شما در حال خواندن درس منظور از موجودی (Inventory) و مدیریت آن چیست؟ از مجموعه مدیریت موجودی هستید.
همه ما با مفهوم موجودی آشنا هستیم و تجربیات زیادی در مورد مدیریت موجودی داریم. مثلاً در خانه‌هایمان از اقلامی مثل گوشت، برنج و خودکار نگهداری می‌کنیم که موجودی به حساب می‌آیند و نظارت ما بر این موجودی‌ها و برنامهریزی در مورد مقدار و زمان‌بندی خرید آن‌ها، فعالیت‌هایی از جنس مدیریت موجودی هستند.
با خودداری از نظارت بر موجودی‌ها و مدیریت آن‌ها، ممکن است کارهایمان با وقفه روبه‌رو شوند و سرمایه‌مان در معرض خطر قرار بگیرد. مثلاً ممکن است بنزین ماشین حین رفتن به فرودگاه تمام شود و به پرواز نرسیم. از طرفی اگر قرار باشد همه اقلام را در مقادیر زیاد تهیه کنیم، بخش زیادی از سرمایه‌مان تبدیل به موجودی‌هایی می‌شود که ارزش افزوده ایجاد نمی‌کنند. مثلاً تهیه هزاران گالن بنزین درست است که خطر کمبود آن را کاهش می‌دهد، اما پول و فضای زیادی می‌خواهد و می‌تواند خطرناک باشد.
گذشته از رویدادهای معمول زندگی، در کسب‌وکارها و به طور خاص در واحدهای تولیدی، موجودی‌ها بسیار مهم هستند و چگونگی مدیریت آن‌ها بر سطح رضایت مشتریان، قدرت رقابتی کسب‌وکار، هزینه‌ها و بسیاری از امور دیگر تاثیرگذار است. در ابن درس قصد داریم که در چهارچوب مدیریت عملیات، تصویر اولیه‌ای از موجودی و مدیریت موجودی ترسیم کنیم؛ این تصویر به تدریج با کمک درس‌های دیگری که مطالعه خواهیم کرد، کامل‌تر می‌شود تا در نهایت به درک مناسبی از این حوزه دست یابیم.
موجودی چیست؟
تعاریف مختلفی برای موجودی (Inventory) ارائه شده است. بسیاری از منابع مدیریت عملیات، موجودی را فقط شامل اقلام فیزیکیِ قابل مصرف می‌دانند. ما نیز در مجموعه مدیریت موجودی ویکی‌تولید روی اقلام فیزیکی تمرکز داریم، اما مناسب است بپذیریم که خیلی از موجودی‌ها غیرفیزیکی هستند، مدیریت آن‌ها مهم است و باید جداگانه به آن‌ها نیر توجه کنیم. بدین جهت ترجیح می‌دهیم تعریفی را به رسمیت بشناسیم که مشابه آن در کتاب Operations Management از نایگل اسلک ارائه شده است:
موجودی‌ها تجمع مواد، مشتریان و اطلاعاتی هستند که میان فرایندها و شبکه‌ها جریان می‌یابند.
مطابق این تعریف، تجمع مشتریان و تجمع اطلاعات نیز می‌توانند موجودی محسوب شوند. برای مثال، اشخاصی که جهت دریافت محصول یا دریافت خدمات در انتظار ثبت سفارش هستند، یا اطلاعات ثبت شده راجع به سفارشات نیز موجودی به حساب می‌آیند. ضمن این که از میان تمام مواد، مشتریان و اطلاعات فقط آن‌هایی را موجودی می‌دانیم که میان فرایندها و شبکه‌ها جریان داشته باشند. مثلاً دیوارهای ساختمان یا تجهیزاتی که در جای ثابتی مستقر هستند و میان فرایندها و شبکه‌ها جریان نمی‌یابند را موجودی به حساب نمی‌آوریم.
انواع موجودی
موجودی‌ها را می‌توانیم به روش‌های مختلفی طبقه‌بندی کنیم؛ مثلاً مطابق تعریفی که در بخش قبل ارائه کردیم، موجودی‌ها بر اساس منشأ به سه دسته مواد، اطلاعات و مشتریان تقسیم می‌شوند. اما می‌دانیم که در مدیریت عملیات، تمرکز بر موجودی‌های فیزیکی است و بدین جهت قصد داریم نگاهی بر انواع موجودی‌های فیزیکی داشته باشیم.
انواع موجودی‌های فیزیکی در یک واحد صنعتی از لحاظ کاربرد شامل مواردی همچون: محصولات و اجزای سازنده‌شان، اقلام بسته‌بندی مثل جعبه‌ها و پالت‌ها، اقلام لازم برای پشتیبانی از واحدهای عملیاتی مثل روان‌کارها، دستکش کار و سایر اقلام قابل مصرف هستند.
اقلامی که مربوط به محصولات هستند بر اساس یک طبقه‌بندی متداول به سه گروه مواد خام، اقلام نیمه تمام و محصولات تکمیل شده تقسیم می‌شوند. به این موجودی‌ها در اصطلاح موجودی‌های حسابداری یا Accounting Inventory نیز می‌گویند.
مواد خام (Raw Materials یا RM) موجودی‌هایی هستند که برای تولید اقلام نیمه تمام و محصولات نهایی استفاده می‌شوند و هنوز اقدام خاصی در موردشان انجام نشده است.
اقلام نیمه تمام (Work In Process) قطعات و مجموعه‌های مونتاژی هستند که برای تولید محصولات نهایی به کار گرفته می‌شوند، اقداماتی در مورد آن‌ها انجام شده، اما اقدامات دیگری نیز باید در موردشان انجام شود. از یک دیدگاه تا وقتی محصول نهایی به فروش نرسیده باشد، کماکان جزء اقلام نیمه تمام به حساب می‌آید.
اقلام نهایی (Finished Goods) اقلامی هستند که اقدامات مربوط به آن‌ها کامل شده و به فروش رسیده‌اند.
مطابق تقسیم‌بندی دیگر، موجودی‌ها را می‌توانیم از نظر چگونگی شکل‌گیری به انواع دوره‌ای، ذخیره اطمینان، پیش‌بینی و در انتظار تقسیم کنیم. به این موجودی‌ها در اصلاح موجودی عملیاتی (Opertional Inventories) نیز گفته می‌شود.
موجودی دوره‌ای (Cyclic Inventory): بخشی از موجودی است که برای رفع نیازهای معمول در یک دوره، از سفارش قبلی تا سفارش بعدی مورد استفاده قرار می‌گیرد. در طول هر دوره مقدار این موجودی تغییر می‌کند. برای مثال ممکن است موجودی قطعه‌ای در ابتدای دوره ۸۰ واحد باشد، اما بخشی از آن را استفاده کنیم و موجودی در پایان دوره به ۲۰ واحد برسد. لذا نمی‌توانیم مقدار دقیقی برای موجودی یک دوره تعیین کنیم، بلکه برای اعلام مقدار آن باید نقطه زمانی مشخصی مثل «ابتدای دوره»، «انتهای دوره» یا «میانه دوره» را مبنا قرار دهیم، یا اگر نرخ تقاضا ثابت است از موجودی ابتدا و انتهای دوره میانگین بگیریم و آن را به عنوان مقدار متوسط موجودی دوره اعلام کنیم.
موجودی پیش‌بینی (Anticipation Inventory): بخشی از موجودی است که جهت مواجهه با نوسانات قابل پیش‌بینی تقاضا یا عرضه استفاده می‌شود. مثلاً شاید به طور معمول در هر دوره به ۱۰۰ واحد از یک قطعه نیاز داریم، اما نتایج پیش‌بینی نشان می‌دهد که در دوره بعد به ۱۲۰ واحد از آن نیاز خواهیم داشت، در این حالت ۲۰ واحدی که مازاد بر نیازهای معمول و بر اساس پیش‌بینی سفارش می‌دهیم، موجودی پیش‌بینی محسوب می‌شود. همچنین شاید در حالت عادی انتظار داشته باشیم که منابع‌مان امکان تولید ۲۰۰ واحد محصول را داشته باشند، اما موقتا نفرات بیشتری در اختیارمان قرار بگیرد و پیش‌بینی کنیم که این مقدار می‌تواند به ۲۴۰ واحد برسد، بدین جهت مقدار بیشتری ماده اولیه را به عنوان موجودی ذخیره کنیم که همان موجودی پیش‌بینی است.
موجودی ذخیره اطمینان (Safety Inventory): بخش از موجودی است که با هدف مواجهه با افزایش غیر قابل پیش‌بینی تقاضا استفاده می‌شود. این موجودی فراتر از نیازهای متداول و حتی نوسانات قابل پیش‌بینی تقاضاست. مثلاً شاید به طور معمول به ۱۰۰ واحد از قطعه‌ای نیاز داریم، اما آگاهانه حدس می‌زنیم که در ماه آینده به ۱۲۰ واحد از آن نیاز خواهیم داشت، اما علاوه بر این ۱۲۰ واحد، ۲۰ واحد هم به عنوان موجودی ذخیره اطمینان ذخیره کنیم.
موجودی در انتظار (Pipeline Inventory): موجودی است که سفارش مربوط به آن ثبت شده، اما هنوز تحویل داده نشده است. مثلاً شاید بدانیم هفته آتی ۱۰۰ واحد از ماده‌ای که سفارش داده‌ایم، تحویل داده خواهد شد. این ۱۰۰ واحد موجودی در انتظار است.
مدیریت موجودی چیست؟
مدیریت موجودی به معنای برنامهریزی و کنترل موجودی‌ها به نحوی است که از یک سو موجودی کافی برای پاسخ به نیازها و تحقق اهداف سازمان در اختیار داشته باشیم و از سوی دیگر تبعات منفی ناشی از ازدیاد موجودی را تا حد امکان کاهش دهیم. در تکمیل این تعریف مناسب است به دو سوال پاسخ دهیم.
۱- برای برنامهریزی و کنترل موجودی چه اقداماتی باید انجام دهیم؟ بخشی از مهم‌ترین اقدامات، مواردی از جمله: پیش‌بینی تقاضا، گروه‌بندی مواد، نظارت بر مقدار موجودی‌ها، تعیین زمان‌بندی و مقدار سفارشات، تعیین مقدار موجودی احتیاطی و ارزیابی هزینه‌های ناشی از موجودی‌ها هستند.
۲- منظور از «موجودی کافی برای پاسخ به نیازها» و «تبعات ناشی از ازدیاد موجودی» چیست؟ برای پاسخ به این سوال مناسب است آثار مثبت و منفی موجودی‌ها را بشناسیم که در ادامه تعدادی از مهم‌ترین آن‌ها را بررسی خواهیم کرد.
آثار مثبت موجودی‌ها
وجود موجودی می‌تواند امری مفید یا حتی ضروری برای تحقق اهداف سازمان‌ها و دستیابی به نتایج مطلوب باشد.
تجمع مشتریان یا به عبارت دقیق‌تر وجود مشتریان در صف انتظار کمک می‌کند که محصولات و خدمات را با کم‌ترین وقفه به مشتریان عرضه کنیم و بهره‌وری را افزایش دهیم. برای مثال اگر مشتریان برای دریافت خدمات از واحد تعمیرات در نوبت انتظار قرار بگیرند، دقیق‌تر می‌توانیم راجع به تعداد نفرات مستقر در این واحد و زمان‌بندی حضورشان برنامهریزی کنیم، ضمن این که می‌توانیم خدمات را به طور مستمر و با یک ظرفیت متناسب عرضه کنیم، نه این که بعضی روزها با کمبود مراجعان و بعضی روزها با هجوم آن‌ها روبه‌رو شویم.
همچنین تجمع مشتریان راهی برای اولویت‌بندی انجام کارها یا دریافت سفارشات است، مثلا اگر چند سفارش مختلف داشته باشیم و آن‌ها را جهت تصمیم‌گیری در نوبت انتظار قرار دهیم، فرصتی به دست می‌آوریم تا سفارشهای جذاب‌تر را شناسایی کنیم. اما اگر فورا در مورد پذیرش یا رد سفارشات تصمیم بگیریم، شاید یک سفارش نه چندان جذاب را بپذیریم و ظرفیت کافی برای قبول سفارشهای جذاب بعدی را از دست دهیم.
فایده دیگر تجمع مشتریان این است که می‌تواند به جبران کمبود ظرفیت کمک کند، برای مثال شاید در بعضی فصل‌ها با کمبود تقاضا و در بعضی فصل‌ها با کمبود ظرفیت مواجه باشیم، پس در دوره‌های کمبود ظرفیت از مشتریان می‌خواهیم که کمی منتظر بمانند و محصول را با کمی وقفه تحویل بگیرند
تجمع اطلاعات در بانک‌های اطلاعاتی نیز فواید زیادی دارد که در درس بررسی سیستم‌های برنامهریزی و کنترل تولید از MRP تا ERP به بخش مهمی از آن‌ها پرداخته‌ایم. مثلاً با کمک سیستم‌های نرم‌افزاری می‌توانیم در کوتاه‌ترین زمان و به سادگی: اطلاعات مربوط به سفارشات ثبت شده را مشاهده کنیم، بخشی از آن‌ها را تغییر دهیم و گزارش‌های مختلف تهیه کنیم. به طور کلی هر چه اطلاعات بیشتری در مورد یک موضوع وجود داشته باشد، بهتر می‌توانیم آن را تجزیه‌وتحلیل کنیم. مثلاً بهبود عملیات فروش مستلزم این است که بدانیم قبلاً چه اقداماتی صورت گرفته و چه نتایجی در پی داشته است، یا برای برنامهریزی مواد باید بدانیم که برنامه‌های قبلی تا چه میزان جلو رفته، چه مسائلی در ارتباط با اجرای آن‌ها وجود داشته، چقدر هزینه تحمیل شده و نتایج چه میزان با اهداف سازگاری داشته است.
البته همانطور که اشاره کردیم، وقتی مدیریت موجودی را در چهارچوب مدیریت عملیات مطالعه می‌کنیم، نگاه‌مان به موجودی‌های فیزیکی است؛ بنابراین، مدیریت صف مشتریان و مدیریت اطلاعات موضوع بحث‌مان نخواهند بود. البته در ارتباط با تجمع مشتریان، درس‌هایی که در مجموعه مدیریت ظرفیت و مجموعه برنامهریزی و کنترل تولید ارائه کرده‌ایم، بخش مهمی از موضوعات مربوطه را پوشش می‌دهند. به طور ویژه در مورد موجودی‌های فیزیکی، آثار مثبت آن‌ها را می‌توانیم شامل مواردی مثل زیر بدانیم:
۱- همانطور که در مجموعه پیش‌بینی تقاضا گفتیم، همواره ممکن است تقاضای واقعی بیشتر یا کم‌تر از پیش‌بینی‌های انجام شده باشد. مثلاً شاید پیش‌بینی کرده باشیم که در ماه جاری ۱۰۰ واحد فروش داریم، اما ۱۲۰ سفارش خرید ثبت شود. از طرفی قابلیت عرضه نیز تغییر می‌کند، مثلاً شاید انتظار داشته باشیم که ۱۰۰ واحد محصول تولید کنیم، اما چند روز برق نداشته باشیم، کارکنان به مرخصی بروند، مواد اولیه با تاخیر برسد یا دستگاهی خراب شود و تولید به ۶۰ واحد برسد. موجودی‌ها می‌توانند سوپاپ اطمینانی برای ایجاد انطباق بین عرضه و تقاضا باشند، مثلاً ممکن است مطابق یک قرارداد متعهد شده باشیم که ماهیانه ۲۰۰ واحد محصول در اختیار آن‌ها قرار دهیم، اما به هر علت فقط ۱۲۰ واحد محصول تولید کنیم. در این حالت موجودی‌ها به کمک‌مان می‌آیند تا به تعهد خود پایبند بمانیم و مشمول جریمه‌های مقرر در قرارداد نشویم. همچنین شاید به طور ناگهانی تقاضا افزایش یابد و بتوانیم با استفاده از موجودی‌ها، سود زیادی به دست بیاوریم و از مراجعه مشتریان به رقبا پیشگیری کنیم.
۲- موجودی‌ها به افزایش بهره‌وری کمک می‌کنند. مثلاً خیلی اوقات مواد اولیه مورد نیاز با تاخیر به خط تولید می‌رسند و فعالیت‌ها برای چند دقیقه یا چند ساعت متوقف می‌شوند، اما اگر موجودی مواد مورد کافی باشد، خط تولید تمام وقت به فعالیت ادامه می‌دهد.
۳- در مواردی که تقاضا به شکل فصلی تغییر می‌کند، موجودی‌ها فرصتی برای کاهش ظرفیت تولید هستند. مثلاً شاید در بعضی ماه‌های سال مازاد ظرفیت و در بعضی ماه‌ها کمبود ظرفیت داشته باشیم. با این وجود می‌توانیم تولید را همه سال به طور مستمر ادامه دهیم، بخشی از محصولات را در بعضی از ماه‌ها به عنوان موجودی انبار و از آن‌ها برای جبران کمبود ظرفیت در بعضی از ماه‌های دیگر استفاده کنیم.
۴- موجودی‌ها راهی برای افزایش انعطاف‌پذیری و پیاده‌سازی سیستم تولید دسته‌ای هستند. با استفاده از موجودی‌ها می‌توانیم در هر دوره زمانی فقط یک نوع محصول را تولید کنیم، اما محصولات متنوع‌مان در همه دوره‌ها قابل عرضه به مشتریان باشند. این در حالی است که اگر امکان نگهداری از موجودی‌ها فراهم نباشد، در هر دوره فقط می‌توانیم همان محصولاتی را که تولید کرده‌ایم، عرضه کنیم.
۵- در کشوری مثل ایران که نرخ تورم زیاد است، افزایش سطح موجودی اقلام مختلف می‌تواند نوعی راهکار برای مواجهه با آثار منفی آن باشد. اکثریت مردم برای رویارویی با آثار منفی تورم علاقمند به خرید اقلامی مثل طلا و مسکن هستند. در این میان صاحبان کسب‌وکارهای تولیدی می‌توانند با خرید بعضی اقلام ضروری که رشد قیمت آن‌ها قابل توجه است، بر جریان تورم سوار شوند و تا حدی از سرمایه‌شان محافظت کنند.
۶- افزایش سطح موجودی‌ها می‌تواند راهی برای تهیه اقلام در مقادیر بیشتر باشد. هزینه خرید اقلام در مقدار زیاد به مراتب کم‌تر از هزینه خریدشان در مقدار کم است. ضمن این که هر چه مقدار سفارشات افزایش یابد، تعداد نوبت‌های سفارش‌دهی و به تبع آن هزینه‌های حمل‌ونقل کاهش می‌یابد. بدین جهت می‌توانیم به کمک موجودی‌ها، هزینه‌های تامین را کاهش دهیم. البته این کاهش فقط تا جایی است که هزینه‌های تحمیل شده به واسطه افزایش سطح موجودی‌ها افزون بر صرفه حاصل از نگهداری آن‌ها نباشد.
آثار منفی موجودی‌ها
موجودی که اضافه باشد و به کار نیاید، عنصری نامطلوب است که نگهداری از آن آثار منفی دارد. اما به طور کلی، حتی موجودی‌های مفید نیز می‌توانند آثار نامطلوبی به همراه داشته باشند و بدین جهت باید همواره در مورد مقدار موجودی‌ها احتیاط کنیم. مثلاً طولانی بودن صف انتظار باعث افزایش سطح نارضایتی مشتریان می‌شود و زیاد بودن حجم اطلاعات، زمان پردازش و انتقال اطلاعات و ضمناً هزینه نگهداری از آن‌ها را افزایش می‌دهد. همچنین به طور ویژه در موجودی‌های فیزیکی می‌توانند آثار زیر را به همراه داشته باشد:
۱- سرمایه شرکت جای این که صرف کسب سود بیشتر و ایجاد ارزش افزوده شود، به موجودی‌هایی تبدیل می‌شود که احتمالاً بود و نبود بخشی از آن‌ها تاثیر مثبتی در عملکرد کسب‌وکار ندارد. بسیار معمول است که در یک کارخانه با صد میلیارد سرمایه، موجودی‌ها به تنهایی ۲۰ میلیارد تومان ارزش داشته باشند. فرض کنید که ۱۰ میلیارد از این موجودی‌ها اضافه باشند و هرگز به کار نیایند؛ این رقم در ساده‌ترین شکل ممکن می‌تواند به بانک سپرده شود و ۲ میلیارد سود سالیانه به همراه داشته باشد. البته که برای یک کارخانه، فرصت‌های سرمایه‌گذاری دیگری مثل توسعه محصول جدید، آموزش کارکنان یا به کارگیری تجهیزات پیشرفته‌تر نیز وجود دارد و لذا هزینه فرصت ناشی از موجودی‌ها بیشتر از سود بانکی از دست رفته است.
۲- علاوه بر هزینه فرصت، هر چه موجودی‌ها بیشتر باشند، هزینه‌های بیشتری تحمیل می‌کنند. برای مثال برای نگهداری از آن‌ها باید فضای بزرگ‌تری تهیه شود، برای ایجاد شرایط مناسب از لحاظ دما و رطوبت و نور به انرژی بیشتری نیاز است، نگهداری از آن‌ها به نفرات و تهمیدات امنیتی بیشتری نیاز دارد، هزینه بیمه کردن آن‌ها در برابر حوادث افزایش می‌یابد و معمولاً برای حمل‌ونقل آن‌ها به تجهیزات گران‌تری نیاز است.
۳- هر چه موجودی‌ها بیشتر باشند، مدیریت آن‌ها دشوارتر خواهد بود. در بسیاری از سازمان‌ها، بخش قابل توجهی از موجودی‌ها مفقود می‌شوند یا آسیب می‌بینند. خیلی اوقات هم موجودی‌ها، اجزای سازنده محصولی هستند که طرح آن تغییر کرده و دیگر امکان استفاده از آن‌ها وجود ندارد.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.