آداب معرفی افراد در جلسات کاری

قواعد اولویت‌بندی در اتیکت معرفی

قواعد اولویت‌بندی کمک می‌کنند تا در شرایط و موقعیت‌های مختلف، مناسب‌ترین افراد را شناسایی کنیم. برای درک بهتر این موضوع، با این سؤال شروع می‌کنیم که: افراد باید با چه ترتیبی معرفی شوند و چه معیارهایی برای اولویت‌بندی آن‌ها وجود دارد؟

در محافل خانوادگی و دوستانه، معمولاً برای معرفی افراد از معیارهایی مثل سن و جنسیت استفاده می‌‌شود، یعنی به ترتیب: بزرگ‌ترها (آن‌هایی که به صورت محسوس سن بیشتری دارند)، خانم‌ها، آقایان و نهایتاً نوجوانان و کودکان معرفی می‌شوند. اما این شیوه‌ی اولویت‌بندی برای مناسبات رسمی کارایی ندارد و استفاده از آن خلاف رفتار حرفه‌ای است.

در مناسبات کاری، ملاک اصلی جایگاه سازمانی افراد یا میزان شهرت‌شان است و اگر دو نفر از حیث این معیارها برابر باشند، در قدم بعدی به معیارهای سن و جنسیت رجوع می‌شود. به عنوان مثال، همیشه مدیر مجموعه را باید زودتر از کارشناسان معرفی کنیم، اما میان دو کارشناس با ارزش سازمانی و شهرت مشابه، کارشناسی در اولویت قرار می‌گیرد که به صورت محسوس از دیگری بزرگتر باشد، یا اگر هم سن به نظر می‌رسند، کارشناس خانم را زودتر معرفی می‌کنیم.

در مقایسه‌ی دو معیار “جایگاه سازمانی” و “شهرت”، هیچ قاعده‌ی دقیقی برای اولویت‌بندی وجود ندارد و خودمان باید متناسب با شرایط، ارزیابی کنیم که کدام معیار در جایگاه بالاتری قرار دارد، مثلاً در قیاس یک طراح مشهور با مدیر عامل یک شرکت کوچک و ناشناخته، احتمالاً طراح مشهور در اولویت بالاتری قرار می‌گیرد و او را زودتر از مدیرعامل معرفی می‌کنیم.

سوال دیگر این است که افراد باید خطاب به چه کسی معرفی شوند؟ چون همانطور که در بخش قبلی گفتیم، معرف باید یک شخص معین را خطاب قرار دهد. این شخص کسی است که از میان حاضرین، بالاترین جایگاه سازمانی یا شهرت را داشته باشد، یعنی قاعده این است که هیچ وقت نباید مقام بالاتر را به مقام‌ پایین‌تر معرفی کنیم. به مثال زیر توجه کنید:

“خانم افشار و آقای نادری، ایشون آقای سعیدی هستند، مدیر عامل مجموعه‌. آقای سعیدی این دوستان سرپرست گروه طراحی و مسئول حقوقی شرکت هستند.”

در این مثال جای این که سرپرست و مسئول حقوقی شرکت به مدیرعامل معرفی شوند، مقام سازمانی بالاتر به نفرات زیرمجموعه‌ی خود معرفی شده که خلاف اتیکت است.

وقتی اختلاف رتبه‌ها زیاد نیست. باید کسی که مخاطب قرار گرفته است هم به سایرین معرفی شود. اما اگر مرتبه‌ی مخاطب به طور قابل توجهی بالاتر است یا شخصیت شناخته شده‌ای دارد و انتظار می‌رود دیگران او را بشناسند، باید از معرفی او خودداری شود یا معرفی او به صورت غیر مستقیم انجام شود، طوری که انگار نیازی به معرفی او وجود ندارد. به مثال زیر توجه کنید:

“آقای سعیدی، خانم افشار سرپرست بخش طراحی ما هستند و از ایشون خواستیم حالا که فرصت دیدار با مدیریت عامل فراهم شده، برای ارائه توضیحات کامل‌تر همراهیمون کنن.”

در این مثال، آقای سعیدی و سمت او (مدیریت عامل) به صورت غیرمستقیم به دیگران معرفی شده است.

اگر مخاطب بسیار عالی‌رتبه است، می‌توانیم برای احترام بیشتر، قبل از معرفی اجازه بگیریم:

“آقای سعیدی، اجازه دارم همراهانم رو معرفی کنم؟ خانم افشار سرپرست گروه طراحی و آقای نادری مسئول امور حقوقی هستند.”

در ادامه به دو قاعده‌ی تکمیلی اشاره می‌کنیم که باید تا حد امکان رعایت شوند:

۱- در قیاس مشتریان با کارکنان سازمان، رتبه‌ی مشتریان بالاتر فرض می‌شود. مثلاً اگر جلسه‌ای میان مدیر فروش و مشتری برگزار می‌شود، انتظار می‌رود که ابتدا “مدیر فروش” خود را به “مشتری” معرفی کند یا اگر “کارشناسان سازمان” به دفتر مشتری مراجعه کرده‌اند، معرفی باید از سوی کارشناسان انجام شود. مثال زیر، یک معارفه‌ی درست میان مشتریان و کارکنان سازمان را نشان می‌دهد:

“آقای علیان، ایشون آقای سعیدی، مدیر عامل مجموعه هستند و اگر ابهامی دارین می‌تونین مستقیماً با ایشون مطرح کنید.”

۲- در مواردی که مرتبه‌ی تمام افراد یکسان یا نزدیک است، انتظار می‌رود که معرفی توسط میزبان و بالاترین مقامی که جلسه را هماهنگ کرده است، انجام شود. به عبارتی در شرایط برابر، رتبه‌ی مهمان از میزبان بالاتر است و تا زمانی که تفاوت رتبه‌ی افراد قابل توجه نباشد، این قاعده در اولویت قرار می‌گیرد.