آداب و نکات مصاحبه شغلی جهت استخدام

از چند روز تا چند ساعت قبل از مصاحبه شغلی

از زمانی که تاریخ مصاحبه استخدامی اعلام می‌شود تا زمان برگزاری آن، فرصت محدودی داریم که باید از آن به بهترین نحو برای فراهم کردن مقدمات و کسب آمادگی بیشتر استفاده کنیم. نکاتی که در ادامه می‌خوانید، تأثیرگذارترین اقداماتی هستند که می‌توانیم در این مدت محدود انجام دهیم.

برنامه‌ریزی در مورد نحوه‌ی پوشش

هدف اصلی از مصاحبه‌ شغلی، آشنایی کارفرما با خصوصیات‌مان است و «پوشش» یکی از اولین و ساده‌ترین موضوعاتی است که مبنای قضاوت قرار می‌گیرد. جای هیچ تردیدی نیست که سلیقه‌ی هر کسی در انتخاب پوشش محترم است، اما در هر حال پوشش یکی از معدود مواردی است که کاملاً روی آن کنترل داریم و  به تصاحب موقعیت شغلی‌ دلخواه‌مان کمک می‌کند. وقتی پوششی که انتخاب می‌کنیم با فرهنگ و قواعد سازمان مورد نظر هماهنگ است، وفق‌پذیری و احترام ما به کارفرما را نشان می‌دهد. از طرف دیگر، پوشش نامتعارف -از نگاه مصاحبه‌کننده یا اعضای آن سازمان- می‌تواند باعث قضاوت‌های عجولانه و نادیده گرفتن خصوصیات مثبت و توانمندی‌هایمان شود.

در مورد مصاحبه‌ استخدامی، مهم‌ترین معیار برای انتخاب پوشش، تناسب آن با سازمان و موقعیت شغلی مورد نظر است. از این جهت پوشیدن کت و شلوار کلاسیک لزوماً بهترین گزینه برای متقاضیان مرد نیست. چرا که شاید استفاده از آن در یک باشگاه ورزشی، استودیوی موسیقی یا یک استارتاپ فناورانه، عجیب و نامتعارف به نظر برسد. اگر از قبل، کارکنان سازمان مورد نظر را دیده‌ام، می‌توانیم پوشش آن‌ها را مبنا فرض کنیم و برای مصاحبه، کمی رسمی‌تر از آن‌ها بپوشیم. به عنوان مثال، اگر قرار است به عنوان کارشناس طراحی استخدام شویم و کارشناسان مشابه عموماً از پیراهن اسپرت و شلوار کتان یا جین استفاده می‌کنند، پوشیدن شلوار کتان و پیراهن ساده و کت اسپرت متعارف به نظر می‌رسد.

در مصاحبه استخدامی، استفاده از زیورآلاتی که جلب توجه می‌کنند، مثل زنجیرهای پهن، پیرسینگ لب یا گوشواره (برای مردان) مناسب نیست. اگر روی نواحی قابل رؤیت مثل ساعد، پایین گردن یا مچ دست خالکوبی داریم، باید تا حد امکان آن‌ها را بپوشانیم. جای بحث ندارد که بسیاری از افراد جامعه، نسبت به این موارد گارد می‌گیرند.

علاوه بر نوع پوشش، لازم است نسبت به مرتب و تمیز بودن لباس‌هایمان حساس باشیم. نکته‌ای که شاید نادیده بگیریم، احتمال باد و باران و برف است که اگر آماده نباشیم می‌تواند لباس‌ها و کفش‌ها را کثیف و آرایش خانم‌ها را خراب کند. بنابراین، برای انتخاب پوشش مناسب و روش حمل‌ونقل باید نگاهی هم به «پیش‌بینی آب‌وهوا» داشته باشیم.

همراه داشتن چند نسخه از رزومه

قبلاً در مورد آداب نگارش رزومه توضیحاتی ارائه کردیم. شاید قبلاً رزومه‌ی خود را به کارفرما داده باشیم، یا شاید هنوز فرصتی برای آن مهیا نشده باشد، در هر حال برای حضور در مصاحبه شغلی باید چند نسخه از آن را همراه داشته باشیم. حتی اگر رزومه را قبلاً ارسال کرده‌ایم، شاید هیچ نسخه‌ای از آن نزد مصاحبه‌کننده نباشد، تعداد مصاحبه‌کننده‌ها بیش از یک نفر باشد یا کارشناس منابع انسانی بخواهد نسخه‌ای از آن را به پرونده ضمیمه کند. در این موارد، ارجاع دادن افراد به نسخه‌ی الکترونیکی رزومه یا درخواست برای کپی کردن آن غیرحرفه‌ای است و همواره انتظار می‌رود که متقاضی، چند نسخه از رزومه‌ی خود را همراه داشته باشد.

آمادگی برای سؤالات احتمالی

در مورد سؤالات تخصصی، بعضی مباحث به اندازه‌ای اولیه و ضروری هستند که بی‌اطلاعی از آن‌ها می‌تواند به کلّی صلاحیت ما را زیر سؤال ببرد. لذا مرور اجمالی آن‌ها، مخصوصاً موضوعاتی که در ارتباط با موقعیت شغلی مورد نظرمان هستند، باید در اولویت قرار بگیرد. در مورد سؤالات عمومی، بعضی از سؤالات جنبه‌ی کلیشه‌ای دارند و عیناً یا شبیه آن‌ها در اکثر جلسات مصاحبه مطرح می‌شوند. لذا تأمل در مورد آن‌ها می‌تواند به پاسخگویی مؤثرتر و هوشمندانه کمک کند.

مثلاً یکی از سؤالات رایج این است که: مهم‌ترین نقطه‌ی قوت خود را چه می‌دانید؟ در پاسخ به این سؤال، اگر فهرست طویلی از نقاط قوت خود را ارائه دهیم -با این فرض که واقعاً همه‌ی آن‌ها را داریم- ممکن است خودشیفته به نظر برسیم. مصاحبه شغلی، فرصت مناسبی برای پیدا کردن پاسخ‌های خلاقانه و تأثیرگذار نیست و ترجیحاً باید از قبل تکلیف‌مان را با سؤالات کلیشه‌ای روشن کرده باشیم. مثلاً در پاسخ به این سؤال، می‌توانیم یکی از نقاط قوت‌مان که چندان عجیب و بحث‌برانگیز نیست در قالب یک مثال کاری بیان کنیم. مثلاً «زمانی که در شرکت الف مشغول به کار بودم، هیچ تأخیری نداشتم و به نظرم می‌رسد که نظم‌پذیری یکی از نقاط قوتم باشد».

سؤال رایج دیگر این است که: چرا سازمان ما را برای کار کردن انتخاب کرده‌اید؟ اگر بخواهیم صادق باشیم، احتمالاً پاسخ این است که چون با کارفرمای فعلی مشکل داریم، یا جای بهتری برای استخدام شدن پیدا نکرده‌ایم. اما وقتی پاسخ‌مان حاکی از وفق‌ناپذیری یا مشکل با کارفرمای قبلی است، یا خود را در پیدا کردن شغل ناتوان نشان می‌دهیم، سیگنال‌های نگران‌کننده‌ای به مصاحبه‌کننده منتقل می‌شود. لذا بهتر است در پاسخ به این سؤال، موضوعاتی مثل «تمایل به مواجهه با چالش‌های جدی‌تر» یا «مجالی برای استفاده از تجربیات قبلی» یا «علاقه به کار در یک محیط خلاق» را طرح کنیم.

یکی از حساس‌ترین سؤالات جلسه‌ی مصاحبه در مورد «دستمزد مورد نظر» است. برای پاسخ به این سؤال، می‌توانیم در مورد دستمزد متعارف آن شغل تحقیق کرده و رقمی در حدود آن اعلام کنیم. البته بسیاری ترجیح می‌دهند که از ارائه‌ی رقم دقیق خودداری کرده و از پاسخ‌هایی مثل «دستمزدی که سازمان مناسب می‌داند» یا «همان دستمزد متعارفی که به سایر کارکنان پرداخت می‌شود» استفاده کنند. همچنین در یک رویکرد محتاطانه، می‌توانیم از مصاحبه‌کننده کمک بگیریم و از او بخواهیم که یک بازه‌ی تقریبی برای دستمزد اعلام کند و مبلغ مورد نظرمان را از همان بازه انتخاب کنیم.

لازم است قبل از آغاز جلسه، حتماً رزومه‌ی خود را با دقت مرور کرده باشیم و مندرجات مهم آن را بدانیم. اگر سؤالی در مورد رزومه مطرح شود و برای پاسخ به رزومه مراجعه کنیم، یا اظهارات‌مان با مندرجات رزومه در تعارض باشد، ممکن است مصاحبه‌کننده در مورد صداقت‌مان یا صحت مفاد رزومه دچار تردید شود.

در مصاحبه استخدام، گاهاً سؤالاتی طرح می‌شود که لازمه‌ی پاسخ به آن‌ها، آشنایی با سازمان و کارفرما است. مثلاً از ما می‌پرسند که فرایند انتقال شکایات مشتریان به واحد فنی چگونه است و انتظار دارند که دقیقاً فرایند همان سازمان را توضیح دهیم. یا شاید در مورد نوع فعالیت‌ها یا پروژه‌های شرکت سؤال بپرسند.  بنابراین، بهتر است قبل از مصاحبه تا حد امکان با چارت سازمانی، فرایندها، مأموریت‌ها و فعالیت‌های سازمان آشنا باشیم. همچنین این اطلاعات کمک می‌کنند که در پاسخ به سؤالات، هوشمنداته‌تر عمل کنیم. به عنوان مثال، اگر بدانیم که از استاندارد خاصی در یک سازمان پیروی می‌شود یا برای مستندسازی (مثلاً تهیه‌ی اسناد حسابداری یا تهیه‌ی نقشه‌های فنی) از نرم‌افزار خاصی استفاده می‌کنند، در پاسخ‌های خود می‌‌توانیم تسلط‌مان روی آن استاندارد یا نرم‌افزار را به نمایش بگذاریم. از این رو، یکی از اقدامات مفید قبل از مصاحبه‌ی شغلی این است که با کسب اطلاع از دوستان و آشنایانی که در آن سازمان داریم و یا از طریق مراجعه به وبسایت و شبکه‌های اجتماعی آن، اطلاعات‌مان را تکمیل کنیم.

تنظیم شبکه‌های اجتماعی

معمولاً مصاحبه‌کننده و کارفرما، نسبت به تصاویر پروفایل‌مان در پیام‌رسان‌ها و محتویات‌مان در شبکه‌های اجتماعی کنجکاو هستند. اطلاعاتی که از این طریق در اختیار کارفرما قرار می‌گیرد، معمولاً واقعی‌تر و کامل‌تر از توضیحاتی هستند که در جلسه‌ی مصاحبه شغلی بیان می‌کنیم. لذا قبل از این که اطلاعات‌مان در اختیار کارفرما قرار بگیرد -مثلاً قبل از ارسال رزومه یا ثبت تلفن همراه‌مان در وبسایت سازمان- باید دقت کنیم که تصاویر پروفایل و محتویات شبکه‌های اجتماعی‌مان غیرمتعارف نباشند. به عنوان مثال اگر پُستی در ارتباط با کلاهبردار بودن کارفرمای قبلی یا مزایای آدم حساب نکردن دیگران نوشته‌ایم، بهتر است آن‌ را حذف کنیم یا وضعیت صفحه‌ی اجتماعی‌مان را به حالت خصوصی تغییر دهیم. همچنین در مورد عکس پروفایل، وقتی شماره‌ای را برای مناسبات کاری در نظر می‌گیریم، انتظار می‌رود که فاقد تصویرمان در مهمانی‌های خصوصی یا در باشگاه بدن‌سازی باشد.

حضور در محل مصاحبه استخدامی قبل از آغاز جلسه

برای حضور در محل مصاحبه، تأخیر و تعجیل به هیچ عنوان پذیرفته نیست. تأخیر می‌تواند نشانه‌ای از جدی نبودن در کار، بی‌برنامگی و ناتوانی در مدیریت زمان و حتی بی‌احترامی به طرف مقابل باشد. حضور زودهنگام نیز می‌تواند نشانه‌ی استرس زیاد، تمایل بیش از حد و بی‌توجهی به زمان‌بندی کارفرما باشد. لذا برای پیشگیری از تأخیر لازم است از قبل زمان مورد نیاز برای رسیدن به محل مصاحبه، وضعیت پارکینگ و شرایط آب‌وهوایی را بررسی کنیم. همچنین اگر زودتر از موعد رسیدیم، بهتر است ابتدا در خودرو، کافه یا جای دیگری مستقر شویم و در ساعت مقرر به محل مصاحبه برویم. (البته پارک جلوی شرکت، درب ورودی یا اماکن در معرض دید، جای مناسبی برای استقرار نیستند)

 مصاحبه‌کننده تنها شخصِ تأثیرگذار در فرایند استخدام نیست و یکایک افرادی که در محل مصاحبه می‌بینیم، می‌توانند به نحوی در پذیرفته یا رد شدن ما مؤثر باشند. لذا باید مراقب باشیم که هنگام حضور در محل مصاحبه، با همه‌ی افراد صمیمانه و در عین حال محترمانه و حرفه‌ای رفتار کنیم. ضمناً نباید فراموش کنیم که شاید محل استقرار ما -قبل یا بعد از جلسه‌ی مصاحبه- تحت پوشش دوربین‌های مدار بسته باشد و حتی اگر کسی کنارمان نیست، باید از اقداماتی مثل آرایش کردن، آدامس باد کردن، عکس انداختن از محیط، یا سیگار کشیدن خودداری کنیم.

متأسفانه مصاحبه‌ها معمولاً با تأخیر آغاز می‌شوند و این موضوع می‌تواند فرصت خوبی برای کارفرما باشد تا رفتارهایمان را ارزیابی کند. لذا اگر تأخیر بیش از اندازه است و تحمل آن را نداریم، می‌توانیم انصراف خود را اعلام و کار دیگری را جست‌وجو کنیم. اما اگر چنین تصمیمی را منطقی نمی‌دانیم، بهتر است به رفتار محترمانه‌ی خود ادامه دهیم و از کلام یا رفتار توهین‌آمیز پرهیز کنیم. ضمناً زمان انتظار برای مصاحبه، فرصت خوبی برای استعمال دخانیات یا گفت‌وگوی عاشقانه یا سیاسی با تلفن نیست.

زمان مصاحبه

نکته‌ی ساده‌ای که می‌دانیم اما گاهی فراموش می‌کنیم، این است که قبل از ورود به جلسات مهم مثل مصاحبه شغلی، تلفن همراه را خاموش یا سایلنت کنیم. همچنین باید از اقداماتی مثل نگه داشتن پاکت سیگار یا سوییچ در دست، حمل کیف بیش از حد بزرگ یا سنگین، جویدن آدامس، همراه داشتن ایرپاد یا در دست داشتن کیسه‌ی خرید خودداری کنیم.

هنگام مواجهه با مصاحبه‌کننده، باید گشاده‌رو باشیم، لبخند بزنیم و در سلام کردن پیش‌قدم شویم. اگر مصاحبه‌کننده از قبل با ما آشنا نیست، باید خودمان را معرفی کنیم (آداب معرفی را بخوانید). اگر از قبل مصاحبه‌کننده را می‌شناسیم، با این فرض که شناخت‌مان از سر کنجکاوی و دور از انتظار نیست، می‌توانیم برای تأثیرگذاری بیشتر از اسم او استفاده کنیم، مثلاً بگوییم: «سلام آقای نادری، اسمعیلی هستم». قبلاً توضیح دادیم که اجازه‌ی استفاده از اسم کوچک افراد را نداریم، مگر این که از ما خواسته شده باشد (آداب استفاده از اسامی را بخوانید). همچنین تا وقتی از ما دعوت نشده است، نباید روی صندلی بنشینیم، مگر این که زمان طولانی سپری شده و مصاحبه‌کننده وظیفه‌ی خود را فراموش کرده باشد.

در طول مکالمه، باید شفاف و واضح صحبت کرده و ارتباط چشمی خود با مصاحبه‌کننده یا مصاحبه‌کنندگان را حفظ کنیم. باید مراقب باشیم که ناخودآگاه با انگشت‌ها، ناخن‌ها یا موهایمان بازی نکنیم، زانوها را بیش از حد تکان ندهیم و از هر کاری که نشانه‌ی بی‌قراری و عدم کنترل است پرهیز کنیم.

در طول جلسه ممکن است، صحبت‌ها یا سؤالات غیرحرفه‌ای و حتی غیرمحترمانه‌ای مطرح شود. اما اگر موضوعات طرح شده از خط قرمزها عدول نکند و قابل اغماض باشد، بهتر است از توهین متقابل یا پرخاشگری خودداری کنیم؛ رفتار تند ما می‌تواند دلیل محکمی برای رد شدن باشد. در مورد سؤالات نامناسب، اگر حدس می‌زنیم که سهواً طرح شده‌اند یا قابل چشم‌پوشی هستند، می‌توانیم پاسخ دهیم. اما اگر حدس می‌زنیم عامدانه هستند و چشمپوشی از آن‌ها مقدور نیست، می‌توانیم با دادن یک جواب بسیار اجمالی و مختصر، این پیام را منتقل کنیم که علاقه‌ای به ارائه‌ی پاسخ مفصل نداریم. مثلاً شاید مصاحبه‌کننده بپرسد که چرا از همسرتان جدا شده‌اید؟ اگر اجمالاً بگوییم «تفاهم نداشتیم» معلوم است که صرفاً جهت احترام پاسخ داده‌ایم و علاقه‌ای به ادامه‌ی این موضوع نداریم. اما اگر سؤالات بیش از اندازه نامتعارف بودند، یا باز هم تکرار شدند، می‌توانیم مستقیماً عنوان کنیم که تمایلی به پاسخ نداریم، یا از همکاری انصراف دهیم و جلسه را به پایان برسانیم.

در پایان جلسه، می‌توانیم در مورد زمان اعلام نتیجه سؤال کنیم، اما پرسیدن در مورد پذیرفته یا رد شدن حرفه‌ای نیست. همچنین توصیه می‌شود که در این جلسه، راجع به مقدار دستمزد سؤال نپرسیم و آن را به زمان دیگری موکول کنیم. بسیاری از افراد، وقتی که مصاحبه‌کننده از آن‌ها می‌خواهد که سؤالات‌شان را طرح کنند، گمان می‌کنند که جلسه به پایان رسیده است و دیگر مورد قضاوت قرار نمی‌گیرند. حال آن که پرسیدن سؤالات عجیب و نامربوط، یا احساس صمیمیت بیش از حد، می‌تواند در نتیجه‌ی نهایی مؤثر باشد. لذا اگر سؤالی بیان‌گر بی‌اطلاعی، استرس یا کمبود اعتماد به نفس است باید حتی‌المقدور از طرح آن خودداری کنیم.

بعد از مصاحبه

بعد از مصاحبه، بهتر است حدأقل تا زمانی که مصاحبه‌کننده برای اعلام نتیجه اعلام کرده صبور بمانیم. اما بعد از آن، پیگیری نتیجه از سوی ما دور از انتظار نیست. در صورتی که نتیجه‌ی مصاحبه منفی است، رفتار محترمانه باید کماکان حفظ شود. چرا که اصول حرفه‌ای را صرفاً برای پیش بردن کارها و دستیابی به اهداف‌مان رعایت نمی‌کنیم. با این حال، حتی اگر منفعت‌مدارانه به این موضوع نگاه کنیم، هیچ بعید نیست که در آینده مجدداً فرصتی برای همکاری با آن سازمان وجود داشته باشد. از طرفی اگر نتیجه‌ی جلسه مثبت است، باید قبل از انعقاد قرارداد، ابتدا راجع به موضوعات مهم مثل وضعیت دستمزدها و شرایط پیشرفت در سازمان تحقیق کرده باشیم. اگر تحقیقات‌مان کامل نیست، یا منتظر نتیجه‌ی مصاحبه‌های دیگرمان هستیم، می‌توانیم ضمن تشکر از کارفرما، برای اعلام نتیجه‌ی نهایی و انعقاد قرارداد مدتی وقت بگیریم. البته بدیهی است که هر چه این مدت طولانی‌تر باشد، احتمال منصرف شدن کارفرما و جایگزین کردن شخصی دیگر قوت می‌گیرد. لذا بهتر است این وقفه از یک مدت معقول و متعارف -مثلاً حدوداً یک الی دو هفته- تجاوز نکند.