شما در حال خواندن درس آداب معرفی افراد در جلسات کاری از مجموعه‌ی آداب معاشرت در کسب‌وکار هستید.

اتیکت و آداب معرفی افراد در جلسات و مناسب کاری

رایج است که در بسیاری از مناسب‌های رسمی، تعدادی از حضّار با هم آشنا نباشند و به همین علت جلسات رسمی معمولا با معرفی حاضرین آغاز می‌شوند. این معرفی اولیه، کار حساس و ظریفی است و مستقیما روی ارتباطات بعدی حاضرین تاثیر می‌گذارد، طوری که:

اولاً افراد با کمک توضیحات ارائه شده، بهانه‌ی مودبانه‌ای برای شروع مکالمه یا معاشرت با دیگران پیدا می‌کنند.

دوماً اشخاص مهم حاضر در جلسه و روابط سازمانی میان افراد شناسایی می‌شود.

سوماً بخشی از جهت‌گیری‌ها و ویژگی‌های افراد آشکار می‌شود‌ که اهمیت زیادی در شکل‌گیری مذاکرات و ارتباطات سازنده‌تر دارد.

چهارماً مشخص می‌شود که در مورد هر موضوع، چه افرادی صاحب‌نظر هستند یا تصمیم‌های نهایی را اتخاذ می‌کنند.

پنجماً معرفی نامناسب افراد ممکن است باعث دلخوری یا رفتاری‌های غیرقابل پیش‌بینی از سوی آن‌ها شود‌.

اهمیت این موارد باعث شده است که به مرور زمان، مجموعه‌ای از قواعد رفتاری با عنوان “آداب معرفی افراد” به رسمیت شناخته شوند و افراد با تجربه و حرفه‌ای، برای معرفی خود و دیگران از این قواعد کمک بگیرند. در ادامه‌ی این درس، مهم‌ترین قواعد “اتیکت معرفی در مناسبات کاری” را برایتان تشریح می‌کنم.

معرفی افراد توسط چند نفر انجام می‌شود؟

برای تجسم بهتر یک معارفه‌ی رسمی و آبرومند، اولین سوال این است که آیا باید هر کسی خودش را جداگانه معرفی کند، یا یک نفر به نمایندگی از دیگران، آداب معرفی را به جا آورد؟

در مناسبات غیر رسمی، هر دو حالت پذیرفته است. یعنی هر کسی می‌تواند جداگانه و در فرصت مناسب خودش را به دیگران معرفی کند، یا یک نفر به نمایندگی از دیگران این کار را انجام دهد (ترجیحاً از سوی میزبان و بزرگ‌ترها). اما در مناسبات رسمی معمولاً از حالت اول اجتناب می‌شود و یک شخص واجد شرایط به نمایندگی از دیگران، حاضرین را معرفی می‌کند. همچنین در حالت خاصی که تعداد حاضرین زیاد است و هیچ مقام شایسته‌ای همه‌ی آن‌ها را نمی‌شناسد، معارفه می‌تواند توسط دو یا چند نفر انجام شود.

نکته‌ی دیگر این است که معرّف باید فقط یک نفر را به عنوان مخاطب انتخاب کند، مثلاً همه را به آقای احمدی معرفی کند، نه این که تمام حاضرین یا چند شخص مختلف را مخاطب قرار دهد (در بخش بعدی، توضیح می‌دهم که این یک نفر چگونه و با چه معیارهایی انتخاب می‌شود).

قواعد اولویت‌بندی در اتیکت معرفی

قواعد اولویت‌بندی کمک می‌کنند تا در شرایط و موقعیت‌های مختلف، مناسب‌ترین افراد را شناسایی کنیم. برای درک بهتر این موضوع، با این سؤال شروع می‌کنم که افراد باید با چه ترتیبی معرفی شوند و چه معیارهایی برای اولویت‌بندی آن‌ها وجود دارد؟

در محافل خانوادگی و دوستانه، معمولاً برای معرفی افراد از معیارهایی مثل سن و جنسیت استفاده می‌‌شود، یعنی به ترتیب: بزرگ‌ترها (آن‌هایی که به صورت محسوس سن بیشتری دارند)، خانم‌ها، آقایان و نهایتاً نوجوانان و کودکان معرفی می‌شوند. اما این شیوه‌ی اولویت‌بندی برای مناسبات رسمی کارایی ندارد و استفاده از آن خلاف رفتار حرفه‌ای است.

در مناسبات کاری، ملاک اصلی جایگاه سازمانی افراد یا میزان شهرت‌شان است و اگر دو نفر از حیث این معیارها برابر باشند، در قدم بعدی به معیارهای سن و جنسیت رجوع می‌شود. به عنوان مثال، همیشه مدیر مجموعه را باید زودتر از کارشناسان معرفی کنیم، اما میان دو کارشناس با ارزش سازمانی و شهرت مشابه، کارشناسی در اولویت قرار می‌گیرد که به صورت محسوس از دیگری بزرگتر باشد، یا اگر هم سن به نظر می‌رسند، کارشناس خانم را زودتر معرفی می‌کنیم.

در مقایسه‌ی دو معیار “جایگاه سازمانی” و “شهرت”، هیچ قاعده‌ی دقیقی برای اولویت‌بندی وجود ندارد و خودمان باید متناسب با شرایط، ارزیابی کنیم که کدام معیار در جایگاه بالاتری قرار دارد، مثلاً در قیاس یک طراح مشهور با مدیر عامل یک شرکت کوچک و ناشناخته، احتمالاً طراح مشهور در اولویت بالاتری قرار می‌گیرد و او را زودتر از مدیرعامل معرفی می‌کنیم.

سوال دیگر این است که افراد باید خطاب به چه کسی معرفی شوند؟ چون همانطور که در بخش قبلی گفتیم، معرف باید یک شخص معین را خطاب قرار دهد. این شخص کسی است که از میان حاضرین، بالاترین جایگاه سازمانی یا شهرت را داشته باشد، یعنی قاعده این است که هیچ وقت نباید مقام بالاتر را به مقام‌ پایین‌تر معرفی کنیم. به مثال زیر توجه کنید:

“خانم افشار و آقای نادری، ایشون آقای سعیدی هستند، مدیر عامل مجموعه‌. آقای سعیدی این دوستان سرپرست گروه طراحی و مسئول حقوقی شرکت هستند.”

در این مثال جای این که سرپرست و مسئول حقوقی شرکت به مدیرعامل معرفی شوند، مقام سازمانی بالاتر به نفرات زیرمجموعه‌ی خود معرفی شده که خلاف اتیکت است.

وقتی اختلاف رتبه‌ها زیاد نیست. باید کسی که مخاطب قرار گرفته است هم به سایرین معرفی شود. اما اگر مرتبه‌ی مخاطب به طور قابل توجهی بالاتر است یا شخصیت شناخته شده‌ای دارد و انتظار می‌رود دیگران او را بشناسند، باید از معرفی او خودداری شود یا معرفی او به صورت غیر مستقیم انجام شود، طوری که انگار نیازی به معرفی او وجود ندارد. به مثال زیر توجه کنید:

“آقای سعیدی، خانم افشار سرپرست بخش طراحی ما هستند و از ایشون خواستیم حالا که فرصت دیدار با مدیریت عامل فراهم شده، برای ارائه توضیحات کامل‌تر همراهیمون کنن.”

در این مثال، آقای سعیدی و سمت او (مدیریت عامل) به صورت غیرمستقیم به دیگران معرفی شده است.

اگر مخاطب بسیار عالی‌رتبه است، می‌توانیم برای احترام بیشتر، قبل از معرفی اجازه بگیریم:

“آقای سعیدی، اجازه دارم همراهانم رو معرفی کنم؟ خانم افشار سرپرست گروه طراحی و آقای نادری مسئول امور حقوقی هستند.”

در ادامه به دو قاعده‌ی تکمیلی اشاره می‌کنم که باید تا حد امکان رعایت شوند:

۱- در قیاس مشتریان با کارکنان سازمان، رتبه‌ی مشتریان بالاتر فرض می‌شود. مثلاً اگر جلسه‌ای میان مدیر فروش و مشتری برگزار می‌شود، انتظار می‌رود که ابتدا “مدیر فروش” خود را به “مشتری” معرفی کند یا اگر “کارشناسان سازمان” به دفتر مشتری مراجعه کرده‌اند، معرفی باید از سوی کارشناسان انجام شود. مثال زیر، یک معارفه‌ی درست میان مشتریان و کارکنان سازمان را نشان می‌دهد:

“آقای علیان، ایشون آقای سعیدی، مدیر عامل مجموعه هستند و اگر ابهامی دارین می‌تونین مستقیماً با ایشون مطرح کنید.”

۲- در مواردی که مرتبه‌ی تمام افراد یکسان یا نزدیک است، انتظار می‌رود که معرفی توسط میزبان و بالاترین مقامی که جلسه را هماهنگ کرده است، انجام شود. به عبارتی در شرایط برابر، رتبه‌ی مهمان از میزبان بالاتر است و تا زمانی که تفاوت رتبه‌ی افراد قابل توجه نباشد، این قاعده در اولویت قرار می‌گیرد.

آداب معرفی در جلسات دو نفره

در ملاقات‌های دو نفره معمولاً نفرات از قبل با هم آشنا هستند و چالش خاصی وجود ندارد؛ اما در مواردی که همدیگر را نمی‌شناسند، چند حالت قابل تصور است:

اگر وضعیت هر دوی نفر از حیث “جایگاه سازمانی” و “شهرت” مشابه است، معیارهایی مثل “اختلاف سن محسوس” و “جنسیت” مبنا قرار می‌گیرند. یعنی شخص کوچک‌تر یا آقا خود را به شخص بزرگ‌تر یا خانم معرفی می‌کند و انتظار می‌رود که طرف مقابل هم در پاسخ خود را معرفی کند (مگر این که به هر دلیلی کاملاً برای طرف دیگر شناخته شده باشد). البته یادآوری می‌کنم که به صورت کلّی و در شرایط نسبتاً برابر، میزبان باید برای معرفی خود پیش‌قدم شود و مهمان در اولویت دوم قرار می‌گیرد.

اگر وضعیت افراد از نظر جایگاه سازمانی و شهرت متفاوت باشد، کسی که جایگاه سازمانی پایین‌تر یا شهرت کمتری دارد، باید اول خود را معرفی کند و طرف دیگر هم متقابلاً این کار را انجام می‌دهد؛ مگر در مواردی که طرف دیگر کاملاً شناخته شده باشد، مثلاً در ملاقات مدیر عامل یک مجموعه با کارشناس همان مجموعه، معمولاً معرفی فقط از جانب کارشناس انجام می‌شود.

زمانی که یکی از طرفین به عنوان “مراجعه‌کننده” به شخص “مراجعه‌پذیر” مثل وکیل، پزشک، مشاور یا نماینده‌ی مجلس مراجعه کرده است، باید معرفی ابتدا از جانب او آغاز شود؛ مگر در مواردی که مراجعه‌کننده از حیث سازمانی یا شهرت در مقام بسیار بالایی است و در این حالت، معرفی از سمت شخص مراجعه‌پذیر صورت می‌پذیرد. (البته این معرفی صرفاً جهت ادای احترام است، وگرنه مراجعه‌کننده در عموم موارد می‌داند که به چه شخصی مراجعه کرده است)

نکاتی در مورد استفاده از اسامی

استفاده از اسامی آدابی دارد که رعایت‌شان در معرفی افراد کاملاً ضروری است. از آن جایی که در درس‌های آینده، به صورت مستقل و مفصل به موضوع آداب استفاده از اسامی می‌پردازم، در این درس به ذکر چند نکته‌ی کلیدی بسنده می‌کنم:

۱- اگر بخواهیم هنگام معرفی به اسم مخاطب اشاره کنیم (که اتفاقاً تصمیم درست و تأثیرگذاری است)، باید اسم او را در ابتدای جملات‌مان بیاریم، به مثال زیر توجه کنید:

جناب آقای سعیدی، ایشون خانم افشار هستند که سرپرستی گروه طراحی رو به‌عهده دارن و ایشون هم آقای نادری هستند که امور حقوقی شرکت رو پیگیری می‌کنن

۲- بهتر است که در معرفی افراد علاوه بر اسم‌شان، عنوان یا سمت یا دلیل حضورشان در جلسه را هم اعلام کنیم تا ارتباطات سازنده‌تری شکل بگیرد.

۳- هنگام معرفی باید از قالب‌های مشابهی برای عناوین و اسامی افراد استفاده کنیم، مثلاً اگر یک نفر را با عناوین آقا یا خانم خطاب کردیم باید برای دیگران هم از این عناوین استفاده کنیم، یا اگر به عنوان شغلی یک نفر اشاره کردیم، باید شغل دیگران هم عنوان کنیم. تمام مثال‌های زیر، نمونه‌های اشتباهی از به کارگیری اسامی در معارفه هستند:

آقای سعیدی، ایشون خانم افشار، سرپرست گروه طراحی و ایشون آقای نادری هستند.


آقای سعیدی اجازه بدین خانم افشار و علی رو بهتون معرفی کنم.


علی جان ایشون خانم نادری هستند، خانم نادری، علی آقا کارای حقوقیمون رو انجام میدن.

بررسی چند حالت خاص

در ادامه به چند حالت خاص معارفه اشاره می‌کنم که گاهاً مسأله‌ساز می‌شوند و لازم است روش مدیریت‌شان را بدانیم.

۱. شاید با تاخیر در جمعی حاضر شویم که افراد در آن قبلاً به یکدیگر معرفی شده‌اند. در این حالت لازم نیست منتظر معرفی از سوی دیگران باشیم، بلکه خودمان در فرصت مناسب، آن را انجام می‌دهیم: “سلام، اسمعیلی هستم و امروز به‌عنوان کارشناس فرایندهای تولید در این جمع حضور دارم”.

۲. هنگام معرفه، وقتی می‌دانیم که مخاطب‌مان شخصی را از قبل می‌شناسد، می‌توانیم معرفی او را به آخر موکول کنیم. در چنین مواردی اگر احتمال ایجاد کدورت وجود دارد، بهتر است به آشنایی قبلی آن‌ها اشاره کنیم: “آقای نادریان هم که کاملاً معرف حضورتون هستن و امروز به عنوان مدیر پروژه همراهیمون می‌کنن”.

۳. اگر  جایگاه‌های سازمانی حاضرین مشخص نیست، بهتر است قبل از مراجعه به معیارهای “سن” و “جنسیت”، به این موضوع توجه کنیم که نقش کدام یک از افراد در جلسه پررنگ‌تر است و معرفی را از نفرات مهم‌تر آغاز کنیم.

۴٫ اگر در معارفه از قلم افتادیم و کسی معرفی‌مان نکرد (به هر علتی)، باید بعداً در فرصت مناسب خودمان را معرفی کنیم (مثلاً قبل از بیان اولین جملات‌مان) و هیچ تغییری در رفتارمان نشان ندهیم. در این موارد، هرگونه تکه‌پرانی و اخم و رفتار متقابل، وجهه‌ی خوبی ندارد و خلاف اصول حرفه‌ای است.

درس‌های منتشر شده‌ی اتیکت کسب‌وکار به ترتیب عبارتند از:
مقدمه‌ی اتیکت کسب‌وکار
آداب معرفی افراد در جلسات کاری
آداب استفاده از اسامی
0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.