شما در حال خواندن درس عوامل افزایش موجودی؛ چرا موجودی‌ها زیاد می‌شوند؟ از مجموعه مدیریت موجودی هستید.
درک عوامل مؤثر بر افزایش سطح موجودی‌ها و هزینه‌های ناشی از آن برای هر کسب‌وکاری حیاتی است. موجودی‌ها نقش اساسی در تضمین تداوم تولید و پاسخگویی به تقاضای مشتریان ایفا می‌کنند، اما نگهداری موجودی‌های مازاد می‌تواند منجر به افزایش هزینه‌های نگهداری، کاهش نقدینگی و در نهایت کاهش سودآوری شود.
خیلی اوقات، پذیرش هزینه‌های موجودی اجتناب‌ناپذیر است، زیرا راه مطمئن‌تری برای مدیریت ظرفیت و پاسخ به نوسانات تقاضا وجود ندارد. در چنین شرایطی، نگهداری موجودی‌های اضافی می‌تواند به جلوگیری از کمبود موجودی و حفظ رضایت مشتریان کمک کند. در ادامه تعدادی از مهم‌ترین عوامل مؤثر بر افزایش موجودی را ارائه خواهیم کرد.
۱- برآورد نادرست تقاضا
پیش‌بینی تقاضا یکی از جنبه‌های حیاتی در مدیریت موجودی است که به دلیل پیچیدگی‌های بازار و عوامل غیرقابل پیش‌بینی، اغلب با خطا همراه می‌شود. این خطاها به دو شکل باعث افزایش موجودی می‌شوند:
۱- پیش‌بینی خوش‌بینانه تقاضا: پیش‌بینی‌های بیش از حد مثبت تقاضا می‌توانند منجر به خرید یا تولید بیش از حد نیاز شوند. این امر زمانی رخ می‌دهد که تقاضای واقعی کمتر از پیش‌بینی باشد. برای مثال، اگر پیش‌بینی کنیم که در دو هفته آینده به ۱۰۰۰ واحد از یک قطعه نیاز داریم، اما در واقعیت تنها به ۴۰۰ واحد از آن نیاز داشته باشیم، ۶۰۰ واحد اضافی به موجودی مازاد تبدیل می‌شوند.
۲- تلاش برای جبران خطای احتمالی: از آن جا که نتایج پیش‌بینی معمولاً با خطا همراه است، سازمان‌ها اغلب مجبورند رویکرد محافظه‌کارانه‌تری اتخاذ کنند. این رویکرد می‌تواند منجر به نگهداری موجودی بیشتر برای مقابله با نوسانات احتمالی تقاضا شود.
۲- تخمین غیر واقعی ظرفیت تولید
برآورد نادرست ظرفیت تولید، که در ادبیات مدیریت عملیات به عنوان «خطای ارزیابی ظرفیت» شناخته می‌شود، می‌تواند تأثیرات قابل توجهی بر کل زنجیره تامین داشته باشد. این خطا می‌تواند ناشی از عوامل متعددی باشد، از جمله: عدم در نظر گرفتن زمان‌های توقف برای تعمیرات و نگهداری، نادیده گرفتن تأثیر خستگی کارکنان و کاهش بهره‌وری در شیفت‌های طولانی، بی‌توجهی به محدودیت‌های لجستیکی و زنجیره تأمین، عدم لحاظ کردن نرخ ضایعات و محصولات معیوب، و یا خوش‌بینی بیش از حد نسبت به کارایی تجهیزات جدید.
این برآورد اشتباه می‌تواند باعث افزایش موجودی مواد اولیه شود. به عنوان مثال، فرض کنید در یک کارخانه تولید قطعات الکترونیکی، برنامه‌ریزان تصور می‌کنند که یک خط تولید جدید قادر است ماهانه ۱۰,۰۰۰ واحد قطعه را تولید کند. بر این اساس، آن‌ها برنامه تولید را تنظیم کرده و مواد اولیه را برای این میزان تولید سفارش می‌دهند. اما در عمل، به دلایلی چون نیاز به تنظیمات مکرر دستگاه‌ها، زمان آموزش اپراتورها، و مشکلات اولیه در کنترل کیفیت، حداکثر ظرفیت واقعی خط تولید در ماه‌های اول به ۷,۵۰۰ واحد می‌رسد.
۳- ناکارآمدی در برنامه‌ریزی نیازمندی‌های مواد (MRP)
در واحدهای تولیدی بسیاری از اقلام بر اساس برنامه مواد مورد نیاز (MRP) خریداری می‌شوند. در برنامه‌ریزی تولید و از جمله در برنامه‌ریزی مواد، هدف غایی این است که در راستای دستیابی به اهداف استراتژیک، بیشترین تناسب میان عرضه و تقاضا ایجاد شود. قاعدتاً اگر برنامه مواد مورد نیاز به درستی تنظیم نشده باشد، ممکن است بخشی از موادی که تهیه می‌کنیم مورد استفاده قرار نگیرند و به موجودی مازاد تبدیل شوند.
بخشی از اشتباهات منجر به خطا در برنامه‌ریزی مواد، همان عواملی هستند که پیش‌تر اشاره کردیم. مثلاً برآورد اشتباه تقاضا باعث می‌شود که اقلام در مقادیری بیشتر یا کمتر از حد نیاز سفارش داده شوند یا نظارت ناکارآمد بر مقدار موجودی‌ها ممکن است باعث شود که بعضی مقادیر موجود نادیده گرفته شوند. همچنین شاید مدیران برآورد اشتباهی از قابلیت‌های عرضه داشته باشند، مثل این که تصور کنند یک دستگاه می‌تواند ماهیانه ۱۰۰۰ واحد از کالایی را پردازش کند، حال آن که فقط ظرفیت پردازش ۶۰۰ واحد از آن را داشته باشد و بدین ترتیب ۴۰۰ واحد موجودی اضافه رف یک ماه باقی بماند. یا شاید ناکارآمدی مدل‌ها و ابزارهای استفاده شده برای تعیین مقادیر مواد مورد نیاز سبب شود که موجودی‌ها بیشتر از حد نیاز نگهداری شوند.
۴- عدم یکپارچگی اطلاعاتی و عملیاتی بین واحدهای سازمانی
عدم هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان می‌تواند منجر به سفارش‌های اضافی و افزایش موجودی شود. این مشکل اغلب ناشی از عدم وجود سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه یا ضعف در فرآیندهای ارتباطی درون سازمانی است. مثلاً شاید بخش تأمین منابع بدون مشورت با انبار، مجدداً موادی را سفارش دهد که قبلاً توسط انبار سفارش داده شده‌اند. یا شاید یک شرکت تولید قطعات خودرو با چندین انبار در نقاط مختلف کشور، به دلیل عدم هماهنگی بین سیستم‌های اطلاعاتی انبارها، اقدام به سفارش مجدد قطعاتی کند که در واقع در یکی از انبارهای دور افتاده موجود بوده‌اند.
۵- طولانی بودن زمان تدارک
زمان تحویل (Lead Time) یکی از عوامل کلیدی است که تاثیر زیادی بر مقدار موجودی‌ها دارد. این مدت زمانی است که بین سفارش کالا از تأمین‌کننده تا دریافت آن توسط سازمان می‌گذرد. وقتی زمان تحویل طولانی باشد، سازمان‌ها برای مقابله با نوسانات تقاضا، تأخیرات احتمالی و کاهش ریسک‌های عملیاتی، به نگهداری موجودی‌های بیشتری وادار می‌شوند. در این زمینه می‌توان به نکات زیر اشاره کرد:
۱- در شرایطی با زمان تحویل طولانی، فرایند سفارش‌دهی را باید طوری برنامه‌ریزی کنیم که تا زمان دریافت مجدد کالا، موجودی کافی در انبارها حفظ شود. این امر مستلزم افزایش حجم سفارش‌ها است و مستقیماً باعث افزایش سطح موجودی‌ها می‌شود.
۲- طولانی شدن زمان تحویل دقت پیش‌بینی تقاضای آینده را کاهش می‌دهد. برای مقابله با عدم قطعیت ناشی از پیش‌بینی‌هایی با دقت پایین، معمولاً به نگهداری از موجودی‌های بیشتر تمایل داریم تا بتوانیم به نیازهای غیرمنتظره پاسخ دهیم.
۳- احتمال تأخیر در تأمین و مشکلات حمل‌ونقل با افزایش زمان تحویل بیشتر می‌شود. این شرایط موجب می‌شود برای جلوگیری از توقف تولید یا خدمات‌رسانی، موجودی ایمنی بیشتری برای مقابله با این تأخیرات نگهداری کنیم.
۶- بی‌اعتمادی نسبت به تأمین‌کنندگان
بی‌اعتمادی نسبت به تامین‌کنندگان می‌تواند ما را به سمت نگهداری موجودی‌های بیشتر سوق دهد تا از کمبودها جلوگیری کنیم. این عدم اطمینان ممکن است به دلیل عواملی مانند نوسانات در تحویل مواد اولیه، کیفیت نامناسب محصولات تامین شده، یا حتی مشکلات مالی و عملیاتی به وجود آید. وقتی شرکت‌ها با چنین ریسک‌هایی روبه‌رو می‌شوند، به دنبال راه‌حل‌هایی برای جلوگیری از اختلالات در تولید و خدمات خود هستند. یکی از اصلی‌ترین راه‌حل‌ها این است که مقدار بیشتری از اقلام به عنوان موجودی نگه داریم. این کار امکان می‌دهد که حتی در صورت تأخیر در تحویل مواد یا مشکلات کیفیت، تولید و ارائه خدمات خود را بدون وقفه ادامه دهیم.
۷- محدودیت‌های ناشی از تولید دسته‌ای
در درس انواع فرایندهای تولید گفتیم که فرایندهای متفاوتی برای تولید اقلام مختلف وجود دارد؛ یکی از این فرایندها، تولید دسته‌ای (Batch Production) است که می‌تواند به دلیل ویژگی‌های خاص خود، میانگین موجودی اقلام را افزایش دهد.
در تولید دسته‌ای از یک دستگاه یا مجموعه‌ای از تجهیزات یکسان برای تولید محصولات مختلف استفاده می‌کنیم. این تجهیزات انعطاف‌پذیری محدودی دارند و نمی‌توانند هم‌زمان محصولات مختلف را تولید کند؛ بنابراین برای تولید هر محصول باید تنظیمات تجهیزات را متناسب با همان محصول عوض کنیم.
مثلاً در نانوایی‌های صنعتی، از یک مجموعه تجهیزات برای تولید نان‌های مختلف مانند نان سفید، نان سبوس‌دار و نان جو استفاده می‌شود. تغییر نوع نان ممکن است نیاز به تنظیم دما و زمان پخت داشته باشد. همچنین کارخانه‌های تولید رنگ از تجهیزات مشابهی برای تولید رنگ‌های مختلف استفاده می‌کنند. برای هر رنگ، باید فرمولاسیون و مواد اولیه متفاوتی ترکیب شوند که نیاز به تغییر تنظیمات دارد.
یا مثلاً در کارگاه‌های خیاطی، ماشین‌های دوخت برای تولید انواع مختلف لباس مانند پیراهن، شلوار و کت استفاده می‌شوند؛ اما هر نوع لباس ممکن است نیاز به تنظیمات و قالب‌های متفاوتی داشته باشد.
در تولید دسته‌ای، به دلیل محدودیت‌های تجهیزات و نیاز به تنظیمات خاص برای تولید محصولات مختلف، تولید هر محصول به صورت نوبتی انجام می‌شود. این بدان معناست که کارخانه یا کارگاه در هر دوره زمانی به تولید یک محصول خاص می‌پردازد و سپس تنظیمات را برای تولید محصول بعدی تغییر می‌دهد. این موضوع به دلایل مختلف باعث افزایش موجودی می‌شود.
برای مثال وقتی محصولات نوبتی تولید می‌شوند، هر محصول باید به مقداری تولید شود که تا نوبت بعدی پاسخگوی نیازهای احتمالی باشد؛ مثلاً اگر یک محصول هر شش ماه تولید می‌شود، میزان تولید آن باید برای این دوره کافی باشد. علاوه بر این، اگر میزان تولید در هر دوره کمتر از حد مشخصی باشد، احتمال دارد هزینه‌های تولید از سود حاصل پیشی بگیرد و تولید از نظر اقتصادی به صرفه نباشد. در چنین مواردی، ممکن است اندازه تولید را بیش از تقاضای واقعی افزایش دهیم تا هزینه‌های تولید از لحاظ اقتصادی توجیه‌پذیر باشند.
۸- انگیزه‌های اقتصادی خرید در حجم زیاد
تأمین‌کنندگان اغلب تخفیف‌های قابل توجهی برای سفارش‌های بزرگ ارائه می‌دهند، که این موضوع می‌تواند نقشی مهم در افزایش موجودی سازمان‌ها ایفا کند. به عنوان نمونه، اگر قیمت خرید هر واحد محصول برای سفارش‌های کمتر از ۱۰۰ واحد ۲۰۰۰ تومان باشد و برای سفارش‌های بزرگ‌تر به ۱۶۰۰ تومان کاهش یابد، ممکن است ترجیح دهیم که به جای خرید نیاز کوتاه‌مدت خود (مثلاً ۶۴ واحد)، ۱۰۰ واحد خریداری کنیم تا از تخفیف بهره‌مند شویم.
بسیاری از اوقات، استفاده از تخفیف‌های خرید عمده می‌تواند به صرفه‌جویی‌های قابل ملاحظه‌ای منجر شود که هزینه‌های نگهداری موجودی مازاد را جبران می‌کند و سود را افزایش می‌دهد. کاهش هزینه تامین هر واحد محصول از طریق این تخفیف‌ها می‌تواند به بهبود حاشیه سود و وضعیت مالی سازمان کمک کند. با این حال، این استراتژی همیشه به نتیجه مثبت نمی‌انجامد. در برخی موارد، هزینه‌های نگهداری، انبارداری و مدیریت موجودی مازاد می‌تواند از صرفه‌جویی به دست آمده از تخفیف بیشتر باشد.
۹- هزینه‌های ثابت سفارش‌دهی و حمل‌ونقل
زمانی که هزینه‌های حمل‌ونقل بالاست، ترغیب می‌شویم که مقدار سفارشات را افزایش دهیم، زیرا در این حالت هزینه حمل‌ونقل به ازای هر واحد کالا کاهش می‌یابد.
علاوه بر هزینه‌های حمل‌ونقل، هزینه‌های ثابت دیگری نیز وجود دارند که بر تصمیم‌گیری‌های مربوط به میزان سفارش تاثیرگذارند. این هزینه‌ها شامل مواردی از جمله: برگزاری جلسات با تامین‌کنندگان، تنظیم قراردادها، زمان پرسنل، بازرسی اولیه، کنترل کیفیت اقلام و بیمه هستند که به‌طور ثابت در هر نوبت خرید پرداخت می‌شوند. بنابراین، هرچه این هزینه‌ها بیشتر باشند، به‌صرفه‌تر است که تعداد دفعات خرید کاهش و مقدار خرید در هر نوبت افزایش یابد.
برای مثال، در یک شرکت تولیدی که قطعات الکترونیکی را از تأمین‌کنندگان خارجی تهیه می‌کند، هزینه‌های مرتبط با مذاکره، بازرسی و بیمه در هر نوبت سفارش بالا است. لذا برای کاهش تعداد دفعات سفارش و بهینه‌سازی هزینه‌ها ترجیح می‌دهیم قطعات را در مقادیر زیاد سفارش دهیم، که به نوبه خود باعث افزایش موجودی‌ها می‌شود.
۱۰- الزامات حداقل سفارش از سوی تأمین‌کنندگان
در مواردی که بازار یک کالا انحصاری است و تامین‌کنندگان قدرت چانه‌زنی زیادی دارند، معمولاً شرایط خاصی برای پذیرش سفارشات اعمال می‌شود. یکی از این شرایط، الزام به ثبت سفارش با حداقل مقدار مشخص است. برای مثال، تامین‌کنندگان ممکن است تنها سفارشاتی را بپذیرند که بالای دو هزار واحد باشند. در این شرایط ممکن است مجبور شویم کالا را بیش از نیاز واقعی خود تهیه کنیم و به تبع آن موجودی اقلام افزایش یابد.
۱۱- برآورد پایین هزینه‌های نگهداری موجودی
هرچه هزینه‌های نگهداری موجودی کمتر برآورد شود، تمایل به افزایش موجودی نیز بیشتر می‌شود. برای مثال، در صنعت خرده‌فروشی آنلاین، انبارهای اتوماتیک و سیستم‌های مدیریت موجودی پیشرفته می‌توانند هزینه‌های مرتبط با نگهداری را به شدت کاهش دهند، و این امر باعث می‌شود شرکت‌ها موجودی بیشتری برای پاسخگویی به تقاضای متغیر نگهدارند. همچنین، در صنایع تولیدی با استفاده از سیستم‌های ذخیره‌سازی فشرده و بهینه، هزینه‌های انبارداری و فضای مورد نیاز به حداقل می‌رسد، که به شرکت‌ها اجازه می‌دهد مواد اولیه یا محصولات نهایی بیشتری را ذخیره کنند. البته خیلی اوقات هزینه‌های نگهداری بالا هستند، اما مدیران به اشتباه آن‌ها را کمتر برآورد می‌کنند و در نتیجه به افزایش موجودی نمایش می‌دهند.
یکی از عوامل مهم در تصمیم برای افزایش موجودی، هزینه سرمایه است. در کشورهایی با نرخ تورم بالا، مانند ایران، حفظ موجودی بزرگ‌تر معقول به نظر می‌رسد. در این شرایط، احتمال افزایش شدید قیمت‌ها در خریدهای بعدی وجود دارد و این افزایش قیمت می‌تواند بسیار بیشتر از نرخ سود بانکی باشد. در کشورهایی با تورم بالا، بسیاری از کسب‌وکارها ترجیح می‌دهند کالاها را به مقدار زیاد و با قیمت پایین‌تر خریداری کنند. در این حالت، نه تنها هزینه‌های نگهداری موجودی مازاد جبران می‌شود، بلکه حتی می‌توان از نگهداری موجودی‌های اضافی به عنوان یک فرصت سرمایه‌گذاری استفاده کرد. به عبارت دیگر، در شرایط خاص، نگهداری موجودی مازاد می‌تواند به دستیابی به سود بیشتر کمک کند.
۱۲- برآورد پایین هزینه‌های کمبود موجودی
زمانی که هزینه‌های ناشی از کمبود موجودی افزایش می‌یابد، اهمیت حفظ سطوح کافی از موجودی برای جلوگیری از مشکلات برجسته می‌شود. این امر منجر به کاهش سهم هزینه‌های موجودی مازاد نسبت به کل هزینه‌های کسب‌وکار خواهد شد و تمایل به افزایش موجودی را تقویت می‌کند. کمبود موجودی می‌تواند به تزلزل در جایگاه رقابتی کسب‌وکار منجر شود. از دست دادن مشتریان و خدشه‌دار شدن اعتبار برند از جمله پیامدهای مهم این تزلزل هستند. به عنوان مثال، در صنعت خرده‌فروشی، کمبود موجودی ممکن است باعث شود مشتریان به رقبا مراجعه کنند و این موضوع علاوه بر کاهش فروش، به آسیب دیدن نام تجاری منجر می‌شود.
از سوی دیگر، جریمه‌های ناشی از تاخیر در تحویل کالاها نیز می‌تواند هزینه‌های بالایی را به کسب‌وکار تحمیل کند. بسیاری از قراردادها شامل بندهایی هستند که در صورت تاخیر در تحویل، جریمه‌هایی برای تامین‌کننده در نظر می‌گیرند. این جریمه‌ها ممکن است هزینه‌های مالی قابل توجهی به همراه داشته باشند؛ برای مثال، در صنعت خودروسازی، جریمه‌های تاخیر در زنجیره تامین می‌تواند به میلیون‌ها دلار خسارت در هفته برسد. بدین جهت، هرچه یک بازار رقابتی‌تر باشد، تمایل بیشتری به افزایش موجودی داریم تا از کمبود آن دوری کنیم.
تاثیر هزینه‌های کمبود موجودی بر تصمیم‌ها به حدی است که اگر قرارداد با مشتریان طوری تنظیم شده باشد که تاخیر در تحویل سفارش باعث جریمه‌های سنگین شود، کسب‌وکار مجبور به افزایش سطح موجودی می‌شود. این اقدام به منظور جلوگیری از جریمه‌های مالی و حفظ اعتبار و موقعیت رقابتی انجام می‌گیرد.
۱۳- ضعف در سیستم کنترل و پایش موجودی
نظارت نامناسب بر موجودی‌ها می‌تواند منجر به افزایش غیرضروری موجودی‌ها شود. یکی از مهم‌ترین دلایل این مسئله، برآورد نادرست موجودی‌ها است. در صورت عدم دقت در ثبت و ردیابی کالاها، ممکن است موجودی یک محصول کمتر از مقدار واقعی آن تخمین زده و بی‌جهت سفارش جدیدی برای آن داده شود. همچنین، عدم اطمینان به عملکرد سیستم‌های نظارتی می‌تواند باعث شود تا برای جبران خطاهای احتمالی و کاهش خطر کمبود موجودی، مقادیر بیشتری از اقلام سفارش داده شود. این اقدام هر چند از کمبود موجودی جلوگیری می‌کند، اما باعث افزایش بی‌رویه موجودی‌ها نیز می‌شود.
۱۴- چالش‌های کیفی
پایین بودن کیفیت محصولات مستقیماً بر میزان بازگشت کالاهای معیوب و در نتیجه بر افزایش موجودی‌های غیرقابل فروش تأثیر می‌گذارد. به عنوان مثال، اگر یک شرکت تولیدی نتواند استانداردهای کیفی لازم را در فرآیند تولید رعایت کند، احتمالاً با حجم زیادی از بازگشت کالاها از سوی مشتریان مواجه خواهد شد که این امر، مقدار انبارش محصولات بدون قابلیت فروش را افزایش می‌دهد. علاوه بر این، کیفیت پایین می‌تواند باعث کاهش تدریجی تقاضا شود؛ طوری که مشتریان ناراضی به تدریج از خرید مجدد محصولات شرکت صرف‌نظر کرده و این امر منجر به شکاف میان پیش‌بینی‌های تقاضا و تقاضای واقعی می‌شود.
۱۵- خطا در ثبت و پردازش اطلاعات
اشتباه در ورود داده‌ها می‌تواند به سفارش‌های اضافی و افزایش ناخواسته موجودی منجر شود. برای مثال، ممکن است در سامانه مدیریت موجودی، به اشتباه یک صفر اضافی جلوی مقدار کالای مورد نیاز ثبت شود و به این ترتیب کالایی ده برابر بیشتر از نیاز واقعی خریداری گردد. همچنین، اشتباه در درج مشخصات ماده مورد نیاز می‌تواند منجر به تحویل اقلامی شود که همخوانی با نیازهای واقعی شرکت ندارند. برای مثال ممکن است به اشتباه در BOM یا لیست مواد سازنده یک قطعه، کد استاندارد یک ماده به اشتباه وارد شده باشد و همان مبنای ثبت سفارش قرار بگیرد.
این گونه اشتباهات در تئوری ممکن است کوچک شمرده شوند، اما در عمل، می‌توانند بخش قابل توجهی از موجودی‌های مازاد را تشکیل دهند. برای مثال، اگر به اشتباه سفارش قطعاتی داده شود که به راحتی در انبار یافت نشوند یا با نیازهای تولیدی همخوانی نداشته باشند، این اقلام به عنوان موجودی‌های غیرضروری در انبار باقی می‌مانند و هزینه‌های نگهداری را افزایش می‌دهند. این امر نشان‌دهنده اهمیت دقیق‌بودن و صحت عملیات ورود داده‌ها در سیستم‌های مدیریت موجودی است، زیرا یک خطای کوچک در ورود داده‌ها می‌تواند پیامدهای مالی بزرگی داشته باشد.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.