اتیکت جلسات کاری

باید برای حضور موثر در جلسه آماده باشیم

برای حضور موثر و فعالانه در جلسات، باید از اهداف و دستور کار آن‌ها مطلع باشیم. مثلاً در بعضی جلسات باید اطلاعات خاصی به همراه داشته باشیم یا در خصوص برخی موضوعات اظهارنظر کنیم. همچنین اگر در جلسه‌ای قرار است راجع به امور مهم تصمیم‌گیری کنیم، باید از انتظارات دیگران و حیطه‌ی اختیارات‌مان مطلع باشیم. مثلاً اگر با طرف دیگر جلسه راجع به قرارداد اختلاف نظر داریم، باید بدانیم که آیا مدیران روی استمرار تعهدات تاکید دارند یا اقاله و فسخ دوجانبه‌ی آن را می‌پذیرند. همچنین باید بدانیم آیا امضای ما برای به هم زدن این قرارداد معتبر است یا به تایید مقام دیگری نیاز دارد.

در نقطه‌ مقابل اگر میزبان یا رهبر جلسه هستیم، متناسب با نوع جلسه باید تلاش کنیم که حضار از اهداف، ماهیت و زمان‌بندی فعالیت‌ها مطلع باشند؛. این موارد را معمولاً در قالب دستور کار به نفرات اعلام می‌کنیم. مثلاً به مدعوین اطلاع می‌دهیم که موضوع جلسه در ارتباط با «معرفی محصول جدید» و هدف از آن «دریافت نظرات حاضرین جهت بهبود طرح» است. سپس توضیح می‌دهیم که جلسه ساعت ۷ با توضیحات مدیر محصول آغاز می‌شود، حضار نظرات‌شان را از ۸ تا ۹ اعلام می‌کنند و ساعت ۹ الی ۱۰ به ارزیابی و گفت‌وگو در مورد نظرات اختصاص دارد. ضمناً به بعضی نفرات اعلام می‌کنیم که برای انجام کار مشخصی مثل تنظیم صورت‌جلسه یا ثبت نظرات آماده باشند.

البته آشکار است که لزوماً همه‌ی جلسات به این حد از برنامه‌ریزی و دقت نیاز ندارند. مثلاً شاید به عنوان مدیر مجموعه، تصمیم بگیریم که فوراً راجع به پرداخت پاداش به کارگران یا استخدام نفرات جدید تصمیم‌گیری کنیم. برای این جلسات معمولاً نیازی به دستور کار دقیق و برنامه‌ریزی قبلی نیست، اما‌ در هر حال بهتر است که افراد از موضوع جلسه مطلع باشند و با آمادگی بیشتری در آن مشارکت کنند.

باید پوشش متناسب و آراسته‌ای داشته باشیم

علی‌رغم این که انتخاب پوشش یک امر سلیقه‌ای است، معمولاً هر یک از گروه‌‌ها و اقشار جامعه از عرف خاصی تبعیت می‌کنند. بنابراین باید هنگام حضور نزد ایشان یا مراوده با آن‌ها، تا حد امکان  سلایق‌شان را به رسمیت بشناسیم و متناسب با آن لباس بپوشیم. مثلاً استفاده از شلوار جین و تیشرت طرح‌دار در دیدار با تیم سازندگان یک اثر هنری معمولاً امری پذیرفته است، اما در جلسه با مدیران یک وزارت‌خانه، دانشگاه یا بانک متعارف نیست و باید لباس رسمی‌تری بپوشیم.

فارغ از نوع لباس که متناسب با محل برگزاری، میزبان و مدعوین قابل تجدیدنظر است، حفظ آراستگی اصولا در همه‌ی جلسات ضروری است. از این رو باید مراقب باشیم که لباس‌ها و کیف و کفش‌مان تمیز و آرایش صورت‌ و شکل موهایمان مرتب باشد. بهتر است قبل از آغاز جلسه، ابتدا وضعیت ظاهری‌مان را بازبینی کنیم یا اگر وقت و شرایط مساعد نیست، از همراهان نزدیک خود برای ارزیابی وضعیت ظاهری‌مان کمک بگیریم.

بهتر است کارت ویزیت به همراه داشته باشیم

خیلی اوقات لازم است بعد از پایان جلسه، حضار بتوانند با ما ارتباط برقرار کنند، مثلاً مشتری بعد از پایان جلسه‌ی معرفی محصول بتواند برای دریافت اطلاعات یا ثبت سفارش تماس بگیرد یا سرمایه‌گذار بتواند نظارت خود را بعد از جلسه معرفی اختراع اعلام کند. در چنین مواردی، ارائه‌ی کارت ویزیت یا حسب مورد بروشور و دفترچه راهنما، مناسب‌تر از نوشتن شماره یا ایمیل روی کاغذ است. همچنین گاه در جلسات شلوغ -در حد سمینار و گردهمایی- فرصت کافی برای معرفی حضار وجود ندارد. بنابراین می‌توانیم برای معرفی خود یا ایجاد راهی برای تعاملات آینده از کارت ویزیت استفاده کنیم.

از سوی دیگر وقتی دیگران به ما کارت ویزیت، بروشور یا دفترچه راهنما می‌دهند، باید آن‌ها را با احترام در کیف، جیب پیراهن یا روی میز قرار دهیم و در پایان جلسه همراه خود ببریم. به طور کلی، خودداری از قبول کارت ویزیت دیگران، جا گذاشتن کارت در محل جلسه، رها کردن آن روی صندلی، گذاشتن کارت در جیب عقب و نشستن روی آن، یا استفاده از کارت به عنوان چرک‌نویس، نامتعارف و غیرحرفه‌ای هستند.

باید وقت‌شناس باشیم

حضور دیرهنگام در جلسات، بیان‌گر اهمیت قائل نبودن برای دیگران، مدیریت ضعیف، جدی نبودن در کار و بی‌اطلاعی از ضوابط حرفه‌ای است. اگر شلوغ بودن و در دسترس نبودن، حربه‌ی ما برای جلب توجه و کسب اعتبار است، باید بدانیم که اغلب نتیجه‌بخش نیست و خلاف خواسته‌مان را رقم می‌زند. از طرفی، زود رسیدن نامتعارف -مثلاً یک ساعت قبل از جلسه- می‌تواند حاکی از اشتیاق افراطی، استرس زیاد و کم‌تجربگی ما باشد. بنابراین، باید طوری برنامه‌ریزی کنیم که فقط کمی زودتر -مثلاً ده دقیقه- به محل جلسه برسیم. البته بدیهی است که اگر میزبان یا رهبر جلسه هستیم، باید قبل از برگزاری در محل آن حاضر شویم و از فراهم بودن ملزومات آن مثل اسباب پذیرایی، تمیز بودن اتاق و عملکرد درست پروژکتور اطمینان حاصل کنیم.

باید جای درستی برای نشستن انتخاب کنیم

به طور معمول در جلسات کاری: اگر رهبر جلسه، میزبان یا بالاترین مقام هستیم، باید سر میز و در سمت راست بنشینیم، طوری که روی درب ورود نظارت داشته باشیم. اگر رهبر یا تصمیم‌گیرنده‌ی طرف مقابل هستیم، باید در سوی دیگر و سمت چپ بنشینیم. اگر در جلسه فقط یک مهره‌ی کلیدی وجود دارد (مثلاً یک نفر مدیر و باقی کارشناسان او هستند)، زمانی باید در این صندلی بشینیم که جزو شرکای اصلی یا همکاران هم‌تراز وی باشیم. اگر مشاور، حامی یا همراه اصلی نفرات کلیدی هستیم، باید کنار این نفرات مستقر شویم تا تعامل نزدیک‌تری با آن‌ها داشته باشیم و جایگاه‌مان برای دیگران مشخص باشد. در سایر موارد، بهتر است با کمی فاصله از نفرات اصلی و در بخش‌های میانی بنشینیم.

اگر فضا محدود است یا دیگران آداب نشستن را به جا نیاورده‌اند و صندلی مناسب خالی نیست، می‌توانیم سختگیر نباشیم و مناسب‌ترین محل را از میان گزینه‌های موجود انتخاب کنیم. اما اگر جایی که برای ما در نظر گرفت‌هاند، بی‌احترامی به سازمان یا نهادی است که به نمایندگی از آن حضور یافته‌ایم، مناسب است از دیگران بخواهیم در جای دیگری مستقر شوند یا نسبت به شرایط موجود اعتراض کنیم.

نباید تلفن همراهمان نظم جلسه را به هم بزند و در معرض دید دیگران باشد

صدای زنگ و ناتیفیکیشن، لرزیدن گوشی، روشن و خاموش شدن مکرّر صفحه‌ی‌ تلفن و حتی چت کردن بی‌صدای ما می‌تواند تمرکز دیگران و نظم جلسه را به هم بزند. همچنین گاهی نفرات کناری یا افرادی که از پشت سر عبور می‌کنند، صفحه‌ی نمایش تلفن‌ ما را می‌بینند و بهتر است شاهد پیام‌های عاشقانه، گیفه‌ای نامتعارف، تصویر نامزدمان در پس‌زمینه، اپلیکیشن‌های دوستیابی یا اسم عجیب مخاطبان نباشند. بنابراین بهتر است علاوه بر خاموش کردن صدا و لرزش تلفن، صفحه‌ نمایش آن را از دید دیگران پنهان کنیم. همچنین بعضی اوقات لازم است در طول جلسه، اطلاعاتی را با تلفن همراه به دیگران نشان دهیم یا شماره‌ی‌ آن‌ها را در تلفن خود ذخیره کنیم. بنابراین باید مراقب محتویات تلفن همراه و ناتیفیکیشن‌های اتفاقی باشیم یا حتی از تلفن جداگانه‌ای برای امور کاری و حضور در جلسات استفاده کنیم.

باید آداب معرفی را به جا آوریم

گاه افرادی در جلسات حضور دارند که یکدیگر را نمی‌شناسند و باید به هم معرفی شوند. در این خصوص، سوالات مهمی قابل طرح است که باید پاسخ‌شان را بدانیم. مثلا تشریفات معرفی در چه شرایطی اجرا می‌شود؟ چه کسی مسئول معرفی افراد است؟ کدام افراد باید زودتر معرفی شوند؟ معرفی باید خطاب به کدام نفرات باشد؟ در درس آداب معرفی به این سوالات پاسخ داده‌ایم و با مطالعه‌ی آن می‌توانید عملکرد بهتری در مرحله‌ی معرفی افراد داشته باشید.

باید مطابق برنامه و دستور کار جلسه عمل کنیم

همانطور که گفتیم برای برگزاری جلسات مهم، گاه زمان زیادی صرف تهیه برنامه و دستور کار می‌شود. اگر هر یک از مدعوین بخواهند برنامه و اهداف شخصی خود را دنبال کنند، نظم جلسه به هم می‌ریزد و بهره‌وری کاهش می‌باید. از این رو اگر میزبان جلسه هستیم یا رهبری آن را بر عهده داریم، باید تلاش کنیم که حرف‌ها و مسائل به بیراهه نروند. همچنین به عنوان مهمان وظیفه داریم مطابق دستور کار جلسه و در چهارچوب اهداف آن رفتار کنیم. مثلاً وقتی موضوع جلسه «شناسایی دلایل کاهش فروش» است، نباید موضوع برنامه‌های ورزشی سازمان یا انتقاداتمان نسبت به ساعت کاری مجموعه را طرح کنیم. همچنین اگر قرار است هر نفر فقط یک پیشنهاد مطرح کند، مجاز نیستیم دو یا چند پیشنهاد ارائه کنیم و وقت جلسه را بگیریم.

باید مکالماتمان موثر و اصولی باشند

جلسات، فضایی برای تبادل اطلاعات و تعامل هستند، از این رو مهارت‌های ارتباطی نقش مهمی در عملکرد و حضور موثرمان دارند. با توجه به ملاحظات زیادی که در مورد مکالمه‌ی موثر وجود دارد، درس مستقلی به آن اختصاص داده‌ایم که ما را از تکرار مباحث بی‌نیاز می‌کند. به عنوان چند نمونه‌: لحن و حجم و سرعت کلام ما باید استاندارد باشد، متناسب با سطح دانش مخاطب صحبت کنیم، شنونده‌ی خوبی باشیم، دخالت و قضاوت بی‌جا نکنیم، بی‌نمک نباشیم، کلمات عجیب و غریب به کار نبریم، بی‌جهت برای شکستن وقفه‌های کلامی تقلا نکنیم و بیش از حد خودخواه یا متواضع نباشیم. برای مطالعه‌ی بیشتر می‌توانید به درس آداب گفتار و مکالمه مؤثر مراجعه کنید.

نباید خوردن و آشامیدن ما نظم جلسه و تمرکز دیگران را به هم بزند

نوشیدن چای، قهوه و آب در جلسات متداول و متعارف است، اما همراه داشتن مواد خوراکی و استفاده از آنها پذیرفته نیست. اگر در جلسه‌ای با نوشیدنی یا مواد خوراکی غیرمتداول پذیرایی می‌شود، بهتر است زمانی از آنها استفاده کنیم که دیگران نیز به مصرف آن‌ها رغبت نشان داده‌اند. همچنین باید مراقب باشیم که خوردن و نوشیدن‌مان آرام و کم‌صدا باشد، محیط اطراف را کثیف نکنیم و نظم جلسه را به هم نزنیم. وقتی یکی از حضار با جدیت راجع به موضوعی حرف می‌زند یا در حال مکالمه‌ی مستقیم و مهمی با دیگران هستیم،  مناسب است از مصرف یا دست زدن به خوراکی‌ها خودداری کنیم.

باید از رفتارهای عصبی خودداری کنیم

بعضی از ما عادت داریم که انگشتان‌مان را روی میز بکوییم، پاهای خود را دائماً تکان دهیم، با وسایل اطراف بازی کنیم، یا بیش از حد روی صندلی جابه‌جا شویم. این رفتارها شاید فقط از روی عادت باشند، اما از نگاه دیگران نشانه‌های اضطراب، بی‌توجهی، بی‌قراری یا پرخاشگری هستند و باید حتی‌المقدور از آن‌ها پرهیز کنیم. فراتر از کنترل این عادت‌ها، باید تلاش کنیم که زبان بدن ما در خدمت ارتباط موثر با مخاطبان و انتقال پیام‌های مناسب باشد؛ مثلاً وقتی لازم نیست نباید با دست به سینه نشستن، نسبت به دیگران گارد بگیریم. همچنین وقتی صحبت‌ها و رفتارهای طرف مقابل، جلسه را از بحث اصلی و فضای سازنده دور کرده است، نباید با خم شدن به طرف او یا حرکات صورت، خود را مشتاق و مجذوب حرف‌هایش نشان دهیم.

باید در آخر جلسات تشکر کنیم

اگر میزبان هستیم، در آخر جلسه باید از دیگران بابت حضور یا احیاناً عملکرد مفیدشان قدردانی کنیم. مثلا بگوییم: «جلسه خوبی بود، ممنون که مشارکت فعالی داشتید» یا «سپاسگزارم تشریف آوردین و اطلاعات خوبی به اشتراک گذاشتید». اما اگر میزبان نیستیم، حسب مورد می‌توانیم از میزبان یا دیگران بابت برگزاری جلسه یا عملکرد مفیدشان تشکر کنیم. همچنین در مواردی که با افراد عالی رتبه جلسه داشته‌ایم یا اقدامات قابل توجهی از سوی حاضرین انجام شده است، می‌توانیم در فرصتی دیگر مجدداً با ارسال پیام یا تماس تلفنی از آن‌ها قدردانی کنیم.