شما در حال خواندن درس مقدمه‌ی اتیکت کسب‌وکار از مجموعه‌ی آداب معاشرت در کسب‌وکار هستید.

آداب یا اتیکت اسامی

اسامی، اصلی‌ترین راه شناسایی افراد هستند و چون با هویت‌شان گره خورده است، حساسیت زیادی نسبت به آن نشان می‌دهند. از طرفی، اسامی افراد به کرّات در مکالمات، مکاتبات، اعلانات و گزارشات استفاده می‌شوند و این تکرار زیاد، احتمال بروز خطا و دلخوری را افزایش می‌دهد. در نتیجه، یکی از سرفصل‌های مهم اتیکت کسب‌وکار، آداب استفاده از اسامی است که نکات مهم آن را در این درس ارائه می‌کنم.

لزوم استفاده از عناوین مودبانه و پرهیز از اسم کوچک

دو قاعده‌ی زیر باید در تمامی مراودات کسب‌وکار رعایت شوند؛ البته استثنائاتی هم وجود دارد که در قسمت‌های بعدی به آن‌ها اشاره خواهم کرد.

۱- در مناسبات رسمی هرگز نباید از اسم کوچک برای مخاطب قرار دادن، اشاره به افراد دیگر یا معرفی خودمان استفاده کنیم. این در حالی است که بسیاری از ما گمان می‌کنیم که استفاده از اسم کوچک باعث ارتباط صمیمانه‌تر و عمیق‌تر با مشتریان یا همکاران‌مان می‌شود، اما چنین رویه‌ای الزاماً به نتیجه نمی‌رسد و می‌تواند اثر عکس داشته باشد. به عبارت دیگر، استفاده از اسامی کوچک می‌تواند مؤثر باشد، اما چون احتمال ناراحتی دیگران یا غیرحرفه‌ای تلقی شدن ما وجود دارد، پرهیز از آن مطمئن‌تر است. البته اگر اسم کوچک در کنار نام خانوادگی استفاده شود (مثل میلاد اسمعیلی به جای میلاد) تعارضی با اتیکت اسامی ندارد و کاملاً قابل قبول است.

۲- در مناسبات رسمی، همواره باید برای مخاطب قرار دادن افراد یا اشاره به آن‌ها از عناوین محترمانه‌ای مثل آقا یا خانم استفاده کنیم. با این که اتیکت اسامی، قاعده‌ای در مورد استفاده یا پرهیز از القابی مثل دکتر، مهندس، رئیس و امثالهم ندارد، اما به نظر می‌رسد که عناوین آقا و خانم انتخاب‌های مطمئن‌تر و محترمانه‌تری هستند. همچنین اگر روی استفاده از این القاب اصرار داریم، ضروری است که از ترکیب‌شان با عناوین آقا و خانم استفاده کنیم (مثلاً بگوییم آقای مهندس یا خانم دکتر). به صورت کلی، اشاره به مدارج علمی افراد در مناسبات کاری رایج نیست (به جزدر ایران یا محافل علمی و پژوهشی) اما استفاده از القاب شغلی برجسته (مثل رئیس‌جمهور یا وزیر) با قواعد اتیکت اسامی همخوانی دارد.

بهترین شیوه‌ی استفاده از اسم دیگران چیست؟

اصلی‌ترین قاعده‌ی اتیکت اسامی این است که دیگران را همانطور صدا بزنیم که خودشان می‌خواهند و این قاعده، نسبت به آداب دیگر این بحث (مثل دو نکته‌ای که بالاتر اشاره کردیم) در اولویت بالاتری قرار دارند. به عنوان مثال، ممکن است نام خانوادگی شخصی نامتعارف باشد و از ما بخواهد که او را با نام کوچک صدا کنیم، یا شاید نام خانوادگی‌اش ترکیبی از چند کلمه باشد و از ما بخواهد که فقط به بخشی از آن اشاره کنیم (مثلاً به‌جای احمدی سفلی فقط او را احمدی صدا کنیم). در چنین مواردی باید قواعد دیگر را کنار بگذاریم و بقیه را همانطور که از ما خواسته شده است، خطاب قرار دهیم.

البته گاهی چنین خواسته‌هایی از جنس تعارف و تواضع هستند و در این حالت، باید آن‌ها را نشنیده بگیریم و به رویه‌ی مؤدبانه و اصولی خود ادامه دهیم. به عنوان مثال، شاید یک استاد برجسته بگوید: “به خودتان سخت نگیرید! من هم به اسم کوچک صدا کنید”. اما این درخواست بوی تواضع و تعاریف می‌دهد و توجیه‌پذیر نیست که به واسطه‌ی آن، اصول دیگر اتیکت اسامی را نادیده بگیریم (مثلاً او را با اسم کوچک یا بدون عناوین آقا یا خانم صدا بزنیم).

سؤال دیگری که به ذهن می‌رسد، این است که از کجا بدانیم که سلیقه و خواسته‌ی دیگران در مورد شیوه‌ی به کارگیری اسم‌شان چیست؟ نکاتی که در ادامه می‌نویسم به این سؤال تا حدّ زیادی پاسخ می‌دهند.

۱- اگر شخصی توسط خودش یا دیگران به ما معرفی شده است، باید او را به همان روشی که معرفی شده صدا کنیم. به‌عنوان مثال اگر شخصی خودش را (حسن اسماعیل‌زاده تهرانی) معرفی کرده است، ما هم باید او را  (آقای اسماعیل‌زاده تهرانی) یا (آقای حسن اسماعیل‌زاده تهرانی) صدا بزنیم و نباید از ترکیب‌هایی مثل (آقای تهرانی) یا (آقای اسماعیل‌زاده) یا (حسن آقا) استفاده کنیم. به عبارت دقیق‌تر، مطابق اتیکت اسامی، کسی مجاز نیست که اسم دیگران را به صورت خودسرانه تغییر دهد.

۲- اگر شخصی مستقیماً معرفی نشده است، باید از اسم او به همان شکل که زیر نامه‌ها، اسناد رسمی یا ایمیل‌های منتسب به او درج شده استفاده کنیم. مثلاً اگر نام واقعی کسی (علی نیکان‌زاده) است اما خود را در تمامی گزارش‌ها و نامه‌ها (علی نیکان) معرفی می‌کند، ما هم باید او را (علی نیکان) صدا بزنیم. اما بدیهی است که اگر معارفه‌ی مستقیم صورت بگیرد (مثلاً شخص، توسط خودش یا دیگران به ما معرفی شود) باید از این اطلاعات چشم‌پوشی کنیم و نکته‌ی اول را مبنا قرار دهیم.

۳- اگر معارفه‌ای انجام نشده است و سند، نامه یا نوشته‌ی رسمی وجود ندارد، می‌توانیم از خود شخص کمک بگیریم. مثلاً فرض کنید که مشتری به اتاق قرارداد آمده است اما اسم او را نمی‌دانیم، یا شاید اسم او در برگه‌ی قرارداد درج شده است اما از شیوه‌ی درست تلفظ آن مطمئن نیستیم. در چنین مواردی می‌توانیم به صورت کاملاً محترمانه از خود شخص کمک بگیریم و بگوییم: “ببخشید اگر اسم‌ شمارو درست تلفظ نمی‌کنم، باید بگم جناب آقای زایانی یا جناب آقای زایئانی؟”. اما چنین جمله‌ای مناسب نیست:چه اسم سختی! معنیش چیه؟ چجوری تلفظ میشه؟” چون شاید اساساً اسم شخص، معنای مناسبی نداشته باشد و سؤالات ما، احساس ناخوشایندی در او ایجاد کند.

آداب مربوط به اسامی دشوار

در مورد اسامی دشوار یا غیرمتعارف باید نکات زیر را رعایت کنیم:

۱- تحت هیچ شرایطی، دشوار یا عجیب بودن اسامی، مجوز لبخند زدن به آن‌ها یا تمسخرشان نیست.

۲- اگر با مقام مهمی صحبت می‌کنیم که نام دشواری دارد، یا از شیوه‌ی درست تلفظ آن مطمئن نیستیم، می‌توانیم جای اسم از عنوان یا سمت شغلی او استفاده کنیم. مثلاً اگر نام خانوادگی بازرسی که به کارگاه مراجعه کرده “بادبابادکیان” است، باید ترجیحاً او را “جناب بازرس” صدا کنیم.

۳- اگر تلفظ اسم‌مان دشوار است، بهتر است خودمان گزینه‌های جایگزین را به دیگران معرفی کنیم، مثلاً (علیرضا بارابیان بیات) می‌تواند از بقیه بخواهد که او را بیات صدا بزنند.

قواعد مربوط به تلفظ اشتباه اسامی

اگر اسم کسی را اشتباه تلفظ کردیم و متوجه اشتباهمان شدیم، اول عذرخواهی می‌کنیم، درست آن را می‌گوییم و سپس به صحبت‌مان ادامه می‌دهیم. اما اگر در مورد تلفظ درست آن شک داریم (قبل از این که مرتکب اشتباهی شویم)، بعد از عذرخواهی، ابتدا شیوه‌ی درست تلفظ آن را می‌پرسیم، سپس اسم او را به طریقه‌ی درست ادا می‌کنیم و به صحبت‌مان ادامه می‌دهیم.

اگر دیگران ما را به اسم اشتباه خطاب قرار دادند یا آن را اشتباه تلفظ کردند، در صورتی که تأثیر زیادی در جلسه نداشه باشیم، اسم‌مان تکرار نشود، به شخص دیگری معرفی‌مان نکنند و دیدار مجدّدی وجود نداشته باشد، می‌توانیم از هرگونه عکس‌العمل برای اصلاح اشتباه‌شان خودداری کنیم. در غیر این صورت، بدون این که کلام دیگران را قطع کنیم، وقتی نوبت به حرف زدن ما رسید باید کاملاً مؤدبانه و به دور از کنایه و ابراز ناراحتی، تلفظ یا شکل صحیح اسم خود را اعلام کنیم. به عنوان مثال، شخصاً بارها در مناسبت‌های مختلف از این جمله استفاده کرده‌ام:  “معمولاً همه بار‌ اول منو اسمعیلی صدا می‌کنن، چون فامیلیم به این شکل نوشته میشه، اما همون اسماعیلی هستم.”

در صورت فراموش کردن اسم دیگران چه باید کنیم؟


با این که خیلی وقت‌ها فراموش کردن اسم دیگران کاملاً طبیعی و توجیه‌پذیر است، اما گاهی باعث ناراحتی دیگران می‌شود و باید تا حدّ امکان از میزان تنش‌زایی آن بکاهیم. به این منظور، بهتر است از قبل تعدادی جمله‌ی حساب شده برای رویارویی با این شرایط آماده کنیم تا احتمال ایجاد سوء تفاهم یا ناراحتی به حدأقل برسد. به عنوان مثال، یکی از بهترین جمله‌بندی‌هایی که از شدت اصطکاک می‌کاهد این است که ابتدا به بخشی از عملکرد یا امتیازات مثبت شخص در دیدارهای قبلی اشاره کنیم و بعداً اسم او را بپرسیم، مثلاً بگوییم: “من شما رو کاملاً به خاطر نظرات  خوبی که در جلسه‌ی قبلی ارائه کردین به خاطر دارم، اما متأسفانه اسم‌تون رو فراموش کردم”.

درس‌های منتشر شده‌ی اتیکت کسب‌وکار به ترتیب عبارتند از:
مقدمه‌ی اتیکت کسب‌وکار
آداب معرفی افراد در جلسات کاری
آداب استفاده از اسامی

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.