان می‌دهند. محاسبه اثرات کمبود تقاضا بر کاهش اعتبار برند پیچیده است و عملاً در مدل‌های کنترل موجودی لحاظ نمی‌شود، با این وجود لازم است بدانیم که کمبود موجودی علاوه بر هزینه‌های معمول، چنین هزینه‌هایی را نیز می‌تواند به همراه داشته باشد.

۶- هزینه تامین اضطراری: گاه وجود بعضی مواد و قطعات به اندازه‌ای ضروری هستند که در برهه کمبود، مجبوریم آن‌ها را با روش‌های نامناسب و با قیمت بالاتر خریداری کنیم. مثلاً فرض کنید قطعه‌ای وجود دارد که می‌توانیم آن را به قیمت یک میلیون تومان به ازای هر واحد از تولیدکننده اصلی خریداری کنیم، اما خرید صرفاً زمانی مقدور است که سفارش را دو ماه زودتر ثبت کنیم. همچنین خرده‌فروشانی هستند که این قطعه را از تولیدکننده اصلی می‌خرند و به چهار میلیون تومان به ازای هر واحد می‌فروشند، اما مزیت‌شان این است که سفارش را فوراً تحویل می‌دهند. در شرایطی که موجودی تمام شود و زمان زیادی تا تحویل سفارش مانده باشد، مجبوریم این قطعه را به قیمت بالاتر از خرده‌فروشان خریداری کنیم. در این جا هزینه‌های اضافه‌ای که می‌پردازیم، بخشی از هزینه‌های کمبود ظرفیت به حساب می‌آید.