آداب تنظیم رزومه و تقاضانامه شغلی‌

رزومه و تقاضانامه‌ شغلی چه هستند؟

رزومه سندی رسمی است که برای نمایش مهارت‌ها، سوابق و دستاوردهای یک شخص تنظیم می‌شود. این سند می‌تواند کارکردهای متفاوتی داشته باشد، اما به صورت معمول برای تصاحب موقعیت شغلی است. در این حالت، معمولاً علاوه بر رزومه، تقاضانامه‌ای هم به کارفرما ارائه می‌شود که شامل مهم‌ترین ویژگی‌ها، تجربیات و مهارت‌های متقاضی است. از این رو، تقاضانامه با رزومه  فرق می‌کند و باید جداگانه نوشته و به آن الصاق شود. بر خلاف رزومه که معمولاً فهرست‌وار نوشته می‌شود، تقاضانامه جنبه‌ی تشریحی دارد و بعضی نکات مهم را -که شاید همه یا بخشی از آن‌ها در رزومه درج شده باشند- به کارفرما توضیح می‌دهد.

محتوای رزومه و تقاضانامه‌

آداب حاکم بر تنظیم رزومه و تقاضانامه را می‌توانیم به دو گروه ملاحظات مربوط به محتوا و ملاحظات مربوط به ظاهر آن‌ها تقسیم کنیم. در بخش اول، ملاحظات مربوط به محتوای این اسناد را در چند عنوان بررسی می‌کنیم.

اهمیت زیاد خودداری از اشتباهات نگارشی

اشتباهات نوشتاری متداول هستند، اما وجود آن‌ها در رزومه و تقاضانامه‌ معمولاً تبعات زیادی دارد. به صورت کلّی این اسناد، قرار است مبنای قضاوت کارفرما قرار بگیرند و در بسیاری از موارد، اولین نقطه‌ی آشنایی او با متقاضی هستند. بنابراین، طبیعی است که کارفرما توجه بیشتری به جزئیات آن‌ها نشان دهد و در جستجوی نشانه‌های مثبت یا منفی باشد. از طرفی حجم محتویات این اسناد زیاد نیست و انتظار می‌رود که متقاضی به اندازه‌ی کافی در تنظیم و اصلاح آن‌ها دقت کرده باشد. در هر حال از آن جایی که معمولاً گریزی از اشتباهات نگارشی نیست، توصیه می‌کنند که برای شناسایی راحت‌تر اشتباهات، حدأقل یک روز میان تنظیم مدارک و اصلاح‌شان وقفه بیاندازیم. همچنین بهتر است قبل از ارسال مدارک، آن‌ها را به یک یا چند صاحب‌نظر نشان دهیم تا اگر اشتباهی از چشم ما پنهان مانده است، شناسایی کنند.

آیا می‌توانیم رزومه را به سبکی غیر از واقعه‌نگاری بنویسیم؟

معمولاً رزومه‌ها مبتنی بر زمان یا Chronologic تنظیم می‌شوند، یعنی متقاضی توضیح می‌دهد که در هر بازه‌ی زمانی چه شغلی داشته و در چه رشته‌ای تحصیل کرده است. مثلاً در بخش سوابق شغلی توضیح می‌دهد که در سال‌های ۱۳۹۰ الی ۱۳۹۴ در شرکت الف بوده و بعد از آن تا در شرکت ب کار کرده است. افراد تازه‌کار معمولاً برای استفاده از این فرمت دچار مشکل می‌شوند و رزومه‌شان خالی می‌ماند.

خوشبختانه رزومه‌ها می‌توانند به صورت عملکردی و Functional نوشته شوند. این شیوه‌ی نگارش کاملاً متداول و رسمی است و استفاده از آن به افراد تازه‌کار خلاصه نمی‌شود، بلکه گاهی افراد تکنیکال که مهارت‌ها و تجارب زیادی دارند نیز از آن استفاده می‌کنند. مثلاً یک بازاریاب، مشاور حقوقی یا گرافیست که با کارفرمایان زیادی کار کرده است، نمی‌تواند همه‌ی آن‌ها را به ترتیب زمان فهرست کند.

در این فرمت، تمرکز روی کارهای انجام شده است و این که هر کار در چه زمانی و برای چه کسی انجام شده‌ در اولویت قرار نمی‌گیرد. مثلاً در بخش سوابق کاری، اگر سابقه‌ی کاری نداریم، می‌توانیم عنوان کارهای مهمی که انجام داده‌ایم را بدون درج تاریخ بنویسیم. یکی از عناوین می‌تواند چنین باشد: «طراحی فیکسچر انعطاف‌پذیر برای بدنه‌ی خودرو». در این عنوان توضیح نداده‌ایم که این کار را برای چه کسی و در چه تاریخی انجام داده‌ایم. البته لزوماً قرار نیست که در این نوع رزومه به هیچ تاریخ یا کارفرمایی اشاره نکنیم، فقط به اندازه‌ی رزومه‌های مبتنی بر زمان روی ترتیب وقایع متمرکز نمی‌شویم.

گاهی ارائه نکردن بعضی جزئیات، ممکن است به منزله‌ی ضعف‌مان تلقی شود. لذا برای تصمیم‌گیری در مورد نوشتن یا خودداری از نوشتن بعضی جزئیات، باید به نوع کارفرما توجه کنیم. مثلاً اگر بخواهیم به عنوان طراح فیکسچر استخدام شویم، ممکن است دانشگاهی که در آن تحصیل کرده‌ایم برای صاحبان یک کارگاه قالب‌سازی مهم نباشد -و مهارت‌های ما را اولویت بدانند- اما برای یک نهاد پژوهشی مهم باشد. لذا اگر در بخش سوابق تحصیلی بنویسیم: «دانشجوی ترم پنج در رشته‌ی مهندسی مکانیک ساخت‌وتولید هستم و تمامی درس‌های مربوط به طراحی فیکسچر را گذرانده‌ام»، احتمالاً این سؤال را در ذهن مدیران نهاد پژوهشی به وجود می‌آورد که چرا به اسم دانشگاه اشاره‌ای نکرده‌ایم؟ حال آن که شاید این موضوع برای صاحبان کارگاه قالب‌سازی مهم نباشد. (پس برای ارائه‌ی این رزومه به نهاد پژوهشی، بهتر است اسم دانشگاه را هم بنویسیم تا آن را ضعف ما تلقی نکنند)

آغاز و پایان تقاضانامه

اگر می‌دانیم که تقاضانامه توسط چه کسی خوانده می‌شود،‌ او را مخاطب نامه قرار می‌دهیم. اگر نمی‌دانیم چه کسی آن را می‌خواند، می‌توانیم تماس بگیریم و بپرسیم، یا کلاً نامه را خطاب به شرکت یا دپارتمان‌هایی مثل منابع انسانی بنویسیم.

تقاضانامه باید طوری آغاز شود که مخاطب را به خواندن ترغیب کند (لذا شناخت مخاطب اهمیت ویژه‌ای دارد). استفاده از جملات کلیشه‌ای مثل «به استحضار می‌رساند که ناظر بر موقعیت شغلی مطروحه در آگهی‌های اخیر و سوابق و تحصیلات بنده، علاوه بر رزومه‌ی الحاقی، پاره‌ای توضیحات مهم را تقدیم می‌نمایم» باعث می‌شود که مخاطب علاقه‌ای به خواندن نداشته باشد. اما می‌توانیم با چنین جمله‌ای شروع کنیم: «در سال گذشته با پیاده‌سازی استاندارد الف، توانستم فروش شرکت ب را تا دو برابر افزایش دهم و علاقمندم که فرصت اجرای این استاندارد در شرکت ج را داشته باشم». همچنین اگر معرف داریم، نامه می‌تواند به این شکل آغاز شود: «حسب همکاری که در تدوین استاندارد الف با خانم د داشته‌ام، ایشان توصیه کردند که جهت پیاده‌سازی آن در شرکت ج با شما مکاتبه کنم». در حقیقت چون ممکن است نامه تا آخر خوانده نشود، بهتر است چنین موضوعاتی را در جملات اولیه منعکس کنیم تا از نگاه مخاطب دور نمانند.

تقاضانامه معمولاً با عباراتی مثل «از توجه شما سپاسگزارم» به پایان می‌رسد. در مورد جملات پایانی، لازم است از عذرخواهی، خواهش و تواضع بی‌جا خودداری کنیم. تقاضانامه باید بیان‌گر شایستگی و اعتماد به نفس ما باشد و عباراتی مثل «بابت طولانی شدن توضیحات عذرخواهی می‌کنم» یا «لطفاً تا حد امکان مساعدت فرمائید» چنین خاصیتی ندارند.

تا چه اندازه در تنظیم رزومه و تقاضانامه به اطلاعات شخصی اشاره کنیم؟

موضوعاتی مثل متأهل یا مجرد بودن، وضعیت سلامت، سن و چهره اصولاً نباید ملاک انتخاب نیروی کار باشند و به همین علت اکثر نویسندگان اتیکت توصیه می‌کنند که از درج این اطلاعات و تصویرمان خودداری کنیم. اگر این موارد در انجام کاری مهم به نظر می‌رسند، بهتر است ارائه‌ی آن‌ها را به مصاحبه‌های شفاهی موکول کنیم، چرا که شاید مثلاً کارفرما گمان کند که نیروی کار مجرد به اندازه‌ی کافی متعهد نیست، اما در مصاحبه‌ی حضوری خلاف آن احراز شود. در حقیقت با خودداری از ارائه‌ی اطلاعات شخصی، علاوه بر این که مطابق اصول حرفه‌ای عمل کرده‌ایم، فرصت داریم که فرضیات اشتباه کارفرما را در زمان مصاحبه اصلاح کنیم.

تا چه اندازه در ارائه‌ی اطلاعات صادق باشیم؟

در خصوص میزان صداقت، روش‌های زیادی برای احراز مهارت‌ها و تجربیات ما وجود دارد و درج اطلاعات اشتباه می‌تواند برای اعتبار و آینده‌ی شغلی‌مان خطرناک باشد. اگر می‌دانیم برای داشتن جایگاه شغلی مورد نظرمان به دانش یا تجربه‌ی خاصی نیاز است، باید تا حد امکان برای به دست آوردن آن‌ها تلاش کنیم. با این حال، صداقت داشتن به معنای گفتن همه‌ی واقعیت‌ها نیست. اگر به دلیل مشکلات انضباطی از محل کار قبلی اخراج شده‌ایم، یا بابت عدم دریافت دستمزد از آن‌ها شکایت کرده‌ایم و قراردادمان را تمدید نکرده‌اند، لازم نیست همه‌ی آن‌ها را در رزومه بنویسیم.

آیا می‌توانیم حقوق پیشنهادی‌مان را بنویسیم؟

خیر، مگر این که کارفرما از ما خواسته باشد که در این حالت می‌توانیم آن را در نامه‌ بنویسیم. به صورت کلّی درج چنین موضوعاتی در رزومه می‌تواند باعث رد شدن آن شود و فرصت چانه‌زنی و مذاکرات آینده را بگیرد.

مشخصات ظاهری

در این بخش به ملاحظاتی اشاره می‌کنیم که در مورد ویژگی‌های ظاهری رزومه و تقاضانامه هستند. رعایت این موارد به اندازه‌ی موارد قبلی اهمیت دارند و چه بسا زودتر از آن‌ها مورد توجه قرار می‌گیرند.

تعداد صفحات رزومه و تقاضانامه

تقاضانامه نباید بیشتر از یک صفحه باشد. این سند فقط برای توضیح آمادگی‌مان برای قرار گرفتن در جایگاه شغلی مورد نظر و ارائه‌ی پاره‌ای از مهم‌ترین توانمندی‌ها و سوابق است و نباید حاوی توضیحات بی‌اهمیت باشد. رزومه بهتر است در یک صفحه باشد، اما اگر سوابق‌مان زیاد است، می‌توانیم نهایتاً یک صفحه‌ی دیگر هم به آن اضافه کنیم. یکی از مهم‌ترین اصول اتیکت، احترام گذاشتن به وقت دیگران است. هیچ کس موظف به خواندن کامل رزومه‌ی ما و پاسخگویی به آن نیست، لذا یک رزومه‌ی طویل -که معمولاً هم با اطلاعات بی‌فایده و نامرتبط پر می‌شود- علاوه بر غیرحرفه‌ای بودن، احتمالاً تا آخر خوانده نمی‌شود.

بدیهی است که جمع‌بندی این اسناد در یک الی دو صفحه، به معنای کوچک‌کردن فونت‌ها و متراکم کردن مطالب نیست، بلکه منظور عدم درج اطلاعات اضافی و بی‌مورد است. به عنوان مثال گاهاً افراد در رزومه‌ی خود راجع به مهارت‌های کاملاً بی‌ارتباط می‌نویسند یا علایق فردی خود را تشریح می‌کنند که طبیعتاً کسی جز خودشان به خواندن آن‌ها ترغیب نمی‌شود.

از چه فونت و رنگی استفاده کنیم؟

رنگ جوهر باید مشکی و رنگ کاغذ باید سفید یا نزدیک به سفید باشد. استفاده از فونت‌های نامتعارف، به هیچ وجه توصیه نمی‌شود. برای رزومه‌ها و نامه‌های فارسی، فونت‌هایی مثل نازنین یا میترا، گزینه‌های مناسبی هستند و برای رزومه‌ها و نامه‌های انگلیسی، فونت‌هایی مثل Times New Roman و Arial را پیشنهاد می‌کنند.

برای ارسال الکترونیکی رزومه و تقاضانامه از چه فرمتی استفاده کنیم؟

برای ارسال الکترونیکی نامه و رزومه، مثلاً از طریق ایمیل، باید از فرمت PDF استفاده کنیم. فرمت‌های عکس مثل JPEG و PNG و فرمت‌های قابل ادیت مثل DOC گزینه‌های مناسبی برای ارسال رزومه نیستند. همچنین گاهی رزومه‌ها در چند فرمت ارسال می‌شوند که اشتباه است و همان فرمت PDF کفایت می‌کند. ضمناً با توجه به سایت‌های رزومه‌ساز، بعضی افراد لینک رزومه‌ی خود را برای کارفرما ارسال می‌کنند که درست نیست. چرا که اولاً در این حالت ضمیمه‌ی نامه‌ی درخواست شغل امکان‌پذیر نیست. ثانیاً رزومه و درخواست باید برای هر کارفرما به صورت اختصاصی و جداگانه تنظیم شود (نه این که برای همه از یک رزومه و نامه استفاده کنیم).